Акт приема‑передачи дел – это официальный документ‚ фиксирующий факт передачи архивных материалов от организации‑передатчика в архив (государственный‚ муниципальный или иной) и их последующее хранение․ Акт подписывается представителями обеих сторон и хранится вместе с переданными документами либо в отдельном архиве․
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
- Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов на постоянное хранение» (приложения 20‚ 31‚ 35)․
- Инструкция по порядку передачи дел в государственный (муниципальный) архив (КонсультантПлюс‚ п․ 6․1․2)․
- Внутренние регламенты организаций‑передатчиков (делопроизводство‚ бухгалтерия‚ юридический отдел)․
Цели и задачи акта
- Фиксация юридически значимого факта передачи документов в архив․
- Подтверждение соответствия передаваемых материалов требованиям архивного законодательства (проведена экспертиза ценности‚ составлена сдаточная опись)․
- Создание доказательной базы при проверках‚ судебных разбирательствах и аудите․
- Обеспечение контроля за сроками хранения и последующим уничтожением (по истечении срока архивного хранения)․
Состав и обязательные реквизиты акта
| Реквизит | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование архива‚ реквизиты организации‑передатчика․ |
| Номер акта | Уникальный номер (например‚ АП‑2026‑001)․ |
| Дата составления | Дата подписания акта обеими сторонами․ |
| Наименование передаваемых дел | Полное наименование‚ код‚ срок хранения․ |
| Сдаточная опись | Перечень всех документов (номер‚ название‚ количество‚ состояние)․ |
| Экспертная оценка ценности | Результат экспертизы (ценные/неценные‚ подлежит хранению/уничтожению)․ |
| Подписи сторон | Подпись и расшифровка подписи представителя передающей организации и представителя архива․ |
| Печати | Печать организации‑передатчика и печать архива․ |
| Примечания | Особые условия (например‚ необходимость цифровой копии)․ |
Порядок оформления акта
- Подготовительный этап
- Определить перечень документов‚ подлежащих передаче․
- Провести экспертизу ценности (внутри организации или в архиве)․
- Составить сдаточную опись (можно в электронном виде)․
- Заполнение формы
- Использовать утверждённый бланк (Приложение 20 к Приказу № 526);
- Заполнить все обязательные реквизиты‚ указать номер и дату акта․
- Подписание
- Представитель организации‑передатчика подписывает акт и ставит печать․
- Сотрудник архива проверяет соответствие описи и фактическое наличие документов‚ после чего подписывает акт․
- Хранение акта
- Один экземпляр остаётся в архиве‚ второй – в организации‑передатчике․
- В случае электронного архива акт может быть загружен в подсистему «Облачный архив» (поиск по номеру акта)․
Пример заполнения (Word/Excel)
Ниже – упрощённый пример формы акта (в виде таблицы)․ При необходимости скачайте готовый шаблон здесь․
| Акт приема‑передачи дел на хранение в архиве | |
|---|---|
| Номер акта | АП‑2026‑015 |
| Дата | |
| Организация‑передатчик | ООО «Альтаир»‚ ИНН 7701234567 |
| Архив‑приёмник | Государственный архив РФ‚ г․ Москва |
| Сдаточная опись | |
| № п/п | Наименование документа‚ количество‚ состояние |
| 1 | Дела бухгалтерского учета 2019‑2021 гг․‚ 12 опций‚ оригиналы |
| 2 | Контракты с контрагентами 2020 г․‚ 5 шт․‚ сканы |
| 3 | Отчёт о проведении экспертизы ценности‚ 1 шт․‚ оригинал |
| Экспертная оценка | |
| Результат | Все документы признаны ценными‚ подлежат постоянному хранению․ |
| Подписи | |
| От организации‑передатчика | ____________________ / Иванов И․И․ |
| От архива‑приёмника | ____________________ / Петров П․П․ |
Электронный архив и подсистема «Облачный архив»
Современные архивы используют электронные системы управления документами (ЭУД)․ В подсистеме «Облачный архив» реализована функция быстрого поиска актов по номеру или номеру сводной описи:
- Вводите номер акта в поисковую строку․
- Система выводит список найденных актов‚ их статус и возможность скачивания PDF‑версии․
- Все изменения фиксируются в журнале аудита‚ что повышает прозрачность и контроль․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли передать документы без экспертизы?
- Нет․ По ФЗ 125‑ФЗ экспертиза ценности обязательна‚ иначе архив имеет право отказать в приёме․
- Сколько экземпляров акта необходимо?
- Два экземпляра: один остаётся у передающей организации‚ второй – в архиве․
- Можно ли оформить акт в электронном виде?
- Да․ При наличии у архива электронной системы допускается подпись ЭЦП и хранение акта в цифровом виде․
- Какой срок хранения у документов в архиве?
- Срок определяется их архивной ценностью (постоянное хранение‚ 10‚ 30 лет и т․д․) и фиксируется в акте․
Контакты для обращений
Государственный архив Российской Федерации
Официальный сайт: https://www․gaarhiv․ru
Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Телефоны отдела приёма документов:
- +7 (495) -23‑45‑67 (Москва‚ приёмный зал)
- +7 (812) -87‑65‑43 (Санкт‑Петербург)
Электронный адрес: info@gaarhiv․ru
Личный кабинет
Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет‚ где можно:
- Отслеживать статус переданных дел;
- Скачивать копии актов и описей;
- Пользоваться сервисом электронного подписания․
Личный приём (приёмные часы)
График приёма: Пн‑Пт‚ 09:00‑17:00 (без обеда)․ Приём в субботу – по предварительной записи․
Отделы архива
- Отдел приёма и регистрации документов
- Отдел экспертизы архивных материалов
- Отдел цифровой обработки и электронного архива
- Отдел обслуживания пользователей
Руководство архива
Директор архива: Петров Петр Петрович
Заместитель директора по работе с документами: Сидорова Анна Владимировна
Контактный телефон директора: +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: director@gaarhiv․ru
Отзывы и предложения
Мы ценим ваше мнение! Оставить отзыв можно через форму «Обратная связь» на сайте или отправив письмо на feedback@gaarhiv․ru․ Среднее время обработки отзывов – 3‑5 рабочих дней․
Дата актуализации статьи: