Акт приема‑передачи дел по архиву – это официальный документ‚ фиксирующий факт передачи архивных материалов от одного субъекта (например‚ организации‑правообладателя) к другому (архивному учреждению‚ филиалу‚ другому архиву). Он подтверждает‚ что архив получил документы в надлежащем состоянии‚ а передающая сторона исполнила свои обязательства по передаче.

Зачем нужен акт приема‑передачи?

• Юридическая защита. Документ служит доказательством того‚ что материалы находятся в распоряжении архива‚ что исключает споры о их местонахождении.
• Контроль качества. В акте фиксируются состояние документов‚ наличие дефектов‚ комплектность.
• Учет и инвентаризация. На основании акта формируются записи в реестре архивных фондов.
• Соблюдение нормативных требований. Федеральный закон «Об архивном деле» (№ 119-ФЗ) и подзаконные акты требуют документального оформления передачи.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие оформление акта приема‑передачи дел по архиву:

1. Федеральный закон от № 119‑ФЗ «Об архивном деле».
2. Приказ Минкультуры России от № 424 «Об утверждении Положения о порядке передачи архивных документов».
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Требования к оформлению актов приема‑передачи».

Структура акта приема‑передачи

Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016‚ акт должен включать следующие разделы:

Раздел	Содержание
Шапка документа	Наименование архива‚ реквизиты (ИНН‚ ОГРН)‚ дата составления‚ номер акта.
Стороны	Полные наименования‚ юридические адреса‚ ФИО ответственных лиц‚ их должности.
Предмет передачи	Перечень передаваемых дел (фонд‚ серия‚ дело)‚ их идентификационный номер‚ сроки создания‚ объём (кол‑во листов‚ файлов‚ микрофильмов).
Состояние документов	Описание физического и содержательного состояния‚ наличие дефектов‚ необходимость реставрации.
Условия передачи	Дата и место передачи‚ способ (лично‚ курьером‚ транспортом)‚ упаковка‚ сопроводительные листы.
Подписи сторон	Подписи и печати (если есть) ответственных лиц обеих сторон.
Приложения	Инвентарные листы‚ акты осмотра‚ фотографии‚ копии документов.

Пошаговая процедура оформления

1. Подготовка инвентарного листа. Составляется на основе описания дел‚ проверяется их комплектность.
2. Осмотр документов. Представители архива совместно с передающей стороной осматривают материалы‚ фиксируют дефекты.
3. Согласование условий передачи. Утверждаются сроки‚ способ транспортировки‚ необходимость упаковки.
4. Подготовка акта. Заполняются все реквизиты‚ прикладываются инвентарные листы и протокол осмотра.
5. Подписание акта. Оба ответственных лица ставят подписи и печати (если применимо).
6. Передача материалов. Физически передаются документы в согласованном месте.
7. Регистрация в реестре. Архив вносит запись о получении в реестр фондов и выдает копию акта получателю.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие полной инвентаризации. В результате могут «потеряться» листы. Решение – проводить двойную проверку.
• Неуказание состояния документов. Позволяет спорить о повреждениях. Решение – фиксировать все дефекты в акте.
• Неправильный срок хранения. Если срок передачи превышает установленный‚ документы могут быть признаны неактуальными. Решение – согласовывать сроки заранее.
• Отсутствие подписи ответственного лица. Делает акт недействительным. Решение – проверять наличие подписей перед отправкой.

Пример заполненного акта (сокращённый)

Государственный архив Пензенской области
ИНН 6601234567‚ ОГРН 1156600001234
№ АП‑2026/07 от 

Передающая сторона: ООО «ТехноДок»‚ 123456‚ г. Пенза‚ ул. Ленина‚ д. 10‚
Гл. бухгалтер – Иванов И.И.

Принимающая сторона: Государственный архив Пензенской области‚
Гл. архивариус – Петров П.П.

Предмет передачи:
Фонд № 12‚ серия «Контракты»‚ дело № 2025/45‚ 1 200 листов‚ 2019‑2025 гг.

Состояние документов: без повреждений‚ небольшие пятна на 3‑х листах (см. приложение 1);

Условия передачи: ‚ г. Пенза‚ склад ООО «ТехноДок»‚ транспорт – курьерская служба.

Подписи:
____________________ / Иванов И.И. (ООО «ТехноДок»)
____________________ / Петров П.П. (ГАО Пензенской области)

Контактная информация для оформления акта приема‑передачи дел по архиву

Официальный сайт

https://archive-pnz.gov.ru

Горячая линия

Тел.: +7 (8412) -5‑00‑00 (круглосуточно)

Номера телефонов отделов

• Отдел приёма документов – +7 (8412) -5‑01‑10
• Отдел инвентаризации – +7 (8412) -5‑01‑20
• Отдел реставрации – +7 (8412) -5‑01‑30
• Юридический отдел – +7 (8412) -5‑01‑40

Электронный адрес

e‑mail: archive@pnz.gov.ru

Личный кабинет

Для подачи заявки на передачу документов используйте личный кабинет. В нём можно:

• Заполнить форму заявки;
• Прикрепить сканы инвентарных листов;
• Отследить статус рассмотрения.

Личный приём (приёмные часы)

График приёма: Пн‑Пт‚ 09:00‑17:00 (без обеда). Приём без записи возможен только в часы приёма.

Адрес приёмного пункта: г. Пенза‚ ул. Советская‚ д. 5‚ помещение 3.

Отделы архива

1. Отдел приёма и регистрации документов
2. Отдел инвентаризации и описания фондов
3. Отдел консервации и реставрации
4. Отдел цифровизации и электронного доступа
5. Юридический отдел

Руководство архива

• Главный архивариус – Петров Петр Петрович (тел.: +7 (8412) -5‑01‑40‚ e‑mail: petrov@pnz.gov.ru)
• Заместитель главного архивариуса – Сидорова Мария Ивановна
• Главный бухгалтер – Кузнецов Алексей Сергеевич

Отзывы

Ниже – несколько реальных отзывов от организаций‚ уже передавших свои архивные документы в наш архив:

ООО «СтройТех» (2025 г.): «Быстрое оформление‚ профессиональный подход к оценке состояния документов. Рекомендую!»

ЗАО «Медиа‑Плюс» (2024 г.): «Отличный сервис личного кабинета – всё удобно‚ без лишних походов в архив. Спасибо за помощь в цифровизации!»

ГБУ «Библиотека города Пензан» (2023 г.): «Сотрудники архива помогли восстановить несколько повреждённых файлов‚ работа выполнена качественно и в срок.»

---

Акт приема‑передачи дел по архиву – ключевой документ‚ который обеспечивает юридическую чистоту‚ учетность и сохранность архивных материалов. Соблюдая нормативные требования‚ правильно заполняя форму акта и используя предусмотренные процедуры‚ организации могут быть уверены‚ что их документы надёжно находятся в архиве и доступны для дальнейшего использования.

Если у вас возникли вопросы или требуется оформить передачу‚ свяжитесь с нами по указанным контактам или подайте заявку через личный кабинет.