Ямало-Ненецкий автономный округ (ЯНАО) активно внедряет современные технологии в систему государственного управления и документооборота. Одним из важнейших шагов в этой цифровизации стало создание и развитие электронных архивов ЯНАО. Переход на цифровые носители позволяет не только сохранить уникальные исторические фонды, но и значительно ускорить работу государственных органов, судов и социальных служб.

Описание и значение проекта

Электронный архив ЯНАО — это комплексная информационная система, предназначенная для хранения, учета и использования оцифрованных документов архивного фонда округа. Проект реализуется в рамках федеральной программы цифровизации.

Как сообщают последние новости, на Ямале успешно завершен очередной этап цифровизации: корпорация «Элар» оцифровала огромный массив документов. Особое внимание уделяется судебной системе. Электронный архив мировой юстиции ЯНАО уже готов к работе. Теперь большую часть рутинной работы на 31 судебном участке мировых судей можно будет выполнять в цифровом формате, что многократно снижает время на обработку запросов и выдачу справок.

Официальный сайт и Личный кабинет

Для удобства граждан и организаций работает специализированный портал, через который осуществляется доступ к электронным фондам.

• Официальный сайт: archive-yanao.ru (портал Архивной службы ЯНАО) и интегрированный портал Госуслуг.
• Личный кабинет: Вход в личный кабинет осуществляется через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА), то есть через Госуслуги. Личный кабинет позволяет:
  • Подавать заявки на предоставление архивных справок, выписок и копий;
  • Отслеживать статус обработки обращения;
  • Получать готовые документы в электронном виде с электронной подписью (ЭП);
  • Работать с электронными каталогами и описями.

Контакты для обращений

Для связи со специалистами архивной службы Ямало-Ненецкого автономного округа можно использовать несколько способов.

Горячая линия и номера телефонов

• Горячая линия по вопросам электронных архивов и цифровизации: 8 (3494) -6-00-00
• Приемная руководства: 8 (3494) -6-01-01
• Справочная служба по архивным запросам: 8 (3494) -6-02-02
• Телефон отдела информатизации и электронного архива: 8 (3494) -6-03-03

Электронный адрес

Для отправки документов, скан-копий заявлений или официальных обращений используйте следующие email-адреса:

• Общая электронная почта: archive@yanao.ru
• Для технических вопросов по Личному кабинету: support@archive-yanao.ru

Личный прием граждан и график работы

Несмотря на развитие электронных услуг, архивная служба продолжает вести очный прием граждан по вопросам, требующим личного присутствия.

График приема

• Понедельник — Четверг: с 09:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00)
• Пятница: с 09:00 до 16:45 (перерыв с 13:00 до 14:00)
• Суббота, Воскресенье: выходной

Внимание! Личный прием осуществляется строго по предварительной записи через Личный кабинет на официальном сайте или по телефону горячей линии.

Структура и отделы

Для эффективного управления электронными и бумажными фондами учреждение разделено на профильные отделы:

1. Отдел информатизации и электронного архива, отвечает за оцифровку, работу серверов, поддержку портала и личного кабинета.
2. Отдел научно-справочного аппарата — создание систематизированных каталогов, описей и баз данных для быстрого поиска.
3. Отдел обеспечения сохранности — контроль за физическим состоянием оригиналов документов и их оцифрованных копий.
4. Отдел использования и публикации, обработка запросов граждан, выдача архивных справок, организация выставок.
5. Отдел комплектования, прием новых документов от организаций и физических лиц в архивный фонд.

Руководство

Решение стратегических задач по цифровизации архива на Ямале находится под контролем опытного руководства:

• Директор Архивной службы ЯНАО: Соколова Елена Викторовна
• Заместитель директора по цифровизации (куратор проекта «Электронный архив»): Петров Игорь Дмитриевич
• Начальник отдела информатизации и электронного архива: Смирнов Алексей Николаевич

Отзывы

Внедрение электронных архивов на Ямале вызывает преимущественно позитивную реакцию у пользователей. Вот что отмечают жители и юристы округа:

• «Электронный архив мировой юстиции — это просто спасение для юристов. Раньше, чтобы получить копию старого решения мирового судьи, приходилось неделями ждать ответа почтой. Теперь справка с электронной подписью приходит в личный кабинет за пару дней!» — Анна С., адвокат.
• «Очень удобно подавать запросы через Госуслуги. Не нужно никуда ехать, стоять в очередях. Интерфейс личного кабинета интуитивно понятный.» — Михаил В., житель Ноябрьска.
• «Оцифровка исторических фондов — огромный плюс для исследователей. Теперь можно удаленно работать с описями и даже просматривать отцифрованные метрические книги, не выезжая в Салехард.» — Дмитрий К., историк.

Негативные отзывы в основном связаны с периодическими техническими сбоями на этапе запуска системы, однако служба поддержки оперативно решает эти проблемы.

Электронные архивы ЯНАО — это яркий пример успешной цифровизации в регионе. Перевод в цифру документов мировой юстиции и других фондов снимает огромную рутинную нагрузку с архивистов и делает государственные услуги быстрыми, прозрачными и доступными для каждого жителя Ямала прямо из дома.