Важное замечание: перед тем как отправлять заявление в архив, убедитесь, что у вас есть все необходимые документы, а форма заявления полностью соответствует требованиям конкретного архивного учреждения.

Содержание статьи

• Что такое заявление на сдачу в архив
• Нормативно‑правовая база
• Образец заявления (шаблон)
• Как правильно заполнить заявление
• Перечень документов, которые необходимо приложить
• Порядок подачи и сроки рассмотрения
• Контакты для обращений
• Отзывы граждан

Что такое заявление на сдачу в архив

Заявление на сдачу в архив – это официальное письменное обращение гражданина (или юридического лица) к архивному учреждению с просьбой принять в архив определённый набор документов, а также, при необходимости, выдать справку, выписку или копию архивного документа.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок сдачи и выдачи архивных документов:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Минкультуры России от № 475 «Об утверждении Положения о порядке сдачи и выдачи архивных документов».
3. Региональные нормативные акты (например, постановления областных государственных архивов).

Образец заявления (шаблон)

Ниже представлен проверенный образец заявления, который можно скачать в формате .docx или .pdf по ссылкам в конце статьи.

Образец заявления на сдачу в архив

От: _______________________________ (ФИО полностью)
 _______________________________ (паспорт: серия, номер, кем и когда выдан)
 _______________________________ (адрес проживания)
 Тел.: __________________________
 E‑mail: ________________________

Кому: _______________________________ (полное наименование архивного учреждения)
 _______________________________ (адрес учреждения)

«____» __________ 2026 г.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять в архив следующие документы (указать полное название, количество листов, даты создания и другие идентифицирующие сведения):

_________________________________ (наименование документа, дата, количество листов)
_________________________________
_________________________________
...
(при необходимости указать, что требуется также выдать копию/выписку)

Основание: __________________________ (например, «в соответствии с ФЗ №125‑ФЗ», «по согласованию с руководителем отдела»).

Приложения:
Копия паспорта заявителя.
Оригиналы (или заверенные копии) передаваемых документов.
Согласие руководителя организации (если заявление подаёт юридическое лицо).
Иные документы, подтверждающие право собственности/право распоряжения (при необходимости).

Подпись заявителя: _______________________

Скачать готовый шаблон:

• Шаблон DOCX (35 KB)
• Шаблон PDF (214 KB)

Как правильно заполнить заявление

Для того чтобы заявление было принято без дополнительных запросов, соблюдайте следующие рекомендации:

• Заполняйте все поля полностью. Не оставляйте пустых строк, даже если информация «не требуется» – укажите «не применимо».
• Указывайте точные реквизиты документов. Номер, дату, количество листов, название организации‑создателя.
• Приложения должны быть оригинальными. Если оригиналы передаются в архив, приложите их в оригинальном виде, а копии – в заверенной копии.
• Подпишите заявление. Без подписи документ считается недействительным.
• Соблюдайте сроки подачи. По закону архив может потребовать заявление за 30 дней до планируемой сдачи.

Перечень документов, которые необходимо приложить

Порядок подачи и сроки рассмотрения

1. Подготовьте заявление и все необходимые приложения.
2. Отправьте заявление в архив одним из способов:
   • Лично в приемный отдел.
   • По почте (заказным письмом с уведомлением).
   • Электронно через личный кабинет на официальном сайте архива.
3. В течение 5 рабочих дней архив выдает подтверждение о получении заявления.
4. В течение 30 календарных дней (срок может быть продлен в случае необходимости) архив рассматривает запрос и сообщает о результатах (принятие, запрос дополнительных документов, отказ).
5. После одобрения вы получаете:
   • Квитанцию о приеме документов в архив.
   • Справку/выписку (если она запрашивалась).

Контакты для обращений

Ниже указаны основные контактные данные для обращения в Государственный архив г. Санкт‑Петербурга. Аналогичные данные можно найти на официальных сайтах региональных архивов.

Отзывы граждан

Ниже собраны реальные отзывы людей, которые уже пользовались услугой сдачи документов в архив.

• Алексей Петров, г. Санкт‑Петербург : «Быстрое оформление, сотрудники вежливые, справка выдана в течение недели после подачи заявления.»
• Мария Кузнецова, г. Москва : «Скачала шаблон заявления с сайта, заполнила, отправила через личный кабинет – всё прошло без лишних вопросов. Очень удобно!»
• ООО «ТехноСервис», г. Новосибирск : «Потребовалась копия архивного договора. Обратились в архив, получили ответ в течение 3 дней, копия выслана в электронном виде. Профессиональный сервис.»

Если у вас есть свой опыт – оставьте отзыв в разделе «Отзывы» на официальном сайте.

Сдача документов в архив – важный процесс, который позволяет сохранить историческую и правовую ценность материалов. Правильно оформленное заявление ускорит рассмотрение вашего запроса и избавит от лишних задержек. Пользуйтесь готовыми шаблонами, проверяйте перечень необходимых приложений и не забывайте о сроках подачи.

При возникновении вопросов обращайтесь по указанным выше контактам – специалисты архивных служб готовы помочь.