Акт приема‑передачи в архив – официальное документальное подтверждение того, что определённый набор документов (бумажных или электронных) передан в архив для постоянного или временного хранения․ Оформление акта регулируется нормативными актами РФ и является обязательным условием для признания документов архивными․
Что такое акт приема в архив?
Акт – это письменный документ, фиксирующий:
- наименование и количество передаваемых документов;
- их состояние (полнота, сохранность, наличие дефектов);
- инвентарь и оборудование, входящее в состав архива (при смене руководителя);
- подписи всех участников передачи (передающая сторона, принимающая сторона, члены комиссии и её председатель) с расшифровкой подписей․
Документ составляется в двух экземплярах: один остаётся в архиве, второй – у передающей организации (или в ОИК)․
Нормативно‑правовая база
- Приказ Росархива № 24 от «Об утверждении формы акта приема‑передачи документов на хранение» (п․ 37․8)․
- Приказ Министерства культуры РФ № 526 от «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов на постоянное хранение» (Приложение 35)․
- Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 33‑34)․
- ГОСТ 7․0․97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивные документы․ Общие требования»․
Когда и кому нужен акт?
Акт требуется в следующих ситуациях:
- Передача дел при смене руководителя архива;
- Сдача документов в государственный архив (постоянное хранение);
- Внутреннее перемещение дел между подразделениями организации;
- Реорганизация, ликвидация или слияние юридических лиц;
- Передача архивных материалов в аренду или на хранение в сторонние организации․
Состав и структура акта
Стандартный акт состоит из следующих разделов (см․ Приложение 35 к Приказу Минкультуры)․
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование архива, реквизиты организации‑передатчика, дата составления․ |
| Сведения о передаваемых документах | Название, номер описи, количество экземпляров, количество копий, срок хранения․ |
| Характеристика состояния | Общее состояние, наличие повреждений, оценка сохранности․ |
| Инвентарь и оборудование (при необходимости) | Перечень техники, мебели, средств хранения, передаваемых вместе с документами․ |
| Подписи сторон | Подписи передающего, принимающего, членов комиссии, председателя комиссии + расшифровка․ |
| Печати и штампы | Гербовая печать архива, печать организации‑передатчика․ |
Пошаговая инструкция по оформлению акта
- Подготовка перечня документов – составьте опись (название, номер, количество)․ При необходимости укажите количество копий для государственного архива․
- Оценка состояния – проведите осмотр, зафиксируйте дефекты, отметьте наличие страхового фонда․
- Сбор комиссии – назначьте минимум три члена комиссии, включая её председателя (по требованиям Приказа Росархива)․
- Заполнение формы – используйте утверждённый бланк (см․ раздел 6)․ Заполняйте все поля без пропусков․
- Подписание – каждый участник подписывает акт, указывая полные ФИО и должность․ Расшифровка подписей обязательна․
- Ставка печати – поставьте печати организации‑передатчика и архива․
- Создание двух экземпляров – один оставьте в архиве, второй передайте в подразделение, откуда шла передача․
- Регистрация в журнале приёма‑передачи – внесите запись в соответствующий журнал (бумажный или электронный)․
Образцы и бланки
Ниже представлены ссылки на актуальные формы (2026 г․) – все документы можно скачать бесплатно․
- Бланк акта приема‑передачи документов на постоянное хранение (Word)
- Форма акта в MS‑Excel (Приложение 35)
- PDF‑шаблон с инструкциями по заполнению
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужен ли акт, если передаю только электронные документы?
Да․ При передаче электронных архивных материалов в государственный архив также оформляется акт, в котором указываются форматы файлов, контрольные суммы и способ их хранения․
Можно ли оформить акт без комиссии?
По законодательству акт должен быть подписан уполномоченными членами комиссии․ Исключения допускаются только в случае экстренной передачи в рамках судебного решения․
Сколько времени хранится акт в архиве?
Акт хранится вместе с передаваемыми документами в течение всего срока их архивного хранения (обычно бессрочно)․
Кому обращаться за разъяснениями по заполнению?
По всем вопросам можно писать в службу поддержки архивов (см․ раздел 8)․
Контакты для обращений
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www․gosarchiv․ru |
| Горячая линия | 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно) |
| Номера телефонов |
|
| Электронный адрес | info@gosarchiv․ru |
| Личный кабинет (ЭДО) | https://edoc․gosarchiv․ru/login |
| Личный приём (по записи) | Записаться можно через форму «Записаться на приём» |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 14:00) |
| Отделы |
|
| Руководство | Директор архива: Иванов А․ В․ Заместитель директора: Петрова Е․ С․ |
| Отзывы |
|
Важно: При оформлении акта убедитесь, что все подписи выполнены чернильным или подписью в электронном виде, а печати – оригинальные․ Наличие полного комплекта документов ускорит процесс регистрации в архиве․
Соблюдая указанные правила и используя готовые шаблоны, вы сможете быстро и без ошибок оформить акт приема‑передачи в архив, тем самым гарантируя законность и надёжность хранения ваших документов․