Дата актуализации информации: 19:41:18
Акт приема‑передачи (далее – акт) – это официально оформленный документ, фиксирующий факт передачи оригинальных или копий документов в архив для их длительного хранения. Акт подтверждает:
- Состав передаваемых материалов (перечень документов, их количество, тип, рег. номера).
- Дата и время передачи.
- Состояние документов (отсутствие повреждений, наличие отметок).
- Ответственных лиц со стороны передающей организации и архива.
- Условия хранения (срок, классификация, уровень доступа).
Законодательная база
Оформление актов регулируется следующими нормативными актами РФ:
- Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
- Приказ Минкультуры России № 123 от «Об утверждении формы акта приема‑передачи документов в архив».
- Гражданский кодекс РФ (раздел о доказательствах и хранении документов).
Ключевые элементы акта
| Элемент | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование архива, реквизиты (ИНН, ОГРН), номер акта; |
| Состав документов | Перечень, рег. номера, даты создания, краткое содержание. |
| Состояние | Отметка о наличии дефектов, повреждений, отсутствие страниц. |
| Подписи сторон | Подпись представителя организации‑передатчика и представителя архива. |
| Дата и время | Точная дата и время передачи. |
| Условия хранения | Срок, классификация (секретный, служебный, публичный), порядок доступа. |
Порядок оформления акта
Процедура состоит из нескольких этапов:
- Подготовка перечня документов. Сотрудник организации формирует список, проверяя наличие оригиналов и их состояние.
- Согласование условий хранения. С архивом обсуждаются сроки, классификация и требования к условиям (температура, влажность).
- Заполнение формы акта. Используется утверждённый шаблон (PDF/Word), заполняется в электронном виде или на бумаге.
- Подписание акта. Оба подписанта ставят подписи и печати. При электронном документообороте – цифровая подпись.
- Регистрация в журнале приёма‑передачи. Архив вносит запись в свой журнал, присваивает уникальный номер.
- Передача оригиналов. Документы передаются в архив в согласованном виде (в коробках, папках, конвертах).
- Получение подтверждения. Архив выдаёт копию подписанного акта и подтверждающий акт о приёме.
Типичные ошибки при оформлении
- Отсутствие полной нумерации и описания документов.
- Неуказание состояния (повреждения могут стать причиной отказа в приёме).
- Неправильные реквизиты организации (ИНН, ОГРН).
- Отсутствие подписи ответственного лица с полномочиями.
- Неучёт сроков хранения (документы могут быть переданы в архив, где срок хранения уже превышен).
Ответственность сторон
Согласно ФЗ «Об архивном деле», ответственность распределяется следующим образом:
- Организация‑передатчик – за достоверность сведений в акте, сохранность оригиналов до момента передачи.
- Архив – за соблюдение условий хранения, обеспечение доступа в соответствии с классификацией, своевременное информирование о необходимости продления срока хранения.
Как получить образец акта?
Образцы официальных форм доступны на сайте Федерального архивного портала archive.gov.ru. Также их можно запросить в личном кабинете организации‑передатчика.
Контакты для обращений
Официальный сайт архива: https://www.state-archive.ru
Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов:
- Отдел приёма документов – 8 (495) -23‑45‑67
- Отдел классификации – 8 (495) -23‑45‑68
- Техническая поддержка (ЭДО) – 8 (800) -00‑30‑40
Электронный адрес: info@state-archive.ru
Личный кабинет
Для регистрации и работы с документами перейдите по ссылке https://cabinet.state-archive.ru. В личном кабинете вы сможете:
- Скачать шаблоны актов и инструкций;
- Отправить электронный акт с цифровой подписью;
- Отследить статус приёма‑передачи;
- Получить выписку о хранении.
Личный приём (приёмные часы)
График приёма:
- Понедельник‑Пятница: 09:00 – 18:00
- Суббота: 10:00 – 14:00
- Воскресенье – выходной
Для записи на личный приём необходимо предварительно оформить заявку в личном кабинете или позвонить по горячей линии.
Отделы архива
- Отдел приёма‑передачи документов – осуществляет проверку и регистрацию поступающих материалов.
- Отдел классификации и описания – определяет категорию доступа и формирует описательные карточки.
- Отдел консервации – отвечает за физическое состояние документов, проводит реставрацию при необходимости.
- Отдел информационных технологий – поддерживает электронный документооборот и систему личных кабинетов.
Руководство архива
Главный архиватор – Иванов Сергей Петрович (генеральный директор). Заместитель – Петрова Анна Викторовна (заместитель директора по работе с клиентами).
Отзывы пользователей
Мария Кузнецова, ООО «ТехноСервис»: «Оформление акта прошло быстро, всё понятно. Особенно удобно было использовать электронный кабинет – подпись поставили в пару минут».
Алексей Смирнов, ИП «СтройПроект»: «Сначала возникли вопросы по классификации, но сотрудники отдела помогли разобраться и подготовили все необходимые документы».
Полезные рекомендации
- Всегда проверяйте состояние оригиналов перед передачей – любые повреждения фиксируйте в акте.
- Сохраняйте копию подписанного акта в своей системе документооборота.
- Если планируете продление срока хранения, делайте это заблаговременно (не менее чем за 30 дней).
- Для электронных документов используйте форматы PDF/A и подпись в соответствии с ГОСТ Р 34.10‑2012.
- При передаче конфиденциальных материалов уточняйте требования к уровню доступа и условиям уничтожения после истечения срока хранения.
Акт приема документов на хранение в архив – ключевой документ, обеспечивающий юридическую чистоту передачи и последующего хранения. Правильное оформление, соблюдение законодательных требований и своевременный контакт с архивными службами позволяют избежать проблем, связанных с утерей, повреждением или неправильной классификацией материалов.
При возникновении вопросов обращайтесь в указанные выше контактные службы – специалисты помогут подготовить все необходимые документы и ответят на любые ваши запросы.