Акт приема‑передачи (АПП) – официально оформленный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одной организации (сдатчика) к другой (приёмщику). Он является обязательным элементом процесса
организации хранения, учёта и использования архивных фондов, предусмотренного
Приказом Росархива № 24 от г. и последующими нормативными актами.
Правовая основа - Приказ Министерства культуры РФ от № 526 «Об утверждении форм
актов приема‑передачи архивных документов» (Приложение N 20, N 31). - Пункт 37.8 Приказа Росархива № 24 – порядок оформления АПП
при передаче документов на государственное хранение. - Федеральный закон «Об архивных фондах» от № 73‑ФЗ.
Структура акта приема‑передачи
актов приема‑передачи архивных документов» (Приложение N 20, N 31).
при передаче документов на государственное хранение.
Официальный акт оформляется в двух экземплярах: один остаётся в архиве‑приёмщике,
другой – у организации‑сдатчика. Основные реквизиты:
- Шапка документа – название формы (например, «Приложение N 31»), номер акта, дата.
- Сведения о сторонах – полное наименование, ИНН, ОКПО, адрес, должность
руководителя, ФИО, подпись и расшифровка подписи. - Перечень передаваемых материалов – название описи, номер описи,
количество экземпляров, количество копий, наличие особенностей (повреждения,
недостача и т.п.). - Условия передачи – тип хранения (постоянное, временное), сроки
передачи, особенности транспортировки. - Подписи и печати – подписи уполномоченных лиц обеих сторон,
печати организаций, дата подписания.
Как правильно заполнить акт
Ниже – пошаговая инструкция, основанная на рекомендациях Росархива.
- Шаг 1. Подготовка описи. Составьте опись передаваемых документов в
трёх экземплярах (оригинал + 2 копии). В описи укажите:- Наименование фонда и подразделения;
- Номера и даты создания документов;
- Кол‑во единиц и их физическое состояние.
- Шаг 2. Выбор формы. Скачайте актуальную форму из официального сайта
Росархива (Приложение N 31 или N 20). - Шаг 3. Заполнение реквизитов. Введите данные о сдатчике и приёмщике,
укажите номер и дату акта, подпишите каждую страницу. - Шаг 4. Приложения. К акту прикрепите:
- Описи в трёх экземплярах;
- Копии договоров (если передача происходит по договору дарения,
аренды и т.п.); - Акт сверки (при необходимости).
- Шаг 5. Подписание. Согласуйте акт с представителями обеих организаций,
подпишите и поставьте печати. Один экземпляр передаётся в архив,
второй – сохраняется у сдатчика.
Пример заполненного акта (в виде таблицы)
| Акт приема‑передачи № 2026‑015 от г. | |
|---|---|
| Сдатчик | ООО «ТехДок», ИНН 7701234567, г. Москва, ул. Пушкина, д.10 |
| Приёмщик | Государственный архив России, г. Москва, ул. Сретенка, д.8 |
| Наименование документа | Опись № 12/2026 «Документы по проекту «Альфа» |
| Кол‑во единиц | 150 шт. |
| Особенности | 5 документов с небольшими повреждениями обложки (отмечены в описи) |
| Условия хранения | Постоянное хранение, помещение № 3, стеллаж 5‑B |
| Подпись руководителя сдатчика | ____________________ / Иванов И.И. |
| Подпись руководителя приёмщика | ____________________ / Петров П.П. |
| Печать организации‑сдатчика Печать архива‑приёмщика | |
Куда сдавать акт и документы
После подписания акт и все сопутствующие документы передаются в архив‑приёмщик
по одному из следующих способов:
- Лично в отдел приёма‑передачи (по адресу, указанному в контактах ниже);
- Курьерской доставкой с обязательным подтверждением получения;
- Электронно через Личный кабинет
(скан‑копии, подписи заверены электронной подписью).
Контакты для обращений
Все вопросы, связанные с оформлением и сдачей актов приема‑передачи, можно
задать по следующим каналам.
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://rosarch.gov.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон отдела приёма‑передачи | +7 (495) -65‑43‑21 (пн‑пт, 09:00‑18:00) |
| Электронный адрес | archive@rosarch.gov.ru |
| Личный кабинет | https://personal.rosarch;gov.ru – загрузка актов, отслеживание статуса |
| Личный приём (по записи) | +7 (495) -65‑43‑22, e‑mail: reception@rosarch.gov.ru |
| График приёма | Пн‑Пт: 10:00‑12:00 и 14:00‑16:00 (по предварительной записи) |
| Отделы |
|
| Руководство |
|
| Отзывы |
|
Часто задаваемые вопросы (FAQ) Нужен ли акт, если передаю документы в муниципальный архив?
Да. По пункту 37.8 Приказа Росархива акт обязателен как при передаче в
государственный, так и в муниципальный архив.
Можно ли оформить акт в электронном виде?
Да. С 2024 года Росархив принимает сканы актов, подписанные электронной
подписью, через Личный кабинет. Оригиналы хранятся в архиве‑приёмщике.
Сколько времени занимает процесс приёма‑передачи?
От момента подачи полного пакета документов до получения подтверждения о
приёме обычно 5‑10 рабочих дней. При наличии особых условий (например,
требуется цифровая конвертация) срок может быть продлён.
Акт приема‑передачи – ключевой документ, гарантирующий юридическую
правильность передачи архивных материалов. Правильное оформление согласно
утверждённым формам (Приложения N 20, N 31) и своевременное взаимодействие с
архивными службами позволяют избежать задержек и проблем с учётом. При
возникновении вопросов используйте указанные выше контакты – официальные
каналы гарантируют быстрый и компетентный ответ.
Дата публикации: г. | Автор: справочная служба Государственного архива России