Архивные запросы – один из самых надёжных способов получить официальную информацию о трудовом стаже, заработной плате, проектах, актах гражданского состояния и других исторических данных. Чтобы ваш запрос был принят и обработан быстро, необходимо правильно оформить заявление‑запрос.
Содержание статьи
- Что такое заявление в архив
- Виды архивных заявлений
- Образцы заявлений и анкет
- Как правильно заполнить заявление
- Куда и как подавать запрос
- Контактные данные архивных учреждений
- Отзывы граждан
Что такое заявление в архив
Заявление‑запрос – документ, в котором заявитель (или его доверенное лицо) формулирует просьбу о выдаче архивной справки, выписки, копии или информационного письма. В заявлении указываются:
- полные ФИО заявителя;
- паспортные данные (или данные доверенного лица и копия доверенности);
- конкретный объект запроса (дата, период, название организации, тип документа);
- желаемая форма получения ответа (почтовое отправление, электронная почта, личный прием);
- подпись и дату.
Виды архивных заявлений
В зависимости от цели обращения выделяют несколько основных форм:
- Заявление о выдаче архивной справки – подтверждение факта (например, трудового стажа, льготного стажа, заработной платы).
- Заявление о выдаче архивной выписки – более детальная информация по документу (например, копия приказа, актов гражданского состояния).
- Заявление о предоставлении копий архивных документов – требуется, когда нужен оригинал или копия документа в бумажном виде.
- Тематический запрос – запрос информации по определённой теме (например, «Проекты строительства в 1970‑х годах»).
Образцы заявлений и анкет
Образец заявления о выдаче архивной справки
Заявление о выдаче архивной справки Я, ФИО полностью, паспорт: серия, номер, выдан, проживающий(ая) по адресу: адрес, прошу выдать архивную справку о трудовом стаже за период с дата начала по дата окончания в организации полное название организации (должность – должность). Ответ прошу направить: ☐ по почте (указать адрес) ☐ на электронную почту e‑mail ☐ в личный кабинет на сайте архива. Подпись _______________________ Дата __________
Образец заявления о выдаче архивной выписки
Заявление о выдаче архивной выписки Я, ФИО, прошу выдать выписку из архива по документу: «Наименование документа (например, приказ № 123 от )», хранящемуся в отделе/фонде. Форма получения: ☐ бумажный экземпляр ☐ электронный файл (PDF) Подпись _______________________ Дата __________
Образец анкеты‑запроса (тематический запрос)
Анкета‑запрос ФИО заявителя: _______________________________________ Паспортные данные: ___________________________________ Тема запроса (кратко): _______________________________ Период, за который требуется информация: _______________ Способ получения ответа (почта, e‑mail, личный кабинет): ____ Примечания (доп. уточнения): ___________________________ Подпись _______________________ Дата __________
Как правильно заполнить заявление
- Уточните цель запроса. Четко определите, нужна ли вам справка, выписка или копия.
- Соберите документы, подтверждающие личность. При личном обращении – паспорт; при обращении через доверенное лицо – доверенность, заверенная нотариусом.
- Заполните форму полностью. Не оставляйте пустых полей, особенно даты и названия организаций.
- Укажите желаемый способ получения ответа. Это ускорит процесс, так как архив сможет подготовить материал в нужном формате.
- Подпишите заявление и укажите дату. Без подписи запрос считается неполным.
- Прикрепите сопроводительные документы. При необходимости – копию договора, справку о доходах, доверенность и т.п.
Важно: в заявлении необходимо подчеркнуть (или выделить жирным) те пункты, которые являются обязательными для исполнения, например, «трудовой стаж», «заработная плата», «период».
Куда и как подавать запрос
Запросы можно подавать следующими способами:
- Лично в архивный отдел – при предъявлении паспорта (или доверенности) вы получаете расписку о получении.
- По почте – отправьте заявление в конверте с обратным адресом.
- Электронно – через личный кабинет на официальном сайте (раздел «Обращения граждан»).
- Факс – в некоторых регионах допускается отправка факсимильным сообщением.
После подачи заявления архив в течение 30 дней (в исключительных случаях – до 60 дней) обязан выдать ответ, указанный в заявлении.
Контактные данные архивных учреждений
| Организация | Официальный сайт | Горячая линия | Телефон(ы) | Электронный адрес | Личный кабинет | Личный приём | График приёма | Отделы | Руководство |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) | https://archives.gov.ru | +7 (495) -23‑45‑67 | +7 (495) -23‑45‑68, +7 (495) -23‑45‑69 | info@archives;gov.ru | Личный кабинет | Приём в архивном отделе, зал № 3, 2‑й этаж | Пн‑Пт: 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00) |
| Генеральный директор: Иванов И.И. Заместитель директора по архивному делу: Петров П.П. Начальник отдела запросов: Сидорова С.С. |
| Государственный архив Новосибирской области | https://archive-nsk.ru | +7 (383) -12‑34‑56 | +7 (383) -12‑34‑57 | contact@archive-nsk.ru | Личный кабинет | Кабинет № 12, 1‑й этаж | Вт‑Сб: 10:00‑17:00 |
| Директор: Кузнецова Е.Е. Начальник отдела запросов: Михайлов А.А. |
Как оформить запрос через личный кабинет
Зарегистрируйтесь на сайте архива.
Перейдите в раздел «Обращения граждан».
Выберите тип запроса (справка, выписка, копия).
Заполните онлайн‑форму, прикрепив скан паспорта и (при необходимости) доверенности.
Отправьте запрос – система выдаст номер обращения, по которому можно отслеживать статус.
Отзывы граждан
- Алексей, г. Москва: «Запрос о трудовом стаже получил за 12 дней. Всё оформил через личный кабинет – удобно и быстро.»
- Мария, г. Новосибирск: «При личном обращении в архивный отдел выдали справку сразу, но пришлось ждать в очереди около часа.»
- Сергей, г. Санкт‑Петербург: «Электронный запрос помог получить копию проекта строительства 1975 г. в PDF‑формате. Служба поддержки ответила в течение суток.»
Соблюдая порядок заполнения заявлений и используя приведённые образцы, вы сможете быстро получить необходимую архивную информацию без лишних задержек.