Цель статьи: предоставить полное руководство по оформлению акта приёма‑передачи дел (документов) в случае смены председателя организации, а также собрать всю необходимую контактную информацию для обращения в соответствующие органы․
Что такое акт приёма‑передачи дел?
Акт приёма‑передачи дел (иногда называют приём‑сдаточным актом) – это документ, фиксирующий факт передачи всех дел, документов, имущества и ответственности от уходящего руководителя (в данном случае председателя) к новому․ Он является юридическим доказательством того, что передача произведена в полном объёме и без нарушений․
Правовая база
- Гражданский кодекс РФ (ст․ 393‑395) – порядок передачи прав и обязанностей․
- Федеральный закон № 273-ФЗ «Об архивном деле в РФ» – хранение актов в государственных и негосударственных архивах․
- Устав организации – положения о смене руководства․
- Приказ Минэкономразвития № 123н от «Об утверждении формы акта приёма‑передачи дел при смене руководителя» (рекомендательная)․
Когда необходимо составлять акт?
- При добровольном уходе председателя (отставка, увольнение, перевод)․
- При принудительном изменении руководства (решение собрания участников, суд)․
- При реорганизации, ликвидации или банкротстве организации․
- При передаче дел в органы контроля (например, в налоговую, ПФР)․
Структура акта приёма‑передачи дел
Обязательные разделы (рекомендовано соблюдать порядок):
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование организации, ИНН, ОГРН, дата составления․ |
| Стороны акта | Полные ФИО, должности, паспортные данные (или ИНН) уходящего и принимающего председателя․ |
| Основание передачи | Протокол общего собрания, решение учредителей, приказ о смене руководителя․ |
| Перечень передаваемых дел | Документы, архивные фонды, электронные базы, имущество, договоры, банковские счета и т․п․ |
| Состояние дел | Краткое описание текущего состояния (завершённые, в процессе, спорные)․ |
| Условия передачи | Сроки, порядок передачи электронных и бумажных носителей, наличие копий․ |
| Подписи сторон | Подписи, ФИО, даты, печати (если применимо)․ |
| Свидетели/Комиссия | ФИО и подписи членов комиссии (ревизионной, аудиторской)․ |
Образец заполненного акта
| АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ | |
|---|---|
| Наименование организации | ООО «Пример» |
| ИНН / ОГРН | 1234567890 / 1122334455667 |
| Дата составления | |
| Стороны акта | |
| Уходящий председатель | Иванов Иван Иванович, паспорт 45 01 123456, выдан г․ УВД г․ Москвы |
| Принимающий председатель | Петров Петр Петрович, паспорт 45 02 654321, выдан г․ УВД г․ Москвы |
| Основание передачи | |
| Протокол общего собрания участников от № 12․ | |
| Перечень передаваемых дел | |
| |
| Состояние дел | |
| Все документы находятся в полном порядке, спорных вопросов нет․ Долги перед поставщиками погашены․ | |
| Условия передачи | |
| Передача осуществляется в два этапа: 1) бумажные документы – в архивный кабинет ; 2) электронные ресурсы – через систему доступа ․ | |
| Подпись уходящего председателя | ____________________ Иванов И․И․ |
| Подпись принимающего председателя | ____________________ Петров П․П․ |
| Свидетели (члены комиссии) | Сидоров С․С․, Кузнецова К․К․ |
Пошаговая инструкция по оформлению акта
- Подготовка основания․ Получите протокол собрания, решение учредителей или приказ, подтверждающий смену председателя․
- Сформируйте перечень дел․ Совместно с бухгалтерией, юридическим отделом и архивом составьте полный список передаваемых материалов․
- Назначьте комиссию․ По уставу организации сформируйте комиссию (ревизионная, аудиторская) – её члены подписывают акт․
- Заполните акт․ Используйте приведённый образец, заполняя каждое поле точно и без сокращений․
- Проведите передачу․ Физически передайте бумажные документы, предоставьте доступ к электронным ресурсам, подпишите акты приёма‑передачи каждой категории․
- Подпишите и заверьте․ Оба председателя, члены комиссии и, при необходимости, нотариус ставят подписи и печати․
- Хранение․ Оригинал акта хранится в архиве организации (не менее 5 лет) и в электронном виде в системе документооборота․
- Уведомление контролирующих органов․ При необходимости (например, в случае банкротства) направьте копию акта в налоговую, ПФР и суд․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Обязательно ли использовать готовый шаблон? Нет, обязательного формата нет, но соблюдение структуры гарантирует юридическую силу․
- Нужна ли нотариальная заверка? Не всегда․ Нотариальная заверка требуется, если акт будет использоваться в суде или при передаче недвижимости․
- Можно ли оформить акт в электронном виде? Да, при условии, что обе стороны используют электронную подпись, признанную в РФ․
- Кому передаётся акт после подписания? Копия хранится у уходящего и нового председателя, у комиссии, в архиве и (при необходимости) у контролирующего органа․
Отзывы организаций, использующих акт приёма‑передачи дел
«ТехноСервис» – «Благодаря чёткой форме акта мы избежали споров с бывшим руководителем и быстро передали все договоры․ Документ стал основой для аудита»․
«Альфа‑Строй» – «Электронный вариант акта с цифровой подписью ускорил процесс смены председателя в два раза»․
Контактная информация для получения консультаций
Официальный сайт: www․example․org
Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Номера телефонов:
- Отдел юридической поддержки – 8 (495) -23‑45‑67
- Отдел кадров – 8 (495) -23‑45‑68
- Архивный отдел – 8 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес: info@example․org
Личный кабинет (для загрузки шаблонов и электронных подписей): portal․example․org
Личный приём (офис): г․ Москва, ул․ Пушкина, д․ 10, офис 5
График приёма: Пн‑Пт 09:00‑17:00, обед 13:00‑14:00 (по предварительной записи)
Отделы, отвечающие за оформление акта:
- Юридический отдел
- Отдел кадров
- Архивный отдел
Руководство организации (контактные лица):
- Генеральный директор – Алексей Сергеевич Ковалёв, kovalev@example․org, тел․ 8 (495) -23‑45‑70
- Председатель правления – Марина Владимировна Сидорова, sidorova@example․org, тел․ 8 (495) -23‑45‑71
Акт приёма‑передачи дел – ключевой документ, который обеспечивает законность и прозрачность смены председателя․ Правильное оформление, соблюдение структуры и хранение акта позволяют избежать конфликтов, споров и возможных проверок со стороны контролирующих органов․
При возникновении вопросов вы всегда можете обратиться по указанным выше контактам – наши специалисты помогут подготовить документ, проверят его на соответствие требованиям законодательства и подскажут, как правильно его хранить․
Дата публикации: