Архив заявлений – это систематизированный набор письменных обращений (заявлений‚ запросов‚ анкет)‚ поступивших в архивное учреждение от физических и юридических лиц. Такие обращения фиксируются в специальном журнале регистрации‚ хранятся в электронном виде и/или в бумажных формах‚ а также служат основанием для выдачи архивных справок‚ копий документов и иной информации.
Основные функции архива заявлений
- Учёт и контроль поступающих запросов.
- Обеспечение прозрачности работы архива.
- Сохранение исторических данных о запросах к архивным документам.
- Подготовка статистики по востребованности архивных материалов.
Виды заявлений‚ хранящихся в архиве
- Заявления о выдаче архивных справок – запросы на получение официальных справок о наличии или отсутствии документов.
- Заявления о выдаче копий архивных документов – запросы на предоставление копий (фото‚ скан) оригинальных материалов.
- Тематические запросы – запросы по определённой теме‚ событию‚ факту (например‚ генеалогические исследования).
- Заявления о предоставлении информации о стаже – запросы‚ связанные с трудовой историей граждан.
Как оформить и подать заявление
Требования к документам
Для большинства видов заявлений рекомендуется прилагать копию трудовой книжки (если заявление связано с профессиональной деятельностью). Все анкеты‑заявления должны быть заполнены на русском языке.
Образцы заявлений
На официальных сайтах архивов доступны готовые шаблоны в формате .docx. Примеры:
- Заявление для получения архивной справки.
- Заявление‑запрос о предоставлении копий документов.
- Тематический запрос (генеалогия‚ исторические исследования).
Порядок подачи
- Скачайте нужный образец заявления с сайта архива.
- Заполните его в полном объёме (ФИО‚ паспортные данные‚ цель обращения‚ перечень требуемых документов).
- Приложите необходимые копии (трудовая книжка‚ удостоверение личности и т.д.).
- Отправьте заявление одним из способов:
- Через Личный кабинет на сайте архива (рекомендовано – быстрый статус‑трекер).
- По электронной почте.
- Почтовой отправкой.
- Лично в отделе приёма граждан.
- После регистрации в журнале заявлений вам будет присвоен номер‚ по которому можно отслеживать статус.
Контактная информация для обращения в архив
Государственный архив Новосибирской области (пример)
Официальный сайт: https://archive-novosibirsk.ru
Горячая линия: 8 (383) -22‑33‑44 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов:
- Отдел выдачи справок – 8 (383) -22‑33‑45
- Отдел копий и репродукций – 8 (383) -22‑33‑46
- Отдел генеалогических исследований – 8 (383) -22‑33‑47
Электронный адрес: info@archive-novosibirsk.ru
Личный кабинет (Электронный сервис): https://cabinet.archive-novosibirsk.ru – регистрация и подача заявлений онлайн‚ просмотр статуса‚ получение электронных копий.
Личный приём (приём граждан)
Адрес: г. Новосибирск‚ ул. Советская‚ 12
График приёма:
- Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00
- Суббота: 10:00 – 14:00
- Воскресенье: выходной
Отделы архива
- Отдел исторических документов
- Отдел государственных архивов
- Отдел военных архивов
- Отдел электронного доступа и цифровых копий
- Отдел обслуживания граждан (приём заявлений)
Руководство архива
| Должность | ФИО | Контактный телефон | Электронная почта |
|---|---|---|---|
| Главный архивариус | Иванов Сергей Петрович | 8 (383) -22‑33‑48 | ivanov@archive-novosibirsk.ru |
| Заместитель главного архивариуса | Петрова Марина Владимировна | 8 (383) -22‑33‑49 | petrova@archive-novosibirsk.ru |
| Начальник отдела выдачи справок | Смирнов Алексей Николаевич | 8 (383) -22‑33‑50 | smirnov@archive-novosibirsk.ru |
Отзывы граждан
Система отзывов реализована в личном кабинете и на официальном сайте. Ниже – несколько типовых отзывов (анонимные):
- Ирина К. – «Быстро получили справку о наличии документов‚ благодарю персонал за вежливость и профессионализм».
- Алексей М. – «Сложно было найти нужный отдел‚ но после звонка в горячую линию всё прояснилось».
- ООО «ТехноСервис» – «Электронный запрос обработан в течение 3 дней‚ копии документов пришли в хорошем качестве».
Полезные рекомендации
Планируйте заранее. Оформление и выдача копий может занять от 3 до 14 рабочих дней в зависимости от объёма запроса.
Проверяйте статус онлайн. В личном кабинете есть раздел «Мои обращения»‚ где отображается текущий статус («В работе»‚ «Готово к выдаче»‚ «Отказано»).
Сохраняйте номер заявления. Он понадобится при телефонных уточнениях и в личном кабинете.
При личном приёме приходите с оригиналом паспорта и копией трудовой книжки (если требуется).
Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ воспользуйтесь горячей линией или отправьте запрос через личный кабинет. Архив заявлений – ваш надёжный способ получить достоверную информацию из государственных архивных фондов.