Дата публикации:

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Виды документов по личному составу
3. Требования к электронному архивированию
4. Процесс передачи в архив
5. Технические решения и инструменты
6. Доступ и защита информации
7. Контактные данные и обратная связь

Документы по личному составу (кадровые документы) фиксируют все трудовые правоотношения между работодателем и сотрудником: приём на работу, назначение на должность, начисление заработной платы, предоставление отпусков, перевод, увольнение и др․ Согласно п․ 3 ст․ 3 ФЗ‑125 «Об архивном деле», такие документы относятся к архивным и подлежат сохранению в течение нормативных сроков․

С ростом цифровизации организации всё чаще используют электронный документооборот (ЭДО) и электронные подписи (УКЭП, УНЭП, Госключ)․ Это создаёт новые задачи по организации электронного архивирования кадровых бумаг, их учёту, хранению и обеспечению юридической силы․

Нормативно‑правовая база

• ФЗ 125‑О от  г․ – «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 17, ст․ 23, п․ 10)․
• Трудовой кодекс РФ – определяет перечень обязательных кадровых документов․
• Приказ Росархива – утверждает перечень документов, сроки их хранения и порядок передачи в архив․
• Методические рекомендации – описывают процесс организации учёта, хранения и доступа к электронным документам по личному составу в государственных и муниципальных архивах․

Виды документов по личному составу, подлежащих архивному хранению

К документам, которые могут попасть в архивный фонд, относятся:

1. Приказы о приёме, переводе, увольнении․
2. Трудовые договоры и дополнительные соглашения․
3. Личные дела сотрудников (включая сканы оригиналов)․
4. Штатные расписания, графики отпусков․
5. Документы о начислении и выплате заработной платы․
6. Справки, заявления, аттестационные листы․
7. Электронные издательские оригиналы печатной продукции, связанные с персоналом․

Документы делятся по срокам хранения:

• Постоянное хранение – документы, имеющие историческую ценность (свыше 10 лет)․
• Временное хранение – до 10 лет включительно (по решению руководителя организации)․

Требования к электронному архивированию

Для обеспечения юридической силы и сохранности электронных кадровых документов необходимо выполнить следующие условия:

• Документы должны быть подписаны электронной подписью (УКЭП, УНЭП) в соответствии с требованиями ФЗ‑63 «Об электронной подписи»․
• Формат хранения – неизменяемый (неразрешаемый к редактированию) электронный архивный формат (PDF/A‑3, XML‑архив)․
• Обеспечение конфиденциальности – доступ только уполномоченным лицам (роли «Кадровик», «Архивариус», «Руководитель»)․
• Ведение книги учёта электронных документов (журнал регистрации, метаданные, сроки уничтожения)․
• Регулярный бэкап и хранение копий в разных географических зонах (облачные и локальные хранилища)․
• Соблюдение требований к защите информации (ФЗ‑152 «О персональных данных», ФЗ‑171 «О безопасности критической информационной инфраструктуры»)․

Процесс передачи электронных кадровых документов в архив

Стандартный порядок действий выглядит так:

1. Идентификация и классификация – инвентаризация всех электронных кадровых файлов, определение сроков хранения․
2. Экспертиза ценности – оценка исторической, правовой и управленческой ценности (проведение экспертизы в соответствии с п; 10 ст․ 23 ФЗ‑125)․
3. Подготовка метаданных – формирование описания (название, дата создания, тип, срок хранения, уровень доступа);
4. Подписание – каждый документ подписывается квалифицированной электронной подписью․
5. Создание пакета передачи – формирование архивного пакета (ZIP с контрольными суммами, метаданными, сертификатами подписи)․
6. Передача в архив – загрузка пакета в электронный архив (через портал архива или защищённый канал)․
7. Регистрация в книге учёта – архив вносит документ в журнал учёта, присваивает уникальный идентификатор․
8. Контроль и отчётность – периодическая проверка соответствия сроков, подготовка отчётов для Главгосэкспертизы․

Технические решения и инструменты

Для эффективного электронного архивирования рекомендуется использовать специализированные системы:

• Документооборот (ЭДО) – ABBYY FlexiCapture, DocsVision, 1С:Документооборот․
• Электронный архив – DocsVision Archive, iManage, OpenKM, Alfresco․
• Средства подписи – КриптоПро CSP, СБИС, Госключ․
• Хранилище – корпоративные NAS/SAN, облачные сервисы (Microsoft Azure Blob, Amazon S3 с шифрованием)․
• Системы контроля доступа – LDAP/Active Directory, RBAC․

Важные функции, которые должна поддерживать система:

1. Автоматическое формирование метаданных и индексация․
2. Поддержка электронных подписей и их верификации․
3. Контроль сроков хранения и автоматическое перемещение в «постоянное хранение»․
4. Возможность быстрой выгрузки для Главгосэкспертизы․
5. Отчётность по доступу и изменениям (логирование)․

Доступ и защита информации

Организации обязаны обеспечить:

• Разграничение прав доступа (только уполномоченные сотрудники могут просматривать/восстанавливать кадровые документы)․
• Шифрование данных в покое и при передаче (TLS 1․3, AES‑256)․
• Регулярный аудит безопасности (проверка соответствия требованиям ФЗ‑152)․
• Возможность восстановления документов в случае аварийных ситуаций (план восстановления после катастроф – DRP)․

Контактные данные и обратная связь

Организация электронного архивирования документов по личному составу – это не просто требование закона, а важный элемент управления персоналом, обеспечения юридической защищённости и повышения эффективности работы с информацией․ Выбор правильных технологий, соблюдение нормативов и чёткая процедура передачи в архив позволяют компаниям сохранять свои кадровые данные надёжно и доступно․