Запрос в архив – это официальное письменное обращение гражданина, организации или иного лица к архивному учреждению с целью получения определённых документов, сведений или разъяснений, хранящихся в архивных фондах․ Запрос может быть направлен как в государственные, так и в частные архивы, а также в специализированные архивные подразделения (например, архивы судов, военных, научных учреждений)․

Основные характеристики запроса

• Формальность․ Запрос оформляется в виде делового письма, в котором чётко указаны цель, предмет и объём запрашиваемой информации․
• Юридическая сила․ В зависимости от характера запроса (информационный, судебный, административный) он может иметь обязательный характер для исполнения архивом․
• Сроки исполнения․ По закону архивы обязаны рассмотреть запрос в течение 30 дней, если иное не предусмотрено нормативными актами․
• Платность․ За предоставление копий документов может взиматься плата, однако доступ к информации, необходимой для защиты прав и законных интересов, часто предоставляется бесплатно․

Виды запросов в архив

1. Информационный запрос․ Запрос о предоставлении сведений, содержащихся в архивных описаниях, каталоге или справочниках․
2. Документальный запрос․ Требование предоставить оригиналы, копии или оттиски конкретных архивных документов․
3. Судебный запрос․ Официальный запрос, выданный судом, требующий обязательного предоставления документов в рамках судебного разбирательства․
4. Административный запрос․ Запрос, направленный государственным органом (например, прокуратурой) в целях контроля или проверки․

Пошаговая инструкция по оформлению запроса

Шаг 1․ Определите цель и предмет запроса

Точно сформулируйте, какие сведения или документы вам нужны, укажите период, место, названия дел, если они известны․

Шаг 2․ Сбор необходимых реквизитов

Для официального письма‑запроса обычно требуются:

• Полное наименование и реквизиты (ИНН, ОГРН) заявителя;
• Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail);
• Ссылка на нормативный акт, на основании которого делается запрос (например, ФЗ «Об архивных документах»);
• Подпись и печать (для юридических лиц)․

Шаг 3․ Составление текста запроса

Примерный шаблон письма‑запроса:

Наименование организации (или ФИО заявителя)
Адрес: ________________________
Телефон: ______________________
E‑mail: ________________________

«____» __________ 2026 г․

В архивную службу
(Полное наименование архива)
Адрес архива

Запрос № _______

Уважаемые господа!

В соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивных документах» прошу предоставить (копии/оттиски) следующих документов:

Наименование документа, инвентарный номер, дата создания;
Период: с __․__․____ по __․__․____;
Описание содержания (если известно)․

Цель запроса: _______________________________ (например, подготовка судебного дела, научное исследование)․

Прошу сообщить о возможности предоставления запрашиваемых материалов, а также о размере возможных расходов․

С уважением,
_____________________
(ФИО, должность, подпись)

Шаг 4․ Отправка запроса

Запрос можно отправить:

• по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении);
• по электронной почте (в приложении – скан письма);
• через личный кабинет на официальном сайте архива․

Шаг 5․ Ожидание ответа

Архив обязан в течение 30 дней предоставить ответ: либо выдать запрошенные материалы, либо отказать с указанием причин (например, документ находится в закрытом фонде)․

Как правильно реагировать на отказ

Если в ответе получен отказ, в нём обязательно указываются причины (конфиденциальность, отсутствие документа, срок хранения и т․д․)․ В таком случае заявитель имеет право:

• Подать апелляцию в руководящий орган архива;
• Обратиться в суд с иском о принудительном предоставлении информации;
• Уточнить у архива возможность получения части запрашиваемых сведений․

Образцы документов

Для удобства вы можете скачать готовые образцы:

• Образец письма‑запроса (DOCX)
• Образец письма‑ответа (DOCX)

Контактная информация для обращения в архив

Тип контакта	Данные
Официальный сайт	https://www․state-archive․ru
Горячая линия	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов	Отдел документального обеспечения – +7 (495) -23‑45‑68 Отдел публичного доступа – +7 (495) -23‑45‑69 Служба поддержки онлайн‑запросов – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес	info@state-archive․ru
Личный кабинет	https://www․state-archive․ru/lk (регистрация обязательна)
Личный прием	Приём заявителей в 10:00‑12:00 и 14:00‑16:00 (по предварительной записи)
График приёма	Пн‑Пт: 09:00‑18:00 (выходные – суббота, воскресенье, праздничные дни)
Отделы	Отдел документального обеспечения Отдел публичного доступа Отдел юридической службы Отдел информационных технологий Отдел архивного хранения и консервации
Руководство	Директор архива – Иванов И․И․ Заместитель директора по документальному обеспечению – Петров П․П․ Главный архивный специалист – Сидорова С․С․
Отзывы	Оставить отзыв можно на странице «Отзывы и предложения» или написать на электронный адрес feedback@state-archive․ru․ Среднее время обработки отзывов – 5 рабочих дней․

Полезные рекомендации

• Сохраняйте копию отправленного запроса и подтверждение его получения (Квитанция, электронный чек)․
• Указывайте точные реквизиты документа (инв․ №, дата, название) – это ускорит поиск․
• Если запрос связан с судебным делом, приложите копию судебного приказа․
• Для ускорения процесса используйте личный кабинет – там можно отслеживать статус заявки в режиме онлайн;

---

Надеемся, что данное руководство поможет вам правильно оформить запрос в архив и получить необходимую информацию в кратчайшие сроки․