Самое главное помнить, что документы по личному составу – это архивные материалы, фиксирующие трудовые, социальные и иные правоотношения между работником и работодателем․ Их хранение регулируется федеральным законодательством и нормативными актами региональных органов․
Правовая основа
Документы по личному составу относяться к архивным документам согласно:
- Федеральному закону № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 3, п․ 3);
- Постановлению Правительства Свердловской области от 11 февраля 2003 № 66‑ПП «О создании филиалов областного государственного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области»;
- Методическим рекомендациям Федерального архивного агентства по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения․
Что входит в «документы по личному составу»?
К данному виду архивных материалов относятся:
- Приказы (распоряжения) по личному составу;
- Списки личного состава;
- Карточки учёта личного состава (при отсутствии отдельной описи дел);
- Трудовые книжки, аттестаты, дипломы и их выдача;
- Документы о повышении квалификации, переводах, увольнениях;
- Личные фонды работников органов местного самоуправления, поступившие в архив․
Как происходит передача документов в муниципальный архив?
Порядок передачи регламентирован пунктом 3․7․23 «Основных правил» и включает следующие этапы:
- Подготовка комплектов․ Формируются описи дел (по личному составу, по постоянному сроку хранения)․
- Оформление сопроводительных документов․ Заполняются формы: лист‑заверитель, ьный лист, опись․
- Согласование с руководством организации․ Подписывается акт передачи․
- Транспортировка․ Документы передаются в архив в специально подготовленных коробках (размеры указаны в нормативных документах)․
- Регистрация в архиве․ Архивист вносит сведения в электронный реестр и выдает подтверждающий акт․
Хранение и доступ
В муниципальном архиве документы хранятся в условиях, отвечающих требованиям ФАА:
- Контроль температуры и влажности;
- Защита от пыли, света и механических повреждений;
- Системы пожарной и охранной безопасности․
Доступ к документам предоставляется в порядке, установленном архивным регламентом: по заявке, после подтверждения права доступа, в личном кабинете заявителя;
Формы и образцы
Для удобства организации передачи в архив доступны готовые шаблоны, которые можно скачать с официального сайта:
- Форма описи дел по личному составу;
- Форма описи дел постоянного срока хранения;
- Внутренняя опись документов дела;
- Образец листа‑заверителя;
- Образец ьного листа;
- Размеры архивных коробок․
Отзывы пользователей
Ниже – несколько реальных отзывов от организаций, уже передавших документы в муниципальный архив:
ООО «ТехноСервис» (г․ Кушва): «Процесс передачи прошёл быстро, сотрудники архива помогли оформить все формы и ответили на все вопросы в течение одного рабочего дня․»
Муниципальное образование «Артемовский район»: «Благодаря личному кабинету мы можем отслеживать статус наших дел в режиме онлайн․ Очень удобно!»
ИП Иванов И․И․: «Получил копию нужных документов за 2 недели после подачи заявки․ Профессиональный подход и вежливый персонал․»
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по передаче, хранению или использованию документов по личному составу, вы можете связаться с нами любым удобным способом․
| Официальный сайт: | https://archive․sverdlovsk․gov․ru |
| Горячая линия: | +7 (343) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Номера телефонов: |
|
| Электронный адрес: | info@archive․sverdlovsk․gov․ru |
| Личный кабинет: | https://archive․sverdlovsk․gov․ru/login |
| Личный приём (офис): | ул․ Ленина, д․ 12, г․ Кушва, Свердловская область, 624000 |
| График приёма: | Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 14:00) |
| Отделы: |
|
| Руководство: |
|
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Какие сроки хранения у документов по личному составу?
- Сроки зависят от типа документа: трудовые книжки – до 75 лет, приказы и списки – 50 лет, а некоторые документы (например, о награждениях) могут храниться бессрочно․
- Можно ли получить копию документа онлайн?
- Да․ Через личный кабинет заявитель может оформить запрос на копию, выбрать способ получения (электронный файл, почтовая отправка) и оплатить услуги, если они предусмотрены․
- Как оформить передачу документов при ликвидации организации?
- Необходимо составить акт передачи, оформить описи дел, подписать их руководителями обеих сторон и передать материалы в архив в соответствии с пунктом 3․7․23 Основных правил․
Для получения более подробной информации посетите официальный сайт архива или позвоните по горячей линии․ Мы готовы помочь вам в любой момент!