Документы сети государственных архивов – это совокупность архивных материалов, находящихся в федеральных, региональных и муниципальных архивах, а также в специализированных центрах хранения документации. Они образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, государственных предприятий и иных субъектов, чьи документы подлежат включению в Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ).

Что входит в понятие «документы сети государственных архивов»?

• Документы, образовавшиеся в деятельности федеральных органов власти, Генеральной прокуратуры, Центрального банка РФ и других банков, отнесённых к федеральной собственности.
• Документы органов исполнительной власти субъектов РФ, муниципальных образований и государственных учреждений, находящиеся в их собственности.
• Документы, включённые в фонд по результатам экспертизы их исторической, научной, правовой и культурной ценности.

Основные виды архивных документов

1. Официальные акты (законы, указы, постановления).
2. Делопроизводственная корреспонденция.
3. Отчётные и статистические материалы.
4. Финансовые и бухгалтерские документы.
5. Документы, относящиеся к национальной безопасности и правосудию.
6. Нефондовые материалы (фотографии, аудио‑ и видеозаписи, электронные базы данных).

Нормативно‑правовая база

Регулирование формирования, учёта и использования архивных фондов осуществляется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, определяющий понятие архивного фонда, порядок его формирования и доступа к документам.
• Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах (утверждены Федеральным архивным агентством).
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ – детализируют процедуры работы с документами в государственных и муниципальных архивах.
• Постановления Правительства РФ (например, от № 176‑р) о реализации государственных услуг в сфере архивного дела.
• Региональные нормативные акты, определяющие порядок включения документов в архивные фонды субъектов РФ.

Ключевые положения закона

Согласно статье 6 Основ законодательства РФ от № 5341‑I, государственную часть Архивного фонда РФ составляют документы, находящиеся в федеральной, региональной и муниципальной собственности. В то же время негосударственная часть формируется из материалов, принадлежащих частным юридическим лицам, но включаемых в фонд по решению экспертизы.

Процедуры формирования и учёта архивных фондов

Процесс включает несколько этапов:

1. Идентификация документов – определение, какие материалы подлежат включению в фонд.
2. Экспертиза ценности – оценка исторической, научной, правовой и культурной значимости документального пакета.
3. Комплектование фонда – формирование единых архивных единиц (дел, актов, файлов).
4. Регистрация и учёт – внесение в Единый реестр архивных фондов, присвоение уникального идентификационного номера.
5. Хранение – обеспечение надёжных условий (температура, влажность, защита от воздействия внешних факторов).
6. Обеспечение доступа – предоставление документов пользователям в соответствии с установленными правилами (публичный доступ, ограниченный доступ, конфиденциальный режим).

Нефондовая организация

Для некоторых видов архивных материалов (например, крупные фотоколлекции, аудиовизуальные архивы) допускается нефондовая организация (см. п. 2.10 Правил). Такие материалы хранятся в специальных хранилищах и учитываются в отдельном реестре.

Доступ к документам сети государственных архивов

Граждане, исследователи и организации могут получать доступ к архивным документам через несколько каналов:

• Личный кабинет на портале «Архивы России» – онлайн‑сервис для подачи запросов, отслеживания статуса и получения электронных копий.
• Публичные приёмы в архивах – возможность лично ознакомиться с документами в читальном зале.
• Электронные сервисы – запросы через электронную почту, телефонные линии и специализированные формы на официальных сайтах.

Как оформить запрос?

1. Зарегистрировать личный кабинет на портале Архивы России.
2. Заполнить форму запроса, указав точные реквизиты документа (название, период, архивный фонд, номер дела).
3. При необходимости приложить подтверждающие документы (паспорт, доверенность).
4. Ожидать решения экспертизы (обычно 10‑30 рабочих дней).
5. Получить документ в электронном виде или в читальном зале.

Контакты для обращений

Ниже указаны основные контактные данные Федерального архивного агентства (Росархив) и региональных подразделений, через которые можно получить информацию о документах сети государственных архивов.

Документы сети государственных архивов – это фундаментальная часть исторической памяти России. Правильное их хранение, учёт и открытый доступ обеспечивают научные исследования, правовую прозрачность и культурное развитие общества. Благодаря современной цифровой инфраструктуре (личный кабинет, электронные запросы) доступ к архивным материалам стал быстрее и удобнее, а строгие нормативные акты гарантируют сохранность и законность использования этих ценных источников.

Если у вас возникли вопросы по поиску конкретных документов, оформлению запросов или использованию электронных сервисов, воспользуйтесь указанными выше контактами – специалисты Федерального архивного агентства готовы помочь.