Акт приема‑передачи архива – это официальный документ, фиксирующий факт передачи (приёма) всех архивных документов, их копий, материальных ценностей, оборудования и учётных регистров от уходящего руководителя (или ответственного за хранение) к новому руководителю (или уполномоченному лицу)․ Документ обязателен в государственных, муниципальных и коммерческих организациях, где ведётся систематизированный архив․

Правовая основа

1. Федеральный закон от № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (пункт 4 статьи 29) – предписывает оформление актов при смене руководителя, ответственного за бухгалтерский учёт и архив․
2. Инструкция к Единому плану счетов (пункт 14) и Устав архива – определяют порядок передачи документов бухгалтерского учёта․
3. Методические рекомендации ВНИИДАД от г․ – содержат образцы форм и порядок их заполнения․
4. Приложения N 49, N 16 к Инструкции (п․ 208) – утверждённые образцы актов․

Цели и задачи акта

• Фиксация полного и достоверного перечня передаваемых архивных материалов․
• Подтверждение их состояния (полнота, сохранность, наличие печатей, маркировки)․
• Определение ответственности за сохранность материалов до момента их передачи․
• Создание юридической основы для последующего контроля и аудита․

Состав и структура акта

Стандартный акт состоит из следующих разделов (см․ образец ниже):

Раздел	Содержание
Шапка	Наименование организации, реквизиты, дата составления, номер акта․
Стороны	ФИО, должность, подписи «Сдающего» (уходящего руководителя) и «Принимающего» (нового руководителя)․
Перечень передаваемых материалов	Таблица с указанием: №, наименование документа/материальной ценности, количество, состояние, наличие печати/маркировки․
Оборудование и инвентарь	Перечень техники, шкафов, стеллажей, средств защиты и т․п․
Условия передачи	Сроки, место, порядок сдачи‑приёма, наличие комиссии (третье лицо)․
Подписи и расшифровки	Подписи всех участников, печати организации․
Приложения	Списки, акты инвентаризации, копии актов о приёме‑передаче․

3․1 Пример заполнения (в свободной форме)

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
№ ________ от «____» __________ 2026 г․

Стороны акта
Сдающий: _______________________________ /ФИО, должность/
Принимающий: _____________________________ /ФИО, должность/
Комиссия (при наличии): ______________________

Перечень передаваемых архивных документов

№	Наименование	Кол-во	Состояние	Примечание
1	Дела о финансовой отчетности 2019‑2023 гг․	12 папок	Полные, без повреждений	С печатью
2	Страховые копии договоров	45 шт․	В порядке	—
3	Материальные ценности (шкаф № 5)	1 шт․	Рабочее	С инвентарным номером 005

Оборудование и инвентарь
— Шкаф архивный № 5, состояние: исправно․
— Сканер модели XYZ‑200, состояние: рабочее․

Условия передачи
Передача произведена в помещении архива, ул․ Пушкина, д․ 10, в присутствии комиссии; Сдающий подтверждает, что все документы находятся в полном комплекте и соответствуют требованиям законодательства․

Подписи
Сдающий: ______________________ /ФИО/
Принимающий: ______________________ /ФИО/
Член комиссии: ______________________ /ФИО/
Печать организации: ___________

Порядок подготовки и оформления акта

1. Подготовительный этап
   • Составление перечня всех архивных документов, копий и материальных ценностей;
   • Проведение инвентаризации (проверка наличия, состояния, маркировки)․
   • Назначение комиссии (по желанию организации) – обычно включает представителя юридического отдела и специалиста по архиву․
2. Заполнение формы
   • Заполняется шаблон (см․ выше) в электронном виде или в бумажном виде․
   • Указываются реквизиты организации, дата, номер акта․
   • Тщательно проверяется соответствие фактическому содержимому․
3. Согласование
   • Черновик передаётся в юридический отдел и в бухгалтерию для проверки соответствия 402‑ФЗ․
   • В случае замечаний – вносятся корректировки․
4. Подписание
   • Сдающий (уходящий руководитель) подписывает акт, подтверждая факт сдачи․
   • Принимающий (новый руководитель) подписывает, подтверждая приём․
   • Подписывают члены комиссии (если они есть) и ставится печать․
5. Регистрация и хранение
   • Оригинал акта хранится в архиве организации в разделе «Документы по передаче руководства»․
   • Копия помещается в личный кабинет руководителя в электронном документообороте․

Ответственность сторон

• Сдающий отвечает за полноту и достоверность передаваемых материалов․
• Принимающий несёт ответственность за сохранность и дальнейшее использование полученных документов․
• Комиссия (третье лицо) подтверждает объективность процесса и может выступать свидетелем в случае споров․

Практические рекомендации

• Оформляйте акт заранее – минимум за 5 рабочих дней до официальной смены руководителя․
• Проводите совместную проверку с новым руководителем, чтобы избежать разногласий․
• Сохраняйте электронные копии в системе документооборота (например, в 1С:Документооборот или аналогичной)․
• При передаче оборудования фиксируйте серийные номера и состояние․
• Если в организации нет отдельного архивного отдела, привлекайте внешних специалистов‑консультантов․

---

Контактная информация для получения консультаций

Тип контакта	Данные
Официальный сайт	https://www․example-archive․ru
Горячая линия	8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Телефон отдела архивного управления	+7 (495) -23‑45‑67
Электронный адрес	archive@company․ru
Личный кабинет (ЭДО)	Вход в личный кабинет
Личный приём (офис)	г․ Москва, ул․ Пушкина, д․ 10, кабинет 215
График приёма	Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи)
Отделы, участвующие в процессе	Отдел архивного управления Юридический отдел Бухгалтерия Отдел информационных технологий (ЭДО)
Руководство организации	Генеральный директор: Иванов И․И․ Ответственный за архив: Петрова А․С․ Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67
Отзывы и предложения	Форма обратной связи Электронная почта: feedback@company․ru

---

Оформление акта приема‑передачи архива при смене руководителя – обязательный юридический процесс, который гарантирует сохранность и достоверность архивных материалов, а также защищает интересы организации от возможных споров․ Соблюдая законодательные требования, используя утверждённые формы и следуя рекомендациям, вы сможете быстро и безошибочно оформить передачу, минимизировать риски и обеспечить непрерывность работы архивного отдела․

При возникновении вопросов, уточнений или необходимости получения образцов документов, пожалуйста, обращайтесь по указанным выше контактам․