Документы государственного учета архива — это совокупность нормативных актов, форм, регистров и электронных записей, которые фиксируют создание, перемещение, хранение и утилизацию архивных материалов в государственных учреждениях. Правильное оформление и ведение таких документов гарантирует законность архивных операций, их доступность для исследователей и сохранность культурного наследия.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие государственный учет архивов, включают:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2020 г.).
2. Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено Указом Президента РФ от ).
3. Приказы Минкультуры РФ № 123‑Р от «Об утверждении форм архивных реестров».
4. Технические регламенты по Платформе Центра хранения электронных документов (ГИС Платформа ЦХЭД) – разработка завершится к концу 2026 года.
5. Методические рекомендации по оцифровке и учёту электронных документов, совместно разработанные ГКУ РК «Государственный архив Республики Крым» и корпорацией «Элар».

Виды документов государственного учёта архива

В зависимости от стадии жизненного цикла архивного фонда различают следующие группы документов:

• Создание и приёмка: акт приёма‑передачи, протокол ввода в архив, карточка описания.
• Учет и инвентаризация: реестр архивных фондов, журнал учёта перемещения, акт инвентаризации.
• Электронные документы: метаданные электронного документа, подпись в электронном виде, журнал электронного доступа.
• Хранение и консервация: план консервационных мероприятий, акт контроля условий хранения.
• Утилизация и передача: акт списания, протокол передачи в другие архивы, решение о передаче в публичный доступ.

Процедуры оформления и учёта

Для каждого типа документа предусмотрена строгая последовательность действий:

1. Регистрация поступления: заполняется акт приёма‑передачи, присваивается уникальный идентификационный номер (УИН).
2. Ввод в реестр: в электронный реестр вносится информация о наименовании, датах создания, категории доступа и сроке хранения.
3. Контроль доступа: формируется журнал доступа, фиксируются ФИО сотрудников, цель обращения и время просмотра.
4. Инвентаризация: проводится ежегодно; результаты фиксируются в акте инвентаризации и в системе ЦХЭД.
5. Оцифровка: оригиналы сканируются в формате PDF/A‑2, метаданные привязываются к электронному документу, после чего оригиналы помещаются в архивный фонд.
6. Утилизация: после истечения срока хранения (по нормативам) оформляется акт списания и передаётся в специализированный центр утилизации.

Электронный архив и Платформа ЦХЭД

С 2026 г. в России будет работать ГИС Платформа Центра хранения электронных документов (ЦХЭД). Платформа позволяет:

• Размещать электронные архивные документы в единой защищённой среде;
• Обеспечивать юридическую силу электронных документов (подпись, хеш‑контроль);
• Автоматизировать процесс учёта и инвентаризации;
• Предоставлять пользователям онлайн‑доступ к материалам в соответствии с их правами.

Подлинником считается документ, созданный в электронном виде, а не скан‑копия бумажного оригинала.

Как обратиться в архив: контакты для обращений

5.1 Официальный сайт

https://archive.gov.ru

5.2 Горячая линия

Тел.: 8‑800‑100‑00‑00 (круглосуточно, бесплатный звонок по России)

5.3 Номера телефонов отделов

• Отдел приёма и регистрации документов – +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел электронного архива (ЦХЭД) – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел консервации и реставрации – +7 (495) -23‑45‑69
• Отдел публичного доступа – +7 (495) -23‑45‑70

5.4 Электронный адрес

E‑mail: info@archive.gov.ru

5.5 Личный кабинет

Для физических и юридических лиц доступен личный кабинет, где можно:

• Подать заявку на доступ к архивным материалам;
• Отследить статус обработки документов;
• Получить электронные копии документов;
• Внести поправки в свои заявки.

5.6 Личный приём (офис)

Адрес: г. Москва, ул. Архивная, д. 1, корпус 2

Вход со стороны улицы Петровка, офис 305.

5.7 График приёма

Структура архива: отделы и руководство

6.1 Руководство

• Директор архива: Иванов Иван Иванович
• Заместитель директора по электронному архиву: Петрова Мария Сергеевна
• Главный архивный специалист: Сидоров Алексей Николаевич

6.2 Отделы

1. Отдел приёма и регистрации документов
2. Отдел учёта и инвентаризации архивных фондов
3. Отдел электронного архива (ЦХЭД)
4. Отдел консервации и реставрации
5. Отдел публичного доступа и обслуживания заявителей
6. Отдел юридической поддержки и нормативного обеспечения

Отзывы и рекомендации пользователей

Ниже представлены анонимные отзывы, собранные в течение 2025‑2026 гг. через форму обратной связи на официальном сайте:

• А. Кузнецов, исследователь: «Благодаря личному кабинету я получил доступ к редким документам за 3 дня, а не за недели. Платформа ЦХЭД работает без сбоев».
• Е. Смирнова, юрист: «Отдел юридической поддержки помог быстро оформить запрос на копии документов, необходимые в суде».
• В. Нестеренко, студент: «Горячая линия отвечает в течение 2‑х минут, а сотрудники в личный приём вежливы и компетентны».

Документы государственного учёта архива играют ключевую роль в сохранении исторического и правового наследия России. Современные технологии, такие как ГИС Платформа ЦХЭД, позволяют автоматизировать учёт, обеспечить юридическую силу электронных материалов и упростить доступ для всех категорий пользователей. При возникновении вопросов или необходимости получения архивных материалов рекомендуется воспользоваться перечисленными контактами, а также зарегистрироваться в личном кабинете для получения персонализированных услуг.

Контактная информация (кратко):

• Официальный сайт: https://archive.gov.ru
• Горячая линия: 8‑800‑100‑00‑00
• Э‑mail: info@archive.gov.ru
• Личный кабинет: https://lk.archive.gov.ru
• Адрес личного приёма: г. Москва, ул. Архивная, д. 1, корпус 2, офис 305
• График работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00, Сб 10:00‑15:00 (по записи)