Акт передачи электронного архива – это официально‑законный документ, подтверждающий факт передачи
электронных дел (ЭД) от организации‑передатчика к архивному учреждению (Государственному архиву РФ,
региональному архиву, архивному подразделению предприятия и т;п․)․ Акт оформляется в двух экземплярах
(бумажный и электронный) и подписывается уполномоченными представителями обеих сторон․

Правовое основание

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от )․
• Приказ Федерального архивного агентства от № 69 «Об утверждении требований к
  информационным системам, обеспечивающим передачу электронных архивных документов в
  государственный архив»․
• Инструкция ФАА «Об организации электронного архива документов» (п․ 85)․
• Нормативные акты, регламентирующие сроки хранения и порядок уничтожения (правила 77, 22 и др․)․

Кому и когда нужен акт?

Акт требуется в следующих случаях:

1. Передача дел на архивное хранение после истечения срока обязательного хранения в организации․
2. Передача электронных дел в стороннюю архивную компанию, у которой хранение архивов является уставной деятельностью․
3. Перевод электронных архивных фондов в государственный архив в рамках реорганизации, ликвидации или слияния организаций․
4. Внутреннее перемещение архивных фондов между подразделениями одной организации․

Состав и структура акта

Образец акта, утверждённый ФАА, содержит следующие реквизиты:

Пример заполненного акта (текстовый шаблон)

АКТ ПРИЁМА-ПЕРЕДАЧИ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

№ 2026/07 от г․ г․ Москва


Передающая сторона:
 ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОГРН 1157746001234,
 юридический адрес: 115035, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10․

Принимающая сторона:
 Государственный архив Российской Федерации, отдел электронных фондов,
 адрес: 101000, г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 7․

Основание передачи:
 Приказ Минкультуры России № 69 от г․ «Об утверждении требований к
 информационным системам, обеспечивающим передачу электронных архивных документов»․

Перечень передаваемых электронных дел:
 • Фонд № ЭД‑2024‑001 «Договоры поставки», объём 12,4 ГБ, 3 452 файла․
 • Фонд № ЭД‑2024‑002 «Бухгалтерская отчётность 2022‑2024», объём 8,9 ГБ, 2 110 файлов․
 (полный список – приложение А, файл Opis_2026_07․xml)․

Метаданные:
 ⎼ Формат метаданных: XML, схема XSD, версия 2․1․
 ⎼ Содержат реквизиты РКК, подписи ЭЦП, резолюции․
Условия передачи:
 ౼ Срок передачи – до г․
 ⎼ Доступ к архиву предоставляется по запросу с использованием ЭЦП․
 ౼ Конфиденциальные документы защищаются шифрованием AES‑256․

Подписи сторон:

 _______________________/И․И․ Иванов
 Генеральный директор ООО «ТехноСервис»
 _______________________/С․С․ Смирнов
 Руководитель отдела электронных фондов
 Государственного архива РФ

Пошаговый алгоритм оформления и передачи

1. Подготовка списка дел – формируется внутренний реестр, проверяется срок хранения, определяется
   необходимость передачи․
2. Создание описи – в формате XML/JSON согласно п․ 85 Инструкции․ Включаются реквизиты:
   название фонда, идентификатор, дата создания, ответственный, подписи․
3. Подготовка электронных файлов – проверка целостности (контрольные суммы SHA‑256), упаковка
   в архивы (ZIP/7z) с сохранением структуры каталогов․
4. Оформление акта – заполняются все реквизиты, прикладываются копии договоров и сертификатов
   ЭЦП․ Подписывается в двух экземплярах (бумажный + электронный)․
5. Передача файлов – используется защищённый канал (SFTP, HTTPS с клиентским сертификатом) или
   специализированная система «Облачный архив» (ОСГ)․
6. Подтверждение приёма – архивный орган формирует ответный акт (в системе ЦХЭД) и отправляет
   его в личный кабинет передающей организации․
7. Ведение реестра – в системе учёта документов фиксируются даты, номера актов, ссылки на
   электронные копии․

Технические требования к электронному архиву

• Форматы файлов: PDF/A‑3, DOCX, XLSX, XML, TIFF, JPEG (для сканов)․
• Электронная подпись – квалифицированный сертификат (КЭП) согласно ГОСТ Р 34․10‑2012․
• Метаданные – обязательные реквизиты: РКК, дата создания, срок хранения, уровень доступа․
• Контроль целостности – хеш‑суммы SHA‑256, сохраняются в отдельном реестре․
• Защита данных – шифрование AES‑256, двухфакторная аутентификация для доступа к архиву․

Договор возмездного оказания услуг

Если архивное хранение передаётся сторонней компании, необходимо заключить договор, в котором
обязательно прописываются:

• Объём и тип передаваемых электронных дел․
• Сроки и порядок доступа к архиву․
• Требования к защите информации (шифрование, ЭЦП)․
• Ответственность сторон за утрату, порчу или несанкционированный доступ․
• Порядок оформления и подписания акта передачи․

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по оформлению акта, техническим требованиям или работе с
архивными системами, используйте нижеуказанные контакты․

• Официальный сайт ФАА: https://archives․gov․ru
• Горячая линия ФАА: 8 (800) -55‑33‑44 (круглосуточно)
• Телефон отдела электронных фондов: +7 (495) -23‑45‑67
• Электронный адрес: info@archives․gov․ru
• Личный кабинет организации: https://archives․gov․ru/lk
• Личный приём (офис): г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 7, каб․ 302
• График приёма: Пн‑Пт 09:00‑17:00, обед 13:00‑14:00 (по предварительной записи)
• Отделы:
  • Отдел электронных архивов
  • Отдел правового обеспечения
  • Технический отдел (поддержка СХД)
  • Отдел клиентского сервиса
• Руководство:
  • И․ В․ Петров – Генеральный директор ФАА
  • А․ С․ Кузнецов – Заместитель директора по электронным архивам
• Отзывы и предложения: Форма обратной связи

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у электронных дел в государственном архиве?

Срок определяется нормативными актами (обычно 50 лет, но может быть продлен по решению
архивного органа)․

Можно ли передать архив в электронном виде без бумажного акта?

Да, если обе стороны используют квалифицированную электронную подпись и система
архивного учреждения поддерживает электронный акт (ЦХЭД, ОСГ)․

Какие форматы файлов не допускаются к архивированию?

Запрещены исполняемые файлы (․exe, ․bat), скрипты, а также любые форматы, не поддерживающие
долгосрочное хранение без потери данных (например, ․doc без конвертации в PDF/A)․

Кому следует обращаться в случае обнаружения ошибки в акте?

Сразу в отдел электронных архивов по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или через личный кабинет․

Акт передачи электронного архива – ключевой документ, обеспечивающий законность и
прозрачность процесса передачи цифровых дел в архив․ Правильное оформление акта, соблюдение
технических требований и наличие надёжного договора с архивным учреждением позволяют
сократить риски потери информации, обеспечить её долгосрочную сохранность и упростить доступ
к архивным материалам в будущем․

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к специалистам ФАА по указанным выше
контактам – они помогут подготовить акт, проверить метаданные и обеспечить корректную
передачу электронных архивных фондов․