Центральный архив отдела кадров – это специализированное подразделение любой крупной организации‚ которое отвечает за систематизацию‚ хранение и обеспечение доступа к кадровым документам. В статье рассмотрены основные функции архива‚ порядок работы с документами‚ а также все необходимые контакты для обращения.

Задачи и функции архива

• Сбор‚ классификация и формирование дел по личному составу.
• Экспертиза ценности документов и определение сроков их хранения.
• Оформление и ведение описи дел‚ постановка архивных штампов и шифров.
• Уничтожение документов‚ срок хранения которых истёк‚ в соответствии с актом об уничтожении.
• Обеспечение доступа к архивным материалам (бумажным и электронным) для уполномоченных лиц.
• Подготовка архивных материалов к проверкам государственных органов.

Правовое основание

Работа архива регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. ГОСТ 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Требования к оформлению».
3. Приказы Минтруда РФ о сроках хранения кадровых документов (от 17 сентября 2023 г. изменены правила передачи дел в архив).
4. Внутренние регламенты организации (порядок передачи дел‚ порядок уничтожения‚ порядок доступа).

Организация работы архива

Подготовка помещения

Для надёжного хранения необходимо отдельное помещение‚ отвечающее требованиям:

• Контроль микроклимата (температура + 18…+ 22 °C‚ относительная влажность 45‑55 %).
• Ограниченный доступ (контроль доступа по пропускам‚ видеонаблюдение).
• Оборудование стеллажей с маркировкой и системой учёта.

Этапы обработки дел

1. Приём документов – проверка комплектности‚ сортировка по типу.
2. Экспертиза ценности – определение‚ какие документы подлежат хранению‚ а какие могут быть уничтожены.
3. Составление описи – заполнение единого бланка описи‚ который вкладывается в дело первым листом.
4. Формирование дел – оформление ьных листов‚ обложек‚ нумерация листов.
5. Архивирование – размещение дел на стеллажах‚ проставление штампов и шифров.
6. Уничтожение – подготовка акта об уничтожении‚ согласование с экспертной комиссией‚ физическое уничтожение (шрединг‚ сжигание).

Электронный архив (КЭДО)

Современные организации переходят на Кадровый Электронный Документооборот (КЭДО). Плюсы:

• Быстрый поиск и мгновенный доступ к документам.
• Соответствие требованиям Роскомнадзора и Росархива.
• Сокращение расходов на физическое хранение.

Услуги‚ предоставляемые архивом

• Заказ сканов или оригиналов документов через личный кабинет.
• Согласование и оформление актов об уничтожении.
• Внеофисное хранение новых партий документов.
• Консультации по срокам хранения и правилам оформления.
• Экспертные оценки ценности документов.

Как обратиться в архив

Официальный сайт

https://archive.kadrov.ru – основной портал‚ где размещена информация о работе архива‚ доступен личный кабинет и онлайн‑форма обращения.

Горячая линия

8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно‚ бесплатный звонок). Оператор поможет уточнить график работы‚ статус вашего запроса и оформить заявку.

Номера телефонов

• Отдел приёма документов: +7 (495) -23‑45‑67
• Техническая поддержка КЭДО: +7 (495) -23‑45‑68
• Служба уничтожения документов: +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес

Для письменных запросов используйте archive@company.ru. Ответ обычно поступает в течение 24 часов.

Личный кабинет

Для сотрудников организации доступен личный кабинет по адресу https://archive.kadrov.ru/cabinet. В нём можно:

• Заказать скан или оригинал документа.
• Отследить статус заявки.
• Согласовать акт об уничтожении.
• Получить электронную копию описи дел.

Личный приём (офисный)

Приём заявок осуществляется в офисе архива по адресу: ул. Петровская‚ д. 12‚ офис 3‚ г. Москва‚ 101000.

График приёма

Структура архива (отделы)

• Отдел приёма и классификации – первичная обработка поступающих дел.
• Экспертная комиссия – оценка ценности и сроков хранения.
• Отдел электронного документооборота (КЭДО) – сканирование‚ загрузка и поддержка электронных архивов.
• Отдел уничтожения – подготовка и проведение акций по уничтожению устаревших документов.
• Отдел обслуживания запросов – работа с заявками из личных кабинетов и телефонных обращений.

Руководство архива

Отзывы сотрудников

Мария Кузнецова‚ HR‑специалист: «Личный кабинет архива – настоящая находка. Заказала скан трудовой книжки за 5 минут‚ всё пришло на почту в течение часа.»

Сергей Лебедев‚ бухгалтер: «Благодарен отделу уничтожения за быстрый и надёжный процесс утилизации документов с истёкшими сроками. Всё оформлено в соответствии с актом‚ никаких нареканий.»

Ольга Михайлова‚ руководитель проекта: «Экспертная комиссия помогла правильно классифицировать архивные дела‚ что сэкономило нам полтора года работы по поиску нужных бумаг.»

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Какой срок хранения у трудовых книжек? – минимум 50 лет после увольнения сотрудника.
2. Можно ли хранить в архиве сканированные копии паспортов? – По нормативам такие копии не подлежат архивированию; рекомендуется хранить их в отдельном защищённом месте.
3. Как оформить запрос на уничтожение документов? – Через личный кабинет либо по телефону горячей линии. Необходимо согласовать акт с экспертной комиссией.
4. Можно ли получить доступ к электронному архиву удалённо? – Да‚ через защищённый VPN‑канал с двухфакторной аутентификацией.
5. Куда обращаться в случае обнаружения ошибки в описи дел? – На электронную почту archive@company.ru с указанием номера дела и описанием ошибки.

Центральный архив отдела кадров – ключевой элемент кадровой инфраструктуры любой крупной организации. Он обеспечивает законность‚ сохранность и доступность кадровых документов‚ помогает оптимизировать процессы и снижать риски проверок. При правильной организации (выделенное помещение‚ системный подход к номенклатуре‚ использование КЭДО) архив становится надёжным партнёром для HR‑службы‚ бухгалтерии‚ юридического отдела и руководства.

Если у вас возникли вопросы или требуется оформить заявку‚ используйте указанные выше контакты. Мы всегда готовы помочь!