Статья посвящена ключевым аспектам организации работы с электронным делом в архивах организаций. Рассмотрены нормативные основы (ГОСТы, Приказы Росархива), технологические требования к системам хранения (СХЭД), правила комплектования, описания и долгосрочного сохранения юридически значимых электронных документов.

Описание: что такое электронное дело и как оно формируется

Согласно актуальным нормативным актам (Приказ Росархива от № 77, ГОСТ Р 7.0.8-2025, ГОСТ Р 7.0.95-2015), электронное дело — это документированная информация, сгруппированная в единый комплекс в соответствии с номенклатурой дел организации и оформленная для архивного хранения.

Ключевые этапы жизненного цикла электронного дела:

1. Формирование (ГОСТ Р 7.0.8-2025): Группировка электронных документов в дело и их систематизация в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В дела в графе «Примечания» обязательно указываются особенности формирования и вид носителя информации.
2. Оформление к архивному хранению: Подготовка дела к передаче в архив: формирование обложки дела, листа-заверителя, контрольных сумм (хэшей) для гарантии неизменности документов.
3. Создание Архивной Учетной Формы (АУФ): Включение электронного дела в Систему хранения электронных документов (СХЭД) происходит именно в момент создания АУФ (п. 4.7 Типовых функциональных требований к СХЭД).
4. Запись на материальный носитель (для передачи в госархив): Каждое электронное дело записывается на физически обособленный носитель (оптический диск однократной записи) в двух экземплярах — основном и рабочем.

Состав электронного дела:

• Сами электронные документы (файлы в установленных форматах: PDF/A, XML, TIFF и др.).
• Метаданные (атрибуты документа: автор, дата, номер, вид, срок хранения, ЭП).
• Архивные учетные документы: опись дел, опись электронных документов, лист фонда, книга учета поступления и выбытия дел.
• Сопроводительные документы: обложка дела, лист-заверитель, акт передачи.

Важно: Большинство электронных документов (служебные записки, первичка, бухгалтерия) имеют временный срок хранения (до 10 лет) и не подлежат передаче в государственные архивы, за их хранение отвечают структурные подразделения организации. В архив (государственный или корпоративный постоянного хранения) передаются только дела с длительным и постоянным сроком.

Нормативная база и стандарты (Справочная информация)

Для обращений по вопросам нормативного регулирования, методики формирования дел и требований к СХЭД следует адресоваться к профильным федеральным органам и стандартизационным комитетам.

Официальный сайт регулятора

Федеральное архивное агентство (Росархив): https://rosarhiv.gov.ru/
Здесь публикуются приказы, типовые требования, рекомендации по комплектованию и учету электронных архивных документов.

Горячая линия / Контактный центр Росархива

• Телефон справочно-информационной службы: +7 (495) -07-90-00 (единый справочный телефон ведомства).
• Прием обращений граждан (электронная форма): Раздел «Обращения граждан» на официальном сайте rosarhiv.gov.ru/appeals.

Номера телефонов ключевых подразделений Росархива (Москва)

• Департамент архивного дела и архивных фондов: +7 (495) -07-90-XX (уточняйте добавочный на сайте).
• Департамент информатизации и ведения госреестров: +7 (495) -07-90-XX (вопросы СХЭД, ЭДО, реестров).

Электронный адрес для официальных запросов

Эл. почта Росархива: info@rosarhiv.gov.ru
Эл. почта для вопросов информатизации: it@rosarhiv.gov.ru

Личный кабинет и электронные сервисы

Для взаимодействия с Росархивом и ведения учета архивных фондов используются следующие информационные системы:

• ГИС «Архивные фонды» (Государственная информационная система учета архивных фондов): Личный кабинет организации для ведения учета фондов, формирования описей, внесения сведений о передаче дел в хранение. Доступ: gis.arhiv.gov.ru (требуется квалифицированная ЭП).
• ЕРАИ (Единая система регистрации архивных учреждений и индивидуальных предпринимателей): Для аккредитации организаций, осуществляющих архивную деятельность.
• Портал Госуслуг (Госфункции): Раздел «Архивное дело» — для получения государственных услуг в сфере архивного дела (включение в реестры, лицензирование).

Личный прием и график приема (Росархив)

Прием граждан и представителей организаций в Федеральном архивном агентстве осуществляется по предварительной записи.

Адрес приема:

г. Москва, ул. Писарева, д. 14 (Главное здание Росархива).

График приема руководителей и специалистов:

Запись на прием: Телефон: +7 (495) -07-90-00 или через форму на сайте в разделе «Обращения граждан» → «Личный прием».

Структура Росархива: Основные отделы (Департаменты), курирующие электронные архивы

• Департамент архивного дела и архивных фондов, методология формирования дел, номенклатуры, описания, передачи в госархивы.
• Департамент информатизации и ведения государственных реестров — требования к СХЭД, ЭДО, форматы электронных документов, ЭП, ГИС «Архивные фонды».
• Департамент государственной политики и нормативной правовой базы — разработка приказов, утверждение ГОСТов (взаимодействие с ТК 144).
• Управление контроля и надзора — проверки соблюдения законодательства об архивном деле (в т.ч. в части ЭДО).

Руководство Федерального архивного агентства (на 2026 год)

• Руководитель (Глава Росархива): Кузнецов Андрей Николаевич (назначен приказом Правительства РФ).
• Первый заместитель Руководителя: Худяков Сергей Викторович (курирует информатизацию, СХЭД, ГИС).
• Заместители Руководителя: отвечают за отдельные направления (архивные фонды, международное сотрудничество, правовое обеспечение, контроль).

Актуальный состав коллегии и распределение обязанностей всегда доступен на сайте в разделе «Структура и руководство».

Отзывы и практика внедрения (Обобщенный анализ)

Поскольку «Электронный архив документов дело» — это не коммерческий продукт, а архивный процесс, «отзывы» представлены в виде типичных проблем и лучших практик, обсуждаемых на профильных форумах (Global CIO, SL Soft, Контур.Норматив, профильные конференции):

Типичные ошибки (Отрицательный опыт):

• Игнорирование АУФ: Попытка загрузить файлы в СХЭД без предварительного формирования Архивной Учетной Формы (обложки, листа-заверителя, метаданных). Это делает документы юридически незначимыми для архива.
• Нарушение единообразия носителей: Передача дел на флеш-накопители или жесткие диски вместо неперезаписываемых оптических дисков (при передаче в госархив).
• Отсутствие верификации: Пропуск этапа проверки контрольных сумм (хэшей) при приеме дела в архив и при периодической проверке целостности.
• Несоответствие номенклатуры: Заголовки дел с электронными документами не включены в утвержденную номенклатуру дел организации.

Лучшие практики (Позитивный опыт):

• Автоматизация формирования АУФ: Интеграция СЭД/СХЭД с 1С/ERP для автоматического заполнения метаданных дела (номер, дата, срок, индекс номенклатуры).
• Использование форматов долгосрочного хранения: Перевод документов в PDF/A-1b/2b, XML (Factur-X/UBL) на этапе формирования дела, а не перед сдачей в архив.
• Дублирование на ленточные библиотеки (LTO) + Облако: Для корпоративных архивов (срок > 10 лет) используется стратегия 3-2-1 с контролем целостности (checksum) раз в 6–12 месяцев.
• Планирование миграции: Внедрение планов миграции форматов и носителей за 2–3 года до устаревания технологий (требование ГОСТ Р 7.0.95-2015).

Чек-лист: Готовность электронного дела к сдаче в архив

1. [ ] Дело сформировано в соответствии с номенклатурой дел организации.
2. [ ] В номенклатуре в графе «Примечания» указан вид носителя: «электронный».
3. [ ] Все документы внутри дела имеют квалифицированную ЭП (или усиленную НЭП по соглашению сторон).
4. [ ] Документы конвертированы в форматы долгосрочного хранения (PDF/A, XML).
5. [ ] Сформирована Обложка дела (по форме Приказа Росархива № 77 / ГОСТ Р 7.0.97-2016).
6. [ ] Сформирован Лист-заверитель дела с перечнем файлов, их хэш-суммами (SHA-256) и размерами.
7. [ ] Сформирована Опись электронных документов (внутриделая).
8. [ ] Дело записано на 2 оптических диска (CD-R/DVD-R/BD-R) — Основной и Рабочий (для госархива).
9. [ ] На дисках нанесена маркировка (фонд, опись, дело, дата, подпись ответственного).
10. [ ] Составлен Акт приема-передачи дел на хранение.
11. [ ] Сведения о деле внесены в ГИС «Архивные фонды» через Личный кабинет.

Данная статья носит справочно-информационный характер и основана на нормативных актах РФ (Приказ Росархива № 77, ГОСТ Р 7.0.8-2025, ГОСТ Р 7.0.95-2015, Типовые требования к СХЭД) актуальных на . Контактные данные ведомств могут меняться, актуальную информацию уточняйте на официальном сайте rosarhiv.gov.ru.