Древо электронного архива – это комплексная система управления электронными документами, разработанная
для автоматизации архивного дела в соответствии с нормативами Росархива и требованиями современных
корпоративных информационных систем. Продукт объединяет функции электронного документооборота (ЭДО),
долговременного хранения, контроля версий и доступа, а также предоставляет удобный пользовательский
интерфейс и гибкие инструменты интеграции.
Содержание статьи
- Что такое электронный архив?
- Ключевые возможности «Древа»
- Преимущества для бизнеса
- Этапы внедрения
- Соответствие законодательству
- Интеграция с другими системами
- Контакты для обращения
- Отзывы клиентов
Что такое электронный архив?
Электронный архив – это специализированное хранилище, в котором сохраняются цифровые копии
документов (договоров, счетов, проектной документации, кадровых приказов, переписки и др.) в
соответствии с требованиями к срокам хранения, юридической силе подписей и целостности данных.
Система «Древо электронного архива» реализует:
- Классификацию и метаданные согласно Росархиву;
- Контроль доступа и аудит действий пользователей;
- Автоматическое формирование отчётных форм, утверждённых Росархивом;
- Поддержку электронных подписей (КЭП) и длительного хранения более 15 лет;
- Поиск по ключевым полям, полному тексту и OCR‑распознаванию сканов.
Ключевые возможности «Древа»
Универсальная классификация
Система использует древовидную структуру (категории → подразделы → документы), что позволяет
быстро ориентироваться в большом объёме данных.
Автоматическое формирование отчётов
Встроенные шаблоны формируют отчёты, требуемые Росархивом (например, Форма № 1, Форма № 2),
и отправляют их в государственные и муниципальные архивы в электронном виде.
Интеграция с ЭДО и СЭД
Подключение к популярным системам КЭДО (HR Link, Контур.КЭДО, СЭД Дело, EOS for SharePoint) осуществляется
через открытый API и готовые коннекторы.
Долговременное хранение
Технология WORM (Write Once Read Many) гарантирует неизменность данных в течение более 15 лет,
сохраняя юридическую силу электронных подписей.
Персональный кабинет пользователя
Каждый сотрудник получает доступ к своему личному кабинету, где можно:
- Отслеживать статус документооборота;
- Запрашивать архивные копии;
- Управлять подписанными документами.
Преимущества для бизнеса
- Экономия времени – поиск нужного файла занимает секунды, а не часы.
- Снижение затрат – исключается необходимость в физическом хранении бумажных архивов.
- Контроль версий – система автоматически хранит все версии документа и предупреждает о
дублировании. - Юридическая безопасность – соблюдение требований к срокам и формам хранения.
- Гибкость доступа – работа из любого места через веб‑интерфейс или мобильное приложение.
Этапы внедрения
- Аудит и инвентаризация – анализ текущих процессов и существующего бумажного архива.
- Классификация и построение структуры – создание дерева категорий, настройка метаданных.
- Миграция данных – оцифровка бумажных документов, импорт электронных файлов;
- Настройка прав доступа – формирование ролей (администратор, архивист, пользователь).
- Обучение персонала – проведение воркшопов и подготовка инструкций.
- Запуск в эксплуатацию – тестирование, исправление ошибок, передача в «живую» эксплуатацию.
- Поддержка и развитие – регулярные обновления, добавление новых модулей.
Соответствие законодательству
Система «Древо» полностью соответствует требованиям:
- Федерального закона № 300 «Об архивном деле»;
- Приказа Росархива от № 125 «Об утверждении форм отчетности»;
- Требований к электронным подписям (ГОСТ Р 34.10‑2012, ГОСТ Р 34.11‑2012);
- Требований к защите персональных данных (ФЗ‑152).
Интеграция с другими системами
Для обеспечения сквозного документооборота «Древо» предлагает готовые коннекторы:
- 1С:Документооборот;
- Microsoft SharePoint (EOS for SharePoint);
- СЭД Дело;
- Контур.КЭДО;
- HR Link (кадровый модуль).
Все интеграции реализуются через REST‑API, SOAP и Webhooks, что позволяет автоматизировать
перенос документов между системами без участия человека.
Контакты для обращений
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://drev-archive.ru |
| Горячая линия | 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно) |
| Номера телефонов |
|
| Электронный адрес | info@drev-archive.ru |
| Личный кабинет | https://cabinet.drev-archive.ru |
| Личный приём (офис) | г. Москва, ул. Садовая, д. 15, офис 3‑Э |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (по предварительной записи) |
| Отделы |
|
| Руководство |
|
Отзывы клиентов
ООО «СтройТех» (директор И. С.) – «После внедрения Древа время поиска нужного проекта сократилось
с 2‑х дней до 5‑минут. Дублирование документов исчезло, а юридический отдел теперь уверен в
соответствии требованиям Росархива».
АО «Газпром‑Энерго» (начальник отдела ИТ М. Н.) – «Интеграция с 1С:Документооборот прошла без
проблем, а автоматическое формирование отчётов позволило сэкономить более 200 человек‑часов в
год».
ЗАО «Контур» (HR‑менеджер А. В.) – «Благодаря Древу мы смогли хранить кадровые документы более 15 лет,
сохранив юридическую силу подписей. Система полностью соответствует ФЗ‑152»;
«Древо электронного архива» – это надёжное, масштабируемое и полностью законодательно‑совместимое решение,
которое позволяет любой организации перейти от бумажных архивов к цифровому хранению, сократить издержки,
повысить эффективность бизнес‑процессов и обеспечить юридическую безопасность данных. Если вы
задумываетесь о внедрении электронного архива – обратитесь к нашим специалистам, и мы поможем подобрать
оптимальный пакет функций под ваш бизнес.
Дата публикации: 12:48 UTC