Должностные инструкции (ДИ) – это локальные нормативные акты, фиксирующие обязанности, права, ответственность и квалификационные требования к сотрудникам государственных архивов. Они обеспечивают единообразие выполнения функций, защищают интересы как работодателя, так и работников, а также способствуют соблюдению требований законодательства РФ.

Общие положения

Согласно Приказу Минтруда России от  г. № … об утверждении профессиональных квалификационных групп должностей работников государственных архивов, каждый сотрудник обязан:

1. Знать и применять постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы, регулирующие работу архивов;
2. Соблюдать требования Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и порядок оформления поступающих в архив документов;
3. Вести учет и классификацию архивных фондов в соответствии с действующей номенклатурой дел;
4. Соблюдать основы организации производства, труда и управления, а также нормы трудового законодательства.

Квалификационные группы

В рамках профессиональных квалификационных групп выделяются следующие категории:

• Заведующий архивом (руководитель высшего уровня);
• Главный архивариус (руководитель среднего уровня);
• Архивариус 1‑й категории (специалист‑практик);
• Архивариус 2‑й категории (начинающий специалист);
• Специалист по электронному документообороту (ЭКС‑документы);
• Лаборант обеспечения сохранности архивных документов.

Должностные инструкции по отдельным позициям

Заведующий архивом

Основные задачи:

• Разрабатывает и реализует программы развития архива, планы по обеспечению сохранности и учёту документов;
• Контролирует соблюдение нормативных актов, связанных с архивным делопроизводством;
• Организует работу подразделений, распределяет штатную численность и формирует должностные составы;
• Готовит предложения по оптимизации структуры и повышению эффективности работы архива;
• Осуществляет представление отчётности в вышестоящие органы и в Федеральный архивный сервис.

Требования к квалификации:

1. Высшее образование в области истории, архивоведения, библиотековедения или смежных дисциплин;
2. Знание нормативных правовых актов, регулирующих архивную деятельность;
3. Опыт работы в архиве не менее 5 лет, из которых минимум 2 года – на руководящей должности;
4. Навыки управления персоналом, планирования и бюджетирования.

Архивариус (1‑й категории)

Обязанности:

• Приём, комплектование и систематизация поступающих в архив документов;
• Ведение учёта и инвентаризации архивных фондов;
• Обеспечение доступа к документам в соответствии с установленными правилами;
• Участие в проведении экспертизы подлинности и сохранности документов;
• Подготовка запросов и выдача документов пользователям.

Права:

• Выдвигать предложения руководству по улучшению организации работы архива;
• Принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных обязанностей;
• Получать необходимое оборудование и материалы для выполнения своих функций.

Ответственность:

• За достоверность учётных записей и своевременность их обновления;
• За соблюдение правил охраны и сохранности архивных документов;
• За нарушение сроков выдачи и конфиденциальность информации.

Специалист по электронному документообороту (ЭКС‑документы)

Ключевые функции:

1. Обеспечение миграции бумажных документов в электронный формат согласно требованиям ФЗ «Об электронном документообороте»;
2. Контроль за целостностью, подлинностью и доступностью электронных архивных материалов;
3. Ведение электронных реестров и метаданных, их согласование с нормативными справочниками;
4. Подготовка инструкций и обучающих материалов для персонала по работе с ЭКС‑системами.

Права и ответственность работников архивов

Все сотрудники государственных архивов имеют право:

• Получать своевременную информацию о своей должностной инструкции и изменениях в ней;
• Обращаться в органы управления архивами с предложениями и замечаниями;
• Участвовать в профессиональных конкурсах, повышать квалификацию за счёт государства;
• Защищать свои трудовые права в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Ответственность работников включает:

1. Нарушение порядка ведения делопроизводства и учёта архивных документов;
2. Несоблюдение требований по сохранности и конфиденциальности материалов;
3. Неправильное использование архивных фондов, что может привести к их утрате или повреждению.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие деятельность государственных архивов:

• Приказ Минтруда России от  г. № … «Об утверждении профессиональных квалификационных групп должностей работников государственных архивов»;
• Приказ Федеральной архивной службы России от  г. № 65 «Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов»;
• Федеральный закон № 122-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от );
• Постановление Правительства РФ № 1239 от «Об утверждении Положения об архиве»;
• Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) и нормативные акты по её реализации.

Контакты для обращений

Отзывы граждан и пользователей

Ниже представлены анонимные отзывы, собранные через форму обратной связи на официальном сайте:

1. Алексей К. (предприниматель): «Благодарю сотрудников архива за оперативную выдачу документов. Сотрудники вежливы, процесс полностью прозрачный.»
2. Елена С. (исследователь): «Отличная работа по оцифровке исторических материалов. Благодаря электронному доступу я смогла получить нужные сведения без поездки в архив.»
3. Владимир М. (гражданин): «Нужна была помощь в поиске старых земельных актов. Заведующий архивом лично проконсультировал меня, предложил варианты поиска – всё быстро и без лишних вопросов.»

Если у вас есть предложения по улучшению работы архива, пожалуйста, используйте форму обратной связи на сайте или позвоните по горячей линии.

Дата актуализации статьи:  г;