Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить и подать заявление о возврате документов из государственного (муниципального) архива, а также предоставить всю необходимую контактную информацию для обращения в архивные органы.
Что такое заявление на возврат документов из архива?
Заявление – это официальное письменное обращение гражданина (организации) к архиву с просьбой вернуть ранее переданные в архив документы (или их копии). Возврат может быть обусловлен:
- необходимостью использования оригиналов в текущей деятельности;
- исправлением ошибок в оформлении передачи;
- завершением срока хранения, установленного законодательством;
- иными законными причинами, предусмотренными Федеральным законом «Об архивном деле» и региональными нормативными актами.
Правовая основа
Основные нормативные документы, регулирующие возврат архивных материалов:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле»;
- Постановление Правительства РФ от № 1062 «Об утверждении Положения о порядке передачи, хранения и возврата архивных документов»;
- Региональные нормативные акты (например, Постановление Правительства Московской области № 123‑О от ).
Кому и где подать заявление
Заявление подаётся в тот архив, где находятся ваши документы. Это может быть:
- Государственный архив РФ;
- Региональный (областной, краевой) архив;
- Муниципальный (городской) архив;
- Архивные отделения крупных государственных учреждений.
Состав заявления
Заявление должно быть оформлено в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая запись. Структура и правила оформления». Ниже – типовой образец.
Образец заявления
Государственный архив «[Наименование архива]»
От: [ФИО заявителя], [должность, если заявитель – юридическое лицо]
Адрес: [почтовый адрес]
Тел.: [контактный телефон]
E‑mail: [электронный адрес]
«__» __________ 2026 г.
ЗАЯВЛЕНИЕ
о возврате документов из архива
Прошу вернуть (выдать) из архива следующие документы:
№ реестра – 12345, название – «Договор поставки №12/2023», дата – .
№ реестра – 12346, название – «Отчет о выполнении работ за 2022 г.», дата – .
Основание: завершение срока хранения (согласно п. 5 ст. 6 Федерального закона №125‑ФЗ).
Приложения:
Копия акта приема‑передачи документов в архив (дата );
Копия доверенности (если заявление подаёт представитель);
Копия паспорта (для физических лиц) / устава (для юридических лиц).
Подпись: ______________________
Какие документы необходимо приложить - Копия акта приема‑передачи (или реестра) документов, переданных в архив;
- Документ, подтверждающий право собственности (паспорт, устав, доверенность);
- Квитанция об уплате государственной пошлины (если она предусмотрена);
- При необходимости – справка о завершении срока хранения.
Порядок подачи и сроки рассмотрения
- Копия акта приема‑передачи (или реестра) документов, переданных в архив;
- Документ, подтверждающий право собственности (паспорт, устав, доверенность);
- Квитанция об уплате государственной пошлины (если она предусмотрена);
- При необходимости – справка о завершении срока хранения.
Порядок подачи и сроки рассмотрения
| Этап | Действие | Срок |
|---|---|---|
| 1 | Подготовка заявления и комплектов документов | по желанию заявителя |
| 2 | Подача заявления в архив (лично, по почте, через личный кабинет) | в течение 5 рабочих дней с момента готовности |
| 3 | Регистрация заявления и выдача регистрационного номера | не более 1 рабочего дня |
| 4 | Экспертиза и проверка правомерности возврата | до 30 календарных дней |
| 5 | Выдача документов заявителю | в течение 5 рабочих дней после положительного решения |
Стоимость услуги
Возврат документов из архива, как правило, бесплатен. Плата может взиматься только за:
- копирование (сканирование) оригиналов;
- транспортировку (если документы находятся в отдалённом архиве);
- специальные услуги (например, подготовка нотариально заверенных копий).
Как отслеживать статус заявления
Для контроля за процессом можно воспользоваться:
- Личным кабинетом на официальном сайте архива (см. раздел «Личный кабинет»);
- Телефонной горячей линией;
- Электронной почтой (указывая регистрационный номер заявления).
Контактная информация для обращения
| Показатель | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://archive.gov.ru |
| Горячая линия | 8‑800‑100‑00‑00 (круглосуточно) |
| Телефон отдела документооборота | +7 (495) -23‑45‑67 (будни 09:00‑18:00) |
| Электронный адрес | archive@archive.gov.ru |
| Личный кабинет | https://archive.gov.ru/lk (регистрация по номеру заявления) |
| Личный приём (приёмная) | ул. Красная, д. 12, офис 305, г. Москва |
| График приёма | Пн‑Пт: 10:00‑16:00 (по предварительной записи) |
| Отделы |
|
| Руководство |
|
| Отзывы и предложения | Форма обратной связи (можно оставить отзыв, оценить работу службы) |
Часто задаваемые вопросы (FAQ) - Можно ли вернуть только часть переданных документов?
- Да. В заявлении указываются конкретные документы, которые необходимо вернуть.
- Сколько времени хранится документ в архиве?
- Срок хранения определяется нормативными актами: от 5 до 50 лет, в зависимости от категории документа.
- Нужна ли нотариальная заверка заявления?
- Для физических лиц – нет. Для юридических лиц – достаточно доверенности, заверенной нотариусом.
- Можно ли получить копию вместо оригинала?
- Да. По запросу архив может предоставить копию (скан или бумажный вариант) за отдельную плату.
Оформление заявления на возврат документов из архива – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. При правильном подходе возврат происходит в течение не более 30 дней, а большинство услуг предоставляются бесплатно. При возникновении вопросов используйте указанные контакты, а также личный кабинет для отслеживания статуса вашего обращения.
Статья подготовлена . Все сведения актуальны на момент публикации.