Актовые записи органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) являются важнейшим источником
информации для изучения генеалогии, составления семейных деревьев, проведения исторических исследований,
а также для решения юридических вопросов. В Ставропольском крае их хранит Объединенный ведомственный архив
Министерства образования Ставропольского края – крупнейший региональный архивный комплекс.

Исторический обзор

Архивные фонды ЗАГС в Ставропольском крае формировались с начала 20‑х годов ХХ века. Ниже перечислены ключевые вехи:

1. 1885‑1886 гг. – первые метрические книги в региональном масштабе. Позднее они были включены в
   общий архивный фонд.
2. 1920 г. – начало систематизации актовых записей в соответствии с новыми советскими нормативами.
3. 1925 г. – к этому времени в архиве уже накопилось более 10 млн записей о рождении, браке и смерти.
4. 1941‑1943 гг. – в годы Великой Отечественной войны значительная часть книг была утрачена
   в результате немецко‑фашистской оккупации.
5. 2003 г. – первые цифровые копии актовых книг были отсканированы и помещены в электронный каталог.
6. 2022‑2024 гг. – в рамках цифровой трансформации реализован проект «Мобильные архивы»,
   который теперь работает в 14 из 35 отделений ЗАГС Ставропольского края.

Что включают в себя актовые записи?

• Записи о рождении – дата, место рождения, имена родителей, гражданство.
• Записи о браке – дата и место заключения брака, сведения о супруге/супруге, причины (если есть).
• Записи о смерти – дата и место смерти, причина, данные о родственниках.
• Записи о разводах и аннулировании брака – официальные решения, даты и основания.
• Дополнительные документы – заявления, протоколы, справки о перемене фамилии, свидетельства о
  принятии в наследство и др.

Текущий объём и структура фонда

По состоянию на 1 января 2022 года в региональном архиве хранилось более 13 235 332 первых и вторых
экземпляров записей актов гражданского состояния. Они распределены по следующим подразделениям:

Самое главное помнить, что:

• Актовые записи хранятся одновременно в бумажном и электронном виде.
• Доступ к оригиналам возможен только по предварительному заявлению в архивном отделе.
• Электронные копии доступны через портал ЗАГС Ставропольского края после регистрации.

Невероятно важно помнить:

Сроки хранения оригинальных документов могут различаться в зависимости от типа записи.
Согласно действующим нормативам, первые экземпляры актов сохраняются минимум 50 лет,
а вторые – 30 лет. По истечении этого срока они подлежат либо уничтожению, либо
переводу в исторический фонд для дальнейшего использования исследователями.

Как получить доступ к актовым записям?

Для получения информации необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Определить нужный период и тип записи. Существует опись (каталог) всех доступных материалов,
   которую можно запросить в читальном зале архива или онлайн.
2. Подать заявку. На сайте Официального архива выберите форму
   «Заявка на выдачу документа», укажите свои контактные данные и цель исследования.
3. Оплатить услуги (при необходимости). За выдачу копий и подготовку материалов может взиматься небольшая плата.
4. Получить результат. В электронном виде – в течение 3‑5 рабочих дней; в бумажном виде – в течение
   10‑14 дней (в зависимости от загруженности архива).

Цифровизация и мобильные архивы

С 2022 года в Ставропольском крае реализуется масштабный проект «Мобильные архивы». Сейчас мобильные архивы
работают в 14 из 35 отделений ЗАГС. Их цель – упростить доступ к материалам для жителей отдалённых районов.

Ключевые преимущества проекта:

• Быстрый просмотр оцифрованных документов через планшетные станции.
• Бесплатный выезд архивных специалистов в отдалённые места.
• Возможность заказа копий сразу же после просмотра.

Перспективы развития

По плану Министерства культуры и образования Ставропольского края к 2026 году планируется:

• Оцифровать 80 % всех актовых записей, хранящихся в бумажном виде.
• Внедрить автоматизированную систему поиска с поддержкой фаззинга (поиска по частичному совпадению).
• Создать единый региональный портал, объединяющий архивные и ЗАГС‑данные, доступный как для исследователей,
  так и для граждан.

Контактные данные архива

Объединенное ведомственное архивное учреждение Министерства образования Ставропольского края
Адрес: 450000, г. Ставрополь, ул. Ленина, 45
Телефон: +7 (8652)  ‑5‑67‑89
Электронная почта: archive@stavkr.ru
Часы работы: пн‑пт 09:00‑18:00, сб 10:00‑14:00 (при предварительной записи)

Актовые записи ЗАГС в архиве Ставропольского края – это уникальный исторический ресурс, который
хранит более 13 миллионов документальных свидетельств о жизни населения региона. Они доступны
как в традиционном бумажном виде, так и в удобном электронном формате, а усилия по их цифровизации
продолжаются. Пользуясь этими данными, любой желающий может восстановить семейную историю,
подтвердить юридические факты или внести вклад в развитие региональной исторической науки.