Акт приема‑передачи – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от
организации‑передатчика к архивному учреждению (государственному, муниципальному или частному). Он
является доказательством того, что документы переданы в надлежащем виде, с правильным оформлением
описи и соблюдением всех нормативных требований.
Законодательная база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (от ).
- Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении формы акта приема‑передачи
архивных документов на постоянное хранение» (приложение N 20). - Основные правила работы архивов организаций (Решение Коллегии Росархива от ).
- Инструкция по работе с электронным архивом (п. 101, приложение N 31).
Кому и когда нужен акт?
Акт оформляется в следующих случаях:
- Передача документов в государственный, муниципальный или частный архив для постоянного хранения.
- Передача дел в архив в рамках ликвидации организации.
- Сдача документов на депозитарное хранение (в т.ч. от юридических и физических лиц).
- Перевод документов из одного архивного подразделения в другое;
Участники процесса
| Роль | Ответственность |
|---|---|
| Заказчик (передающий организация) | Подготовка описи, проверка комплектности, подпись акта. |
| Приёмный архив | Экспертиза документов, проверка соответствия описи, подпись акта, выдача копии. |
| Комиссия (при необходимости) | Состоит из представителя архива и сотрудников подразделения‑передатчика; контролирует процесс. |
| Руководитель архива | Утверждает акт, ставит печать. |
Этапы оформления акта
Подготовительный этап
- Издание приказа о назначении комиссии (если требуется).
- Составление сдаточной описи (перечень дел, их количество, сроки создания, сроки хранения).
- Проверка документов на предмет наличия обязательных реквизитов (шапка, подписи, печати).
Приём‑передача
- Проверка наличия всех документов согласно описи;
- Фиксация состояния документов (целостность, отсутствие повреждений).
- Подписание акта обеими сторонами (в двух экземплярах).
- Проставление печати архива и печати передающей организации.
После приёма
- Регистрация акта в журнале приёма‑передачи.
- Внесение сведений в электронную подсистему архива (ЦХЭД, «Облачный архив» и т.п.).
- Передача копии акта в личный кабинет заказчика (если предусмотрено).
Структура акта (по приложению N 20)
Акт приема‑передачи документов в архив учреждения № ____ от "__" ___________ 202_ г. 1. Наименование передающей организации: ____________________________ 2. Наименование архивного учреждения: _____________________________ 3. Состав передаваемых дел (по сдаточной описи): – №, наименование дела, количество листов, срок хранения. 4. Состояние документов: ________________________ 5. Условия передачи (депозитарное хранение, постоянное хранение и т.д.) Подписи сторон: _______________________/ (представитель передающей организации) _______________________/ (представитель архива) Утверждаю: _______________________/ (руководитель архива) М.П.
Типичные ошибки при оформлении
- Отсутствие подписи одной из сторон – акт считается недействительным.
- Неполная или неверно оформленная сдаточная опись.
- Отсутствие печати архива (в случае бумажного акта).
- Неучтённые документы, которые должны оставаться у передающей стороны.
Контактные данные архивного учреждения
Официальный сайт
https://www.example-archive.ru
Горячая линия
+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов
- Приёмная: +7 (495) -23‑45‑68 (пн‑пт, 09:00‑18:00)
- Отдел документального обеспечения: +7 (495) -23‑45‑69
- Отдел электронного архива: +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
info@example-archive.ru
Личный кабинет
Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет,
где можно просматривать статус переданных дел, скачивать копии актов и формировать новые запросы.
Личный приём (приёмная)
Адрес: г. Москва, ул. Архивная, д. 10, офис 5
График приёма: пн‑пт, 10:00‑16:00 (по предварительной записи).
Отделы архива
- Отдел государственных архивов
- Отдел муниципальных архивов
- Отдел электронного документооборота
- Отдел правового обеспечения
Руководство
- Директор архива – Иванов И.И.
- Заместитель директора по документальному обеспечению – Петрова А.С.
- Главный архивист – Смирнов В;В.
Отзывы
Мы ценим обратную связь! Оставить отзыв можно через форму на сайте или по телефону
горячей линии. Последние отзывы:
- «Быстро и профессионально приняли наши документы, всё оформлено без ошибок» – ООО «ТехноПлюс».
- «Отличный сервис, удобный личный кабинет, всё видно в режиме онлайн» – ИП Сидоров А.В.
Практические рекомендации
- Заранее согласуйте дату передачи – это позволит избежать конфликтов в расписании приёмной.
- Подготовьте полную сдаточную опись в электронном виде (Excel, XML) – архив часто принимает её
в электронном виде для загрузки в свою подсистему. - Проверьте состояние документов – при обнаружении повреждений их следует отремонтировать
или оформить отдельный акт о повреждении. - Сохраняйте оба экземпляра акта – один остаётся в архиве, второй – у передающей организации.
- Учитывайте сроки хранения – в акте указывается, является ли передача постоянной или временной.
Акт приема‑передачи документов – ключевой документ, который гарантирует законность и
правильность передачи архивных материалов. Его правильное оформление защищает интересы обеих сторон,
упрощает дальнейший доступ к документам и обеспечивает их надёжное хранение в соответствии с
федеральным законодательством.
Дата актуализации статьи: