Делопроизводство – это совокупность процессов, связанных с созданием, регистрацией, обработкой, хранением и передачей официальных документов государственных органов. В Воронежской области эти процессы полностью автоматизированы в рамках импортонезависимой системы электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia: ECM.
Общая характеристика системы
С 2022 года Правительство Воронежской области перешло на СЭД CompanyMedia: ECM, что позволило:
- Сократить срок обработки документов с дней до часов;
- Обеспечить контроль доступа и неизменяемость официальных бумаг;
- Автоматизировать формирование номенклатур дел, описей, актов и инструкций;
- Объединить в единой базе все государственные услуги, связанные с делопроизводством.
Техническое и консалтинговое сопровождение проекта осуществляется специализированными специалистами компании‑разработчика, а сотрудники аппарата правительства прошли обязательные обучающие курсы.
Правовая база
Автоматизация делопроизводства регулируируется следующими нормативными актами:
- Постановление Правительства Воронежской области от № 1230 «Об утверждении положения о центральных экспертных комиссиях и инструкций по делопроизводству».
- Указ Губернатора Воронежской области от № 47‑у «О внедрении СЭД в органах исполнительной власти региона».
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «Об электронной подписи» и связанные с ним подзаконные акты.
Основные отделы, участвующие в делопроизводстве
| Отдел | Ответственное лицо | Контактный телефон |
|---|---|---|
| Управление делами Воронежской области | Иванов П. С. | +7 (473) -77‑01‑01 |
| Управление государственной службы и кадров | Смирнова Е. В. | +7 (473) -77‑02‑02 |
| Департамент финансов | Кузнецов А. Н. | +7 (473) -77‑03‑03 |
| Отдел информационных технологий | Петров Д. Л. | +7 (473) -77‑04‑04 |
| Представительство Воронежской области при федеральных органах | Аксенов А. В. | +7 (495) -23‑45‑67 |
Руководство, отвечающее за делопроизводство
- Губернатор Воронежской области – Игорь Петрович Петров
- Первый заместитель губернатора, руководитель аппарата правительства – Сергей Трухачев
- Заместитель председателя Правительства, руководитель Управления делами – Павел Сергеевич Иванов
Как обратиться за информацией
Все обращения, связанные с делопроизводством (запросы документов, уточнение статуса согласования, подача жалоб), могут быть направлены через несколько каналов.
5.1 Официальный сайт
http://www.govvrn.ru – главный портал органов власти Воронежской области. На сайте есть раздел «Электронные услуги», где можно оформить запрос в личном кабинете.
5.2 Горячая линия
8‑800‑555‑33‑33 – круглосуточная телефонная поддержка по вопросам работы СЭД и делопроизводства.
5.3 Телефоны отделов
- Управление делами – +7 (473) -77‑01‑01
- Кадровое делопроизводство – +7 (473) -77‑02‑02
- Техподдержка СЭД – +7 (473) -77‑05‑05 (рабочие часы 9:00‑18:00)
5.4 Электронная почта
Для письменных запросов используйте адрес info@govvrn.ru. При необходимости укажите в теме письма «Делопроизводство – ваш запрос №…».
5.5 Личный кабинет (Личный прием)
Для физических и юридических лиц, а также для сотрудников органов власти, доступен Личный кабинет. В нём можно:
- Отслеживать статус поданных документов;
- Получать электронные копии согласованных актов;
- Заполнять формы электронных заявок;
- Обращаться в онлайн‑чат с оператором.
5.6 Личный приём (офисные часы)
Приём граждан и представителей бизнеса проводится в кабинете руководителя Управления делами по адресу:
630012, г. Воронеж, ул. Пушкинская, 12, офис 304
График личного приёма:
| День недели | Время |
|---|---|
| Понедельник | 10:00‑12:00 |
| Среда | 14:00‑16:00 |
| Пятница | 09:00‑11:00 |
| Суббота, Воскресенье | — (выходные) |
Для записи на приём рекомендуется предварительно позвонить по телефону +7 (473) -77‑01‑01 или отправить запрос через форму обратной связи на сайте.
Отзывы граждан и бизнес‑сообщества
Ирина Кузнецова, предприниматель :
«Система электронного делопроизводства значительно ускорила процесс получения согласований по строительству. Всё оформляю онлайн, без очередей в офисе.»
Алексей Смирнов, сотрудник Управления делами :
«Техническая поддержка CompanyMedia реагирует быстро, а обучение новых сотрудников проходит в удобном формате – вебинары и практические занятия.»
Гражданская организация «Экология Воронежа» :
«Благодарим за прозрачность: все документы, связанные с экологическими проверками, доступны в личном кабинете, что повышает доверие к органам власти.»
Практические рекомендации для пользователей
- Регистрация в личном кабинете – зайдите на lk.govvrn.ru, нажмите «Регистрация», укажите ИНН/ОГРН и подтвердите электронную почту.
- Поиск нужного документа – в разделе «Документы» используйте фильтры «Тип», «Дата», «Номер».
- Отправка запроса – в личном кабинете выберите «Создать запрос», заполните форму и прикрепите скан подписи (ЭП).
- Контроль статуса – в личном кабинете в разделе «Мои заявки» отображается текущий статус («В работе», «Согласовано», «Отказано»).
- Получение готового документа – после согласования документ появляется в виде PDF с цифровой подписью, его можно скачать или отправить по электронной почте.
Делопроизводство в Правительстве Воронежской области – это пример того, как современная электронная система может повысить эффективность работы государственных органов, сократить бюрократию и обеспечить прозрачность взаимодействия с гражданами и бизнесом. При правильном использовании всех доступных каналов (сайт, горячая линия, личный кабинет, личный приём) каждый пользователь может быстро получить необходимую информацию и оформить официальные документы без лишних задержек.
Дата актуализации информации: г.