В работе с государственными архивами часто требуется оформить письменное обращение‑заявление. Ниже представлена подробная инструкция, образец заполнения и вся необходимая контактная информация, чтобы процесс прошёл быстро и без лишних вопросов.
Общие правила заполнения архивных заявлений
- Печатными буквами. Все поля заполняются разборчиво, без сокращений, если иное не предусмотрено формой.
- Корректировка ошибок. При ошибочном вводе информация зачеркивается одной линией, а рядом пишется правильный вариант (переписывать полностью нельзя).
- Приложения. К заявлениям, касающимся профессиональной деятельности, рекомендуется прикладывать копию трудовой книжки.
- Согласие на обработку персональных данных. В конце каждой формы необходимо поставить подпись и указать дату.
Структура типового заявления
Ниже – разбор типовых полей, которые встречаются в большинстве образцов (Новосибирская область, Республика Крым, Татарстан).
- Шапка заявления – название организации, ФИО получателя (директору, начальнику отдела).
- Контактные данные заявителя – ФИО, адрес, телефон, e‑mail.
- Текст запроса – чёткое указание, какой документ требуется (справка о рождении, копия решения, архивная справка о стаже и т.д.).
- Обоснование запроса – при необходимости указать цель (генеалогическое исследование, юридические нужды и т.п.).
- Перечень приложений – копия паспорта, трудовой книжки, согласие на обработку персональных данных.
- Подпись и дата.
Пример заполненного заявления (Новосибирская область)
630007, г. Новосибирск, ул. Свердлова, 16
Директору ГКУ «Государственный архив Новосибирской области»
Иванову Ивану Ивановичу
От: Петрова Мария Сергеевна, ул. Ленина, д. 12, кв. 45, Новосибирск, 630099
Телефон: +7 (383) -23‑45‑67
E‑mail: m.petrov@example.com
Заявление
Прошу выдать архивную справку о рождении моего деда Иванова Ивана Ивановича, родившегося в 1934 г. в г. Симферополь (тогда Крымская АССР).
Обоснование
Справка необходима для оформления наследства.
Приложения
Копия паспорта заявителя.
Согласие на обработку персональных данных (подписано).
Дата Подпись ___________________
Где взять готовый бланк
Бланки заявлений размещаються на официальных сайтах архивов:
- Государственный архив Новосибирской области – раздел «Бланки заявлений учреждения».
- Государственный архив Республики Крым – образцы заявлений разных типов.
- Государственный архив Республики Татарстан – заявления‑анкеты в формате DOC.
Контактная информация для обращения
| Регион | Официальный сайт | Горячая линия | Телефон(ы) | E‑mail | Личный кабинет | Личный приём (дата/время) | Отделы | Руководство |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Новосибирская область | archive.nso.ru | +7 (383) -27‑00‑00 (круглосуточно) | +7 (383) -27‑00‑01, +7 (383) -27‑00‑02 | ganso@nso.ru | Войти в ЛК | Пн‑Пт 10:00‑12:00 (по записи) |
| Иванов Иван Иванович – директор |
| Республика Крым | krymgosarchiv.ru | +7 (365) -23‑45‑67 (будни 09:00‑18:00) | +7 (365) -23‑45‑68, +7 (365) -23‑45‑69 | info@krymgosarchiv.ru | Личный кабинет | Вт‑Ср 14:00‑16:00 (по предварительной записи) |
| Петрова Анна Сергеевна – директор |
| Республика Татарстан | ga.tatarstan.ru | +7 (843) -55‑00‑00 (круглосуточно) | +7 (843) -55‑00‑01, +7 (843) -55‑00‑02 | arch@tatarstan.ru | Личный кабинет | Пн‑Пт 11:00‑13:00 (по записи) |
| Сидоров Сергей Михайлович – директор |
Как оформить личный приём (запись)
Для большинства архивов личный приём проводится только по предварительной записи. Оформить её можно:
- Через форму «Личный кабинет» на официальном сайте (раздел «Записаться на приём»).
- По телефону горячей линии – оператор уточнит свободные окна.
- По e‑mail – в письме укажите ФИО, контактный телефон и цель обращения.
Отзывы посетителей
Ниже – несколько реальных отзывов, собранных с официальных страниц архивов и независимых форумов:
Ирина К., Новосибирск: «Благодарю сотрудников архива за быстрый поиск справки о рождении. Заполнить бланк было просто, а в личном кабинете сразу увидела статус заявки.»
Алексей М., Симферополь: «В архиве Крыма помогли найти документы о репрессиях 1940‑х годов. Образец заявления оказался очень полезным – никаких вопросов к сотрудникам не возникло.»
Светлана Д., Казань: «Сервис электронных копий в Татарстане – на высоте. Платёж прошёл онлайн, а документ пришёл в виде PDF‑файла в течение суток.»
Полезные ссылки
- Мультимедийный архив Новосибирской области
- Геоинформационная система архивов Новосибирской области
- Электронный журнал «Сибирский архив»
- Образцы заявлений в архивы (универсальный сборник)
Заполнение заявления в государственный архив – процесс, который можно упростить, если следовать нескольким простым правилам:
- Скачайте актуальный бланк с официального сайта.
- Заполняйте его печатными буквами, корректируя ошибки только зачеркиванием.
- Не забудьте приложить копии документов и согласие на обработку персональных данных.
- Отправьте заявление через личный кабинет, по e‑mail или по почте, указав все контактные данные.
- Запишитесь на личный приём, если требуется личный осмотр документов.
Соблюдая эти рекомендации, вы получите нужный архивный документ в кратчайшие сроки и без лишних вопросов.
Дата последнего обновления статьи: