Заявление в архив – это официальный запрос гражданина, юридического лица или организации к архивным учреждениям Республики Казахстан с целью получения архивных справок, выписок, копий документов или иной информации, хранящейся в государственных архивах.

Что такое архивная справка и когда она нужна?

• Для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсии.
• Для восстановления семейных историй, генеалогических исследований.
• Для судебных разбирательств и доказательной базы.
• Для получения лицензий, разрешений и иных государственных услуг.

Куда подавать заявление?

Основные архивные учреждения, которые выдают справки в рамках Комитета по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан (КПСИСУ ГП) и его территориальных органов:

1. Центральный архив КПСИСУ ГП (г. Нур-Султан).
2. Региональные архивы в каждом административном районе (Алматы, Шымкент, Актобе и др.).
3. Архивные подразделения в рамках Электронного правительства Республики Казахстан (eGov).

Как оформить заявление?

Требуемый пакет документов

• Заполненное заявление‑запрос (шаблон доступен на официальном сайте архива).
• Копия удостоверения личности (паспорт, ID‑карт).
• Документы, подтверждающие право на получение справки (трудовая книжка, выписка из реестра и т.п.).
• Электронная подпись (ЭЦП) заявителя – обязательна при подаче через портал eGov.

Образец заявления

Скачать готовый шаблон можно по ссылке. Ниже – краткая структура:

Заявление
в архив …название учреждения…

От: ______________________ (ФИО, ИИН/БИН, контактный телефон)
Адрес: ______________________
Текст запроса:
«Прошу предоставить архивную справку (выписку, копию) по документу № … от … г. в отношении …»

Перечень прилагаемых документов:
Копия паспорта
Трудовая книжка (если требуется)
Иные документы …

Подпись: ______________________ Дата: «__» _______ 2026 г.

Подача заявления

• Через личный кабинет на портале eGov – самый быстрый способ. После авторизации загрузите заявление в формате .docx или .pdf, прикрепите сканы документов и подпишите ЭЦП.
• Лично в архив – в отделе «Личный приём» (см. график ниже).
• По почте – отправьте оригиналы документов в адрес архива, указанный в разделе «Контакты».

Сроки рассмотрения

В соответствии с Правилами оказания государственных услуг в области архивного дела:

• Электронные запросы – до 10 рабочих дней после получения полного пакета документов.
• Личные обращения – до 5 рабочих дней (при наличии всех необходимых бумаг);
• Если информация отсутствует, выдается письменный ответ‑отказ в форме электронного документа, подписанного ЭЦП уполномоченного лица.

Как получить готовую справку?

После завершения обработки вы получите:

• Электронный документ (PDF) в личном кабинете eGov – скачивание доступно 24/7.
• При необходимости – оригинал справки можно получить в отделе «Личный приём» (по предварительной записи).

Контакты для обращений

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить архивную справку из-за границы?

Да. Подавайте заявление через портал eGov, прикрепив сканированные копии документов и подпишите запрос ЭЦП. Ответ будет отправлен в ваш личный кабинет или на указанный e‑mail.

Какой срок действия полученной справки?

Справка считается действительной в течение 12 месяцев с даты её выдачи, если иное не указано в конкретных нормативных актах.

Что делать, если в архиве нет нужного документа?

Вы получите официальное письмо‑отказ с указанием причин (отсутствие, утрата, конфиденциальность). При необходимости можно подать повторный запрос с уточнёнными данными.

Пошаговый чек‑лист подачи заявления

1. Скачайте образец заявления (скачать).
2. Заполните его в электронном виде, указав все требуемые сведения.
3. Соберите копии документов (паспорт, трудовая книжка и др.).
4. Подготовьте ЭЦП (если подаёте онлайн).
5. Зайдите в личный кабинет eGov и загрузите заявление.
6. Прикрепите сканы документов и подпишите запрос ЭЦП.
7. Отправьте запрос и дождитесь подтверждения о получении.
8. Получите справку в личном кабинете или заберите её в личном приёме.

Полезные ссылки

• Официальный сайт архива Республики Казахстан
• Электронное правительство (eGov)
• Личный кабинет гражданина
• Часто задаваемые вопросы
• Контактная информация