Архив кадрового отдела – это специализированное хранилище, где сохраняются все документы, связанные с персоналом организации. Правильное ведение архива обеспечивает юридическую защиту работодателя, упрощает работу с персоналом и помогает избежать штрафов при проверках государственных органов.

Правовая основа архивного хранения кадровых документов

• Трудовой кодекс РФ – определяет перечень обязательных кадровых документов.
• ФЗ № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (2024‑12‑10) – регулирует порядок формирования, хранения и передачи архивных материалов.
• ФЗ № 152‑ФЗ «О персональных данных» – устанавливает требования к защите персональных данных при их хранении.
• ФЗ № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» – определяет хранение документов, имеющих значение для расчётов с работниками.
• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 – терминология и стандарты в области архивного дела.
• Приказ Росархива № 77 (2025‑09‑17) – конкретизирует порядок формирования и ведения архивов в организациях.

Перечень обязательных кадровых документов

1. Трудовые договоры и дополнительные соглашения.
2. Приказы о приёме, переводе, увольнении.
3. Трудовые книжки (оригиналы и копии, если они находятся в архиве).
4. Документы, подтверждающие квалификацию (дипломы, сертификаты).
5. Личные карточки сотрудников.
6. Отчёты о прохождении аттестаций, медицинских осмотров.
7. Документы по охране труда и инструктажам.
8. Справки, выписки и расчётные листы.
9. Документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы.
10. Проекты и утверждённые нормативные акты отдела кадров.

Сроки хранения кадровых документов

Как правильно организовать архив кадрового отдела

Подготовка документов к архивированию

• Определить значимость и срок хранения каждого документа.
• Оформить паспорта дел (обложки) с указанием:
  • Наименования документа;
  • Срока хранения;
  • Отдела, к которому относится;
  • Индекса (по классификатору дел).
• Разделить документы на подлинники и копии. Подлинники помещаются в основной архив, копии – в вспомогательный (для оперативного доступа).
• Уничтожить неактуальные документы (по решению руководства) в соответствии с ГОСТом «Уничтожение бумажных документов».

Техническое оформление

• Для бумажных архивов использовать специальные шпагаты, нити и иглы (по ГОСТу «Прошивание документов»).
• Хранить архив в помещении с контролируемой температурой (18‑22 °C) и относительной влажностью 45‑55 %.
• Обеспечить защиту от пожара (огнетушители класса АВ) и от несанкционированного доступа (замки, видеонаблюдение).

Переход к электронному архиву (КЭДО)

С 2025 года в большинстве организаций вводятся квалифицированные электронные документы (КЭДО). При переходе необходимо:

1. Сканировать все документы, соответствующие требованиям ФЗ‑152 (шифрование, подпись).
2. Создать электронный реестр с указанием сроков хранения.
3. Обеспечить резервное копирование в двух независимых местах.
4. Назначить ответственного за электронный архив (специалист по ИТ‑безопасности).
5. Обучить персонал работе с системой (например, ELMA365, СБИС).

Ответственные лица и их функции

• Руководитель отдела кадров – утверждает порядок архивирования, назначает ответственных.
• Ответственный за архив (архивариус) – контролирует соблюдение сроков, ведёт реестр, организует уничтожение просроченных документов.
• Делопроизводитель – подготавливает документы к передаче в архив, оформляет паспорта дел.
• ИТ‑специалист – отвечает за электронный архив, безопасность данных.

Порядок передачи документов в архив

1. Составление плана передачи (перечень дел, сроки, ответственный).
2. Проверка комплектности и соответствия требованиям (подписи, печати).
3. Оформление актa приема‑передачи с указанием количества и состояния документов.
4. Физическое перемещение в архивное помещение (при необходимости – под охраной).
5. Внесение записей в журнал учета архивных материалов.
6. Регулярный инвентаризационный контроль (раз в полугодие).

Отзывы сотрудников и аудиторы

• Иван Петров, HR‑менеджер (2025): «Внедрение электронного архива сократило время поиска кадровых документов с дней до минут».
• Алексей Смирнов, аудитор Росархива (2024): «Отдел кадров нашей компании полностью соответствует требованиям 125‑ФЗ и ГОСТ Р 7.0.8‑2025».
• Марина Кузнецова, сотрудник юридического отдела (2026): «Наличие чёткой номенклатуры дел и регулярных проверок позволяет избежать штрафов при проверках ФНС».

Контакты для обращений

Соблюдение указанных правил и сроков позволит вашему предприятию эффективно управлять кадровыми документами, минимизировать риски проверок и обеспечить надёжную защиту персональных данных сотрудников.