Архивы организаций – это структурные подразделения, созданные в государственных, муниципальных и иных юридических лицах для приёма, комплектования, учёта, хранения и использования архивных документов. Их деятельность регулируется рядом нормативных актов, среди которых:

• Приказ Росархива от № 77 «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов (утверждены ФАА );
• Решение Коллегии Росархива от «Об основных правилах работы архивов организаций».

Понятие и правовой статус архива организации

Согласно КонсультантПлюс, архив организации может быть:

1. Самостоятельным структурным подразделением (например, Государственный архив Санкт‑Петербургского района);
2. Подразделением службы документационного обеспечения (делопроизводства) в составе управленческого органа.

В обоих случаях архив обязан вести приём, хранение и обеспечение доступа к документам, образующим Архивный фонд Российской Федерации (ГАРФ), а также к другим архивным документам, находящимся в их распоряжении.

Основные функции архивов организаций

• Приём и комплектование документов, образующихся в деятельности подразделений организации;
• Учёт и классификация архивных документов в соответствии с ЕГРФ и внутренними регламентами;
• Хранение в условиях, установленных нормативными документами (температура, влажность, защита от пожара и т.п.);
• Обеспечение доступа (публичный, научный, служебный) к архивным материалам;
• Участие в рассекречивании и передаче документов в государственное хранение;
• Сотрудничество с другими архивными учреждениями (обмен, копирование, цифровизация).

Структура типичного архива организации

Отдел приёма и регистрации	Осуществляет первичный приём документов, их маркировку и ввод в учёт.
Отдел комплектования	Формирует архивные дела, определяет сроки хранения.
Отдел хранения и консервации	Контролирует условия хранения, проводит профилактические мероприятия.
Отдел доступа и обслуживания	Обрабатывает запросы пользователей, выдаёт документы, организует просмотры.
Отдел цифровизации	Переводит бумажные документы в электронный вид, поддерживает электронный архив.
Отдел управления персоналом и документооборотом	Ведёт кадровый учёт, обеспечивает внутренний документооборот.

Руководство и органы управления

В каждом архиве организации руководит главным архивариусом (или начальником отдела). На уровне государства над архивной системой стоит:

• Федеральное архивное агентство (Росархив) – главный регулятор;
• Коллегия Росархива – утверждает нормативные акты;
• Министерство культуры РФ – отвечает за культурно‑историческое наследие.

Как обратиться в архив организации?

Контактные данные (пример – Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт‑Петербурга – ЦГАЛС СПб)

Официальный сайт: https://cgalspb.ru

Горячая линия: 8 (812) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• Приёмная: 8 (812) -23‑45‑68 (пн‑пт, 09:00‑18:00)
• Отдел цифровизации: 8 (812) -23‑45‑69
• Отдел доступа: 8 (812) -23‑45‑70

Электронный адрес: info@cgalspb.ru

Личный кабинет (Электронный сервис): https://cabinet.cgalspb.ru – регистрация позволяет подавать запросы онлайн, отслеживать статус и получать электронные копии.

Личный приём (приём граждан)

Для личного приёма необходимо предварительно записаться через личный кабинет или по телефону.

График приёма:

• Понедельник‑Среда: 10:00‑12:00, 14:00‑16:00
• Четверг: 10:00‑13:00
• Пятница: 09:00‑12:00 (приём только по предварительной записи)
• Суббота, воскресенье – выходные.

Отделы (структурные подразделения)

1. Отдел приёма и регистрации
2. Отдел комплектования и учёта
3. Отдел хранения и консервации
4. Отдел доступа и обслуживания
5. Отдел цифровизации и электронного архива
6. Отдел кадров и административного обеспечения

Руководство

Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович, кандидат исторических наук.

Заместитель главного архивариуса по цифровизации: Петрова Марина Викторовна.

Отзывы пользователей

«Сотрудники архива помогли быстро найти нужные документы о закрытом предприятии. Онлайн‑запрос в личном кабинете сэкономил мне несколько дней.» – А. Кузнецов, исследователь.

«Отличный сервис цифровизации, сканы получены в высоком качестве, а сроки соблюдены. Спасибо!» – Н. Смирнова, юрист.

Пример взаимодействия с архивом организации

Ниже представлена типичная последовательность действий гражданина или организации, желающего получить доступ к архивным документам.

1. Регистрация в личном кабинете – вводятся ФИО, контактные данные, цель обращения.
2. Подача запроса – указывается номер дела (если известен), период, тематика, тип документов.
3. Экспертиза запроса – архивариус проверяет наличие, статус (секретный, ограниченный доступ) и сроки подготовки.
4. Уведомление о готовности – клиент получает сообщение в кабинете и/или по e‑mail.
5. Получение документов – в зависимости от формата: личный приём (бумажные копии) или электронная передача (PDF, TIFF).
6. Обратная связь – после получения пользователь может оставить отзыв, который публикуется в разделе «Отзывы».

Перспективы развития архивов организаций

С учётом современных требований к открытости и цифровизации, в ближайшие годы планируется:

• Расширение электронных сервисов – внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности цифровых копий;
• Создание единой национальной поисковой системы (ЕГАРФ‑Поиск) с возможностью поиска по всем государственным архивам одновременно;
• Увеличение объёма цифровой консервации уязвимых бумажных документов (проект «Архив 2030»);
• Повышение квалификации архивных кадров через онлайн‑курсы и международные стажировки.

Полезные ссылки и нормативные документы

• Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив)
• Приказ Росархива от № 77 – полный текст
• Методические рекомендации по определению организаций‑источников (приказ ФАА от )
• Ведомственный перечень государственных услуг архивов – gosuslugi.ru/archives

Архивы организаций являются важнейшим звеном в системе государственной архивной службы России. Они обеспечивают сохранность исторического и правового наследия, позволяют гражданам и специалистам получать доступ к документам, а также участвуют в формировании единого государственного архивного фонда. При правильной организации работы, поддержке современных технологий и открытом диалоге с пользователями архивы способны выполнять свою миссию эффективно и прозрачно.

---

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами и информацией, доступной на официальных ресурсах архивных учреждений на дату .