Дата публикации:

Протокол совещания – это официальный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов, принятые решения, а также
распределение обязанностей между участниками․ Он является юридическим доказательством проведённого мероприятия и
основой для последующего контроля исполнения․

Нормативно‑правовая база

Составление протоколов регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон «Об исполнительном производстве» (ст․ 30‑33);
• Приказ Минэкономразвития РФ № 193 от «Об утверждении формы и порядка ведения протоколов совещаний»;
• Региональные нормативные акты (например, Постановление Правительства Санкт‑Петербурга № 123‑2020 о порядке проведения
  координационных совещаний в муниципальных образованиях);
• Методические рекомендации, опубликованные на официальных порталах государственных информационных систем․

Основные требования к оформлению протокола

Общие положения

1. Документ оформляется в электронном виде (формат ․docx или ․pdf) и/или в бумажном виде․
2. Протокол подписывается председателем совещания и секретарём (или лицом, ответственным за ведение протокола)․
3. Все решения фиксируются в виде конкретных действий с указанием ответственных лиц и сроков исполнения․

Шапка протокола

В шапке указываются:

• Наименование совещания (например, «Координационное совещание глав администраций районов Северо‑востока Республики»);
• Дата, время и место проведения;
• Список участников (Ф․И․О․, должность, организация);
• Председатель совещания;
• Секретарь (лицо, ведущее протокол)․

Основная часть

Состоит из пунктов повестки дня, где каждый пункт раскрывается следующим образом:

1. Тема обсуждения;
2. Краткое содержание доклада/вопроса;
3. Решения (принятые постановления, распоряжения, рекомендации);
4. Ответственные лица и сроки;
5. Примечания (вопросы, отложенные к следующему совещанию)․

Приложения

К протоколу могут прилагаться:

• Документы, обсуждаемые на совещании (проекты решений, аналитические отчёты);
• Список вопросов, отложенных к рассмотрению;
• Фотографии, видеозаписи (при необходимости)․

Пошаговая инструкция по составлению протокола

1. Подготовка к совещанию – сформировать повестку, разослать приглашения, подготовить шаблон протокола․
2. Регистрация участников – вести журнал присутствия, фиксировать должности и контактные данные․
3. Ведение протокола – записывать всё в режиме реального времени, отмечать время начала и окончания каждого пункта․
4. Формулирование решений – после обсуждения каждый пункт фиксировать в виде «Решение: …», указывая ответственного и срок․
5. Проверка и подпись – после завершения совещания протокол проверяется председателем, подписывается обеими сторонами․
6. Рассылка и хранение – отправить копию всем участникам, разместить в официальном реестре (например, в Реестре государственных информационных систем)․

Пример протокола совещания

Ниже – упрощённый образец (в реальном документе используется более детальная шапка и подписи)․

Протокол совещания
Присутствовали:
Иванов П․ С․ – заместитель Премьер‑министра Республики;
Петрова А․ В․ – руководитель Аппарата Правительства;
Сидоров К․ Л․ – глава Адмиралтейского района;
… (полный список)

Повестка дня:
Обсуждение программы воспитания гражданственности и патриотизма у детей и молодежи․
План мероприятий по развитию инфраструктуры района․
Финансовое обеспечение проектов․

Обсуждение программы․․․
 Решение: Утвердить проект программы «Гражданин России» до г․
 Ответственный: Петрова А․ В․
 Срок: г․

План мероприятий․․․
 Решение: Приоритет – ремонт детских площадок (30% бюджета)․
 Ответственный: Сидоров К․ Л․
 Срок: г․

Финансовое обеспечение․․․
 Решение: Перевести дополнительные средства в размере 15 млн руб․ из фонда
 Ответственный: Иванов П․ С․
 Срок: г․

Подписи:
_____________________ (Иванов П․ С․) – Председатель
_____________________ (Сидоров К․ Л․) – Секретарь

Практические рекомендации

• Используйте готовый шаблон – экономит время и исключает ошибки в оформлении․
• Записывайте точные формулировки – избегайте двусмысленностей, указывайте конкретные цифры и сроки․
• Контролируйте исполнение – создайте журнал контроля, где фиксируются выполненные и невыполненные задачи․
• Храните протоколы в единой базе – это упрощает поиск и обеспечивает прозрачность работы администрации․

Контактная информация для обращений

Если у вас возникли вопросы по оформлению протоколов, требуется консультация или вы хотите получить образцы документов,
пожалуйста, используйте ниже указанные контакты․

• Официальный сайт администрации: https://www․adm․gov․ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Отдел документационного обеспечения – +7 (812) -23‑45‑67
  • Отдел правового сопровождения – +7 (812) -23‑45‑68
  • Служба поддержки пользователей личного кабинета – +7 (812) -23‑45‑69
• Электронный адрес: protocols@adm․gov․ru
• Личный кабинет: https://lk․adm․gov․ru (регистрация по ГОСТ‑Р 7․0․5‑2008)
• Личный приём (приёмные часы): Понедельник‑Пятница, 09:00‑12:00, кабинет № 3, 2‑й этаж, здание администрации․
• График приёма руководителей:
  • Заместитель Премьер‑министра – вторник, 14:00‑16:00
  • Руководитель Аппарата – среда, 10:00‑12:00
  • Глава района – четверг, 13:00‑15:00
• Отделы, участвующие в подготовке протоколов:
  1. Отдел документационного обеспечения
  2. Отдел правового сопровождения
  3. Отдел информационных технологий
  4. Отдел кадров (для контроля исполнения решений)
• Руководство:
  • Илшат Тажитинов – Руководитель Аппарата Правительства Республики
  • Серик Жумангарин – Заместитель Премьер‑министра, министр национальной экономики
• Отзывы и предложения:

  Для оставления отзыва используйте форму «Обратная связь» на официальном сайте․
  При желании можно отправить письмо на feedback@adm․gov․ru с темой «Отзыв о работе с протоколами»․

Соблюдая указанные правила и используя представленные шаблоны, вы сможете подготовить корректный и юридически
значимый протокол совещания глав администраций районов, что повысит эффективность работы муниципальных органов
и обеспечит прозрачность принимаемых решений․