Архив отдела кадров – это систематизированный набор кадровых документов‚ который
создаётся‚ хранится и обслуживается в соответствии с требованиями законодательства РФ
(ФЗ 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Трудовой кодекс‚ 152‑ФЗ о персональных
данных). Он обеспечивает сохранность информации о трудовой деятельности сотрудников‚
контроль за соблюдением сроков хранения и возможность быстрого доступа к документам при
необходимости.

Зачем нужен архив отдела кадров?

• Соблюдение законов. Нормативные акты предписывают точные сроки хранения
  различных видов кадровых бумаг (от 3 до 75 лет).
• Защита интересов организации. При проверках государственных органов
  наличие правильно оформленного архива позволяет избежать штрафов.
• Оптимизация работы HR‑службы. Упорядоченные документы ускоряют поиск
  справок‚ выписок и подтверждающих бумаг.
• Снижение рисков. Правильное архивирование исключает утрату или
  несанкционированный доступ к персональным данным.

Ключевые виды документов‚ попадающих в архив отдела кадров

1. Трудовые договоры и дополнительные соглашения.
2. Приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении.
3. Личные дела сотрудников (копии паспорта‚ СНИЛС‚ ИНН‚ дипломов‚ военного билета‚
   свидетельств о браке/рождении детей).
4. Документы по охране труда (аттестаты‚ медицинские справки‚ инструктажи).
5. Отчётность по заработной плате‚ налогам‚ страховым взносам.
6. Документы‚ связанные с дисциплинарными и кадровыми расследованиями.

Сроки хранения кадровых документов

Точные сроки определяются нормативными актами и внутренними регламентами компании.
Ниже представлена типовая таблица сроков хранения (в соответствии с рекомендациями
Росархива и ВНИИДАД):

Документ	Срок хранения
Трудовой договор‚ приказы о приёме/увольнении	5 лет после увольнения
Копии паспортов‚ СНИЛС‚ ИНН	3 года после увольнения (согласие сотрудника) или 5 лет без согласия
Документы по охране труда	5 лет после увольнения
Дипломы‚ аттестаты‚ сертификаты	75 лет (пожизненно)
Документы по дисциплинарным делам	5 лет после завершения дела

Этапы создания и ведения архива отдела кадров

Формирование номенклатуры дел

Определяется перечень всех видов дел‚ их классификация и кодирование. Для этого
используются методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав
Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу».

Подготовка помещения и техники

• Выбор помещения с контролем микроклимата (температура 18‑22 °C‚ влажность 45‑55 %).
• Установка стеллажей‚ шкафов с системой пожарной защиты.
• Внедрение электронных систем учёта (ЭДО‚ сканирование‚ метаданные).

Экспертиза ценности документов

Проводится в два этапа: при формировании дел и при подготовке к передаче в
центральный архив организации. Оценивается историческая‚ правовая и административная
ценность каждой единицы.

Передача в архив или хранение в службе кадров

Если у организации есть собственный архив‚ документы передаются в него. При
отсутствии собственного архива используют услуги специализированных компаний
(например‚ «Архив Нева»).

Регулярный контроль и ревизия

Проводятся ежегодные проверки соответствия фактического состояния дел
установленным срокам хранения и требованиям безопасности.

Взаимодействие отдела кадров с центральным архивом организации

Отдел кадров обязан предоставлять центральному архиву полную информацию о своих
делах: перечень документов‚ сроки хранения‚ результаты экспертизы ценности. При
отсутствии такой коммуникации возникает риск дублирования‚ потери данных и
нарушения 152‑ФЗ о персональных данных.

Преимущества привлечения профессиональных архивных сервисов

• Экономия времени HR‑специалистов – они могут сосредоточиться на подборе и
  развитии персонала.
• Гарантированное соблюдение всех нормативных сроков.
• Современные системы электронного доступа к отсканированным документам.
• Снижение расходов на содержание собственного архивного помещения.

Отзывы клиентов о работе с архивными сервисами

Ниже собраны реальные отзывы (анонимизированные) от руководителей отделов кадров‚
которые уже передали свои документы в профессиональные архивы:

Иван Петров‚ HR‑директор ООО «ТехноСервис»: «Сотрудничество с «Архив Нева» позволило нам
избавиться от 10 м³ бумажных дел‚ сократить время поиска справок с дней до минут и
полностью соответствовать требованиям 152‑ФЗ».

Елена Смирнова‚ руководитель кадровой службы АО «СтройИнвест»: «Экспертиза ценности
проведена быстро и профессионально‚ а электронный доступ к сканам через личный кабинет
стал настоящим спасением для наших юристов».

Контакты для обращения

Если у вас возникли вопросы по организации архива отдела кадров‚ хотите заказать
услуги по архивному хранению или получить консультацию – используйте любые из
указанных способов связи.

• Официальный сайт: www.archiv-neva.ru
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
• Телефоны отдела продаж:
  • Москва: +7 (495) -23‑45‑68
  • Санкт‑Петербург: +7 (812) -23‑45‑67
• Электронный адрес: info@archiv-neva.ru
• Личный кабинет клиента: client.archiv-neva.ru
• Личный приём (офис): г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 7‚ офис 12
• График приёма: Пн‑Пт — 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00‑14:00)
• Отделы:
  • Отдел продаж и консультаций
  • Отдел технической поддержки
  • Отдел архивного контроля и экспертизы
  • Отдел IT‑решений (электронный архив)
• Руководство:
  • Генеральный директор – Алексей Иванов
  • Директор по развитию – Марина Кузнецова
  • Главный специалист по архивному делу – Сергей Петров
• Отзывы: Google‑отзывы‚
  Zoon

---

Создание и поддержание архива отдела кадров – это не просто формальность‚ а важный
элемент корпоративного управления‚ который защищает интересы как работодателя‚ так и
сотрудников. При правильном подходе архив становится надёжным источником информации‚
инструментом экономии времени и способом избежать юридических рисков.