Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Акт приема-передачи дел в архив предприятия — это первичный учетный документ‚ фиксирующий факт передачи документов от структурного подразделения (или ответственного исполнителя) в архив организации для хранения. Грамотное оформление этого акта является обязательным условием соблюдения архивного законодательства РФ (ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Приказ Росархива от № 189) и гарантией сохранности документационного фонда компании.

Описание: суть‚ назначение и правовое основание

Для чего нужен акт?

Фиксация передачи ответственности: До подписания акта за сохранность дел отвечает структурное подразделение (создатель документов). После подписания, архивная служба (архивист) организации.
Учет документов: Акт является основанием для внесения записей в учетные книги архива (формы № 1-А‚ № 2-А и др.) и формирования фонда.
Юридическое значение: В случае споров‚ проверок (Росахива‚ налоговой‚ судебных разбирательств) акт служит доказательством своевременной сдачи дел с установленными сроками хранения.
Контроль сроков хранения: В акте (или приложенной к нему описи) указываются сроки хранения каждого дела‚ что исключает преждевременное уничтожение или бесконтрольное хранение.

Когда составляется акт?

Ежегодная сдача дел: По итогам календарного года (обычно в I квартале следующего года) по номенклатуре дел.
Реорганизация/Ликвидация предприятия: Массовая передача всего архива правопреемнику или в государственный архив.
Смена ответственных лиц: При передаче дел от уволенного архивиста/секретаря к новому.
Передача в сторонний архив: Если у организации нет собственного архива‚ документы сдаются в специализированные коммерческие архивы или государственные архивы (по истечении сроков хранения или при ликвидации).

Нормативная база (актуально на 2025–2026 гг.)

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17‚ 22).
Приказ Росархива от № 189 «Об утверждении типовых номенклатур дел‚ типовых перечней документов с указанием сроков их хранения…» (в части правил формирования дел и описей).
ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Документы организаций. Правила формирования‚ оформления и комплектации дел».
Приказ Минкультуры России от № 558 (в части требований к описям и актам при передаче в госархивы — Приложение № 35).

Важно: Унифицированной обязательной формы акта для внутреннего архива предприятия не существует. Организация разрабатывает свой бланк самостоятельно‚ утверждает его локальным нормативным актом (Приказом/Распоряжением директора) и закрепляет в Инструкции по делопроизводству. Для передачи в государственный архив используется утвержденная форма (Приложение 35 к Методическим рекомендациям Росархива).

Структура и обязательные реквизиты акта (Внутренний архив)

Рекомендуемый состав бланка акта приема-передачи дел во внутренний архив организации:

Реквизит	Описание и правила заполнения
Наименование документа	АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ [Наименование организации]
Дата и место составления	Дата фактической передачи (город‚ населенный пункт).
Основание	Ссылка на Номенклатуру дел‚ Приказ о сдаче дел в архив‚ Инструкцию по делопроизводству.
Состав комиссии (Стороны)	Отдающая сторона: Руководитель структурного подразделения / Ответственный за делопроизводство (ФИО‚ должность). Принимающая сторона: Архивист / Начальник архива / Члены комиссии по приему дел (ФИО‚ должности).
Табличная часть (Перечень дел)	Обычно оформляеться в виде приложения — Описи сдаваемых дел. В теле акта можно сослаться: «Перечень дел приведен в Описи № [Номер] от [Дата]‚ состоящей из [Кол-во] л.‚ которая является неотъемлемой частью настоящего Акта». Колонки описи: № п/п‚ Индекс дела (по номенклатуре)‚ дела‚ Даты крайних записей‚ Число листов‚ Срок хранения‚ Примечание.
Всего дел передано‚ всего листов (опционально)‚ всего томов/папок.
Состояние дел	Запись о том‚ что дела сформированы согласно ГОСТ Р 7.0.100-2018‚ пронумерованы‚ переплетены (при необходимости)‚ заголовки соответствуют номенклатуре‚ повреждений нет (или перечень повреждений).
Подписи сторон	Подпись отдающей стороны (с расшифровкой)‚ подпись принимающей стороны (архивиста/комиссии)‚ даты подписания. Печать организации (если предусмотрена Уставом/Порядком делопроизводства).

Процедура оформления: Пошаговая инструкция

Подготовка дел (Создатель/Секретарь): Формирование дел по номенклатуре‚ пронумеровка листов‚ переплет‚ заполнение обложек дел (ф. 0404106/0404107)‚ составление Описи дел (ф. 0404108 или своя форма).
Выдача приказа о сдаче: Руководитель организации издает приказ о сдаче дел в архив к определенной дате с назначением комиссии (если объемы большие) или ответственных лиц.
Проверка дел комиссией/Архивистом: Сверка заголовков с номенклатурой‚ проверка сроков хранения‚ целости переплетов‚ соответствия числа листов описи.
Заполнение Акта и Описи: В 2-х экземплярах (один остается в архиве‚ второй — у отдающего подразделения/секретаря).
Подписание: Сначала подписывает отдающая сторона‚ затем принимающая (архивист).
Размещение в архиве: Архивист размещает дела на стеллажах‚ вносит данные в Учетную книгу поступления дел в архив (ф. 1-А) и Реестр фондов.
Хранение акта: Экземпляр акта в архиве хранится постоянно (срок хранения — постоянный/75 лет)‚ экземпляр у отдающей стороны — до следующей сдачи или по истечении срока хранения последнего дела в акте.

Особенности передачи в Государственный архив (Внешний архив)

Если сроки хранения документов истекли (или предприятие ликвидируется/реорганизуется)‚ дела передаются в государственный архив (региональный/областной/городской). Здесь действуют строгие правила:

Форма акта: Обязательно используется Приложение № 35 к Методическим рекомендациям по приему документов в госархивы (утв. Росархивом). Бланк строго регламентирован.
Подготовка: Составляются описи (форма № 0404108) в 3-х экземплярах. Дела должны быть в идеальном состоянии (переплет‚ обложки‚ нумерация).
Экспертиза ценности: Проводится экспертиза документов на предмет исторической/научной ценности (ак्ट экспертизы прилагается).
Стороны акта: От организации — директор (или уполномоченное лицо) + архивист. От госархива — директор архива + приемщик.

Типовые ошибки и риски

Отсутствие акта: Документы считаются не сданными в архив‚ ответственность за потерю несет создатель. Штрафы по ст. 13.10 КоАП РФ (нарушение архивного законодательства).
Расхождения с номенклатурой: Заголовки дел в акте/описи не совпадают с утвержденной номенклатурой текущего года.
Неверные сроки хранения: Указаны сроки‚ не соответствующие типовым перечням (Приказ Росархива № 189/236) или номенклатуре.
Отсутствие описи: Акт подписан‚ но описи нет — акт недействителен‚ так как не определен состав дел.
Передача неоформленных дел: Без обложек‚ без нумерации листов‚ с незаклеенными переплетами.

Контакты для обращений (Нормативные органы и профильные ресурсы)

Поскольку тема касается документа‚ а не конкретной коммерческой организации‚ ниже приведены контакты ключевых регуляторов и авторитетных информационных систем‚ где можно получить консультации‚ актуальные бланки и нормативные акты.

Федеральное архивное агентство (Росархив) — Главный регулятор

Официальный сайт: rosarchiv.gov.ru (Разделы: «Нормативная база»‚ «Методические рекомендации»‚ «Типовые номенклатуры»‚ «Обратная связь»)
Горячая линия / Телефон приемной: +7 (495) -07-60-00
Электронный адрес (общий): info@rosarchiv.gov.ru
Адрес для личного приема/почты: 101990‚ г. Москва‚ ул. Пикадильный тупик‚ д. 5‚ стр. 1
График приема граждан: Понедельник–четверг: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00)‚ Пятница: 09:00–16:45 (перерыв 13:00–14:00). Требуется предварительная запись через сайт или по телефону.

Государственные архивы субъектов РФ (Пример: ГАРО / Мосгорархив)

Контакты конкретного госархива‚ в который сдаются дела‚ ищутся на сайте Росархива (Реестр архивов) или на портале «Госуслуги» (услуга «Прием архивных документов на государственное хранение»).

Портал Госуслуг (услуга приема в госархив): gosuslugi.ru (раздел «Документы и данные» -> «Архивные документы»)
Единый портал архивных документов (поиск архива): archives.gov.ru

Профессиональные информационно-правовые системы (Платные‚ но с демо-доступом и образцами)

КонсультантПлюс: consultant.ru — Формы: «Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (Приложение 35)»‚ «Акт приема-передачи дел во внутренний архив»‚ образцы приказов‚ номенклатур.
Гарант: garant.ru — Аналогичный функционал‚ судебная практика по архивным спорам.
Кодекс: kodeks.ru

Профильные журналы и сообщества (Бесплатные материалы‚ форумы)

Журнал «Делопроизводство и архивное дело»: delpro.ru — Статьи‚ образцы документов‚ ответы экспертов.
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»: secretary.ru
Сайт Бухгалтерия.ру (раздел Архивное дело): buhgalteria.ru

Личный кабинет (Электронное взаимодействие)

Для работы с государственными архивами и Росархивом используется ЕСИА (Госуслуги):

ЕСИА / Госуслуги (Личный кабинет организации): Подача заявления на прием документов в госархив‚ отслеживание статуса‚ получение акта в электронном виде (если архив поддерживает ЭДО).
АИС «Архив.РФ» / Региональные АИС: Некоторые регионы внедряют автоматизированные информационные системы для учета документов и электронного документооборота с архивами (доступ через личный кабинет на сайте госархива).
ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ Контур.Экстерн): Для внутреннего документооборота акта приема-передачи в архив можно оформить в ЭДО с использованием ЭЦП‚ что приравнивает его к бумажному оригиналу (согласно ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи» и внутреннему регламенту ЭДО компании).

Отделы и структура (Кто за что отвечает в организации)

Взаимодействие при составлении акта строится между следующими единицами:

Подразделение / Роль	Функции в процессе приема-передачи
Структурные подразделения (Создатели документов)	Формируют дела‚ составляют описи‚ обеспечивают физическое состояние дел‚ подписывают акт как «Отдающая сторона».
Отдел делопроизводства / Канцелярия / Секретариат	Координируют процесс сдачи‚ выдают приказ о сдаче‚ контролируют сроки‚ часто выступают посредником между подразделениями и архивом.
Архив организации / Архивист	Принимает дела (Проверка‚ Подписание акта как «Принимающая сторона»)‚ размещение‚ учет (Книга 1-А)‚ хранение экземпляра акта.
Комиссия по приему дел (при необходимости)	Создается приказом директора для массовой приемки (конец года‚ реорганизация). Состав: архивист (председатель)‚ представители юристов‚ бухгалтерии‚ секретариата‚ ИТ (для эл. документов).
Руководитель организации (Директор)	Утверждает номенклатуру‚ форму акта‚ приказ о сдаче‚ подписывает акт при передаче в госархив.

Руководство (Ключевые лица для подписания и утверждения)

Генеральный директор / Руководитель организации: Утверждает форму акта (внутреннюю)‚ номенклатуру дел‚ приказ о сдаче. Подписывает акт при передаче в госархив.
Начальник отдела делопроизводства / Главный архивист: Ответственный за организацию процесса‚ разработку бланка акта‚ контроль за сроками сдачи.
Архивист организации: Прямой исполнитель приемки‚ проверки‚ подписания акта со стороны архива.
Руководители структурных подразделений: Подписывают акт со стороны отдающей стороны‚ несут ответственность за достоверность перечня сдаваемых дел.

Отзывы и экспертные мнения (Резюме практики)

Эксперт «КонсультантПлюс»: «Наиболее частая ошибка — попытка сдать в архив документы‚ не оформленные в дела. Акт приема-передачи подписывается только на опись дел. Нет описи — нет акта. Архивист имеет полное право отказать в приемке».

Практик-архивист (форум Delpro.ru): «Не копируйте бланк акта из интернета 2015 года. Проверяйте актуальность реквизитов: изменились формы обложек дел (Приказ Росархива № 189)‚ изменились типовые сроки хранения. В акте обязательно пропишите ссылку на актуальную Номенклатуру текущего года»;

Судебная практика (Обзор Арбитражного суда): «Отсутствие акта приема-передачи дел в архив при ликвидации юрлица является основанием для отказа в исключении из ЕГРЮЛ (п. 2 ст. 23 Закона № 129-ФЗ) и привлечения к субсидиарной ответственности директора по долгам компании‚ если документы для проверки налоговой недоступны».

HR-специалист (отзыв на Бухгалтерия.ру): «Для кадровых документов (личные дела‚ заказные списки) акты храним 75 лет. Внедрили ЭДО для внутренних актов — ускорило процесс в 3 раза‚ подписи ставим за 5 минут со своих мест‚ не бегая по кабинетам».

Скачать бланки и образцы (Ссылки на актуальные файлы 2025-2026)

Примечание: Прямые ссылки на скачивание .doc файлов не могут быть гарантированы как постоянные. Используйте поиск по названиям на сайтах КонсультантПлюс‚ Гарант‚ Росархив или профильных порталах.

Бланк Акта приема-передачи дел во внутренний архив (типовый‚ редактируемый .doc): Поиск по запросу «Форма акта приема-передачи дел в архив организации образец 2025». Рекомендуется взять за основу форму из Методических рекомендаций Росархива и адаптировать под свою номенклатуру.
Приложение № 35 (Госархив) — Официальная форма .xls/.doc: Доступна на сайте rosarchiv.gov.ru в разделе «Методические рекомендации по приему документов в госархивы» или в системах КонсультантПлюс/Гарант (бесплатно в демо-версии).
Опись дел (Форма 0404108 / своя форма): Обязательное приложение к акту.
Приказ о сдаче дел в архив (образец): Основание для проведения процедуры.

Чек-лист: Готовность к подписанию акта (Самопроверка перед сдачей)

Все дела сформированы по номенклатуре текущего года;
Заголовки дел в описи и на обложках идентичны.
Листы в делах пронумерованы сквозно‚ переплет надежный‚ обложки заполнены (ф. 0404106/107).
Сроки хранения в описи соответствуют Приказу Росархива № 189/236 и номенклатуре.
Составлена Опись сдаваемых дел (в 2-х экз. для внутреннего архива‚ 3-х — для госархива).
Подготовлен бланк Акта (утвержденный в организации / Приложение 35 для госархива).
Издан Приказ о сдаче дел / Назначении комиссии.
Архивист/Комиссия провели предварительный осмотр дел (нет замечаний).
Подписи стоят у отдающей и принимающей сторон‚ даты проставлены.
Экземпляр акта и описи переданы в архив‚ второй экземпляр — у отдающей стороны.
Данные внесены в Книгу учета поступления дел в архив (ф. 1-А).

Дата актуализации статьи:
Материал подготовлен на основе законодательства РФ‚ приказов Росархива‚ ГОСТов и судебной практики на указанную дату.
Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к архивисту организации или юристу.