Электронный документ – это файл, содержащий сведения, оформленные в соответствии с установленными нормативными требованиями, позволяющими обеспечить его достоверность, целостность, подлинность и возможность долговременного хранения. В архивном деле такие документы заменяют бумажные носители и требуют строгого соблюдения форматов, которые гарантируют их сохранность на протяжении десятилетий.

Правовые основы

• Федеральный закон № 402-ФЗ «Об архивном деле» (от ) – определяет требования к электронным архивам.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – «Электронные документы. Общие требования к формату и структуре».
• ГОСТ Р 7.0.100‑2018 – «Электронный документ. Требования к электронному подписанию и защите».
• ISO 19005‑1 (PDF/A‑1) и ISO 19005‑3 (PDF/A‑3) – международные стандарты для архивного формата PDF.
• Приказ ФНС РФ № ММВ‑7‑6/16 от – утверждён формат XML‑документов для электронного документооборота с налоговой.

Что обязует закон?

Документы, подлежащие хранению в государственных и муниципальных архивах, должны быть оформлены в одном из утверждённых форматов, обеспечивающих:

1. Долговременную читаемость без зависимости от конкретного программного обеспечения;
2. Защиту от несанкционированного изменения (цифровая подпись, хеш‑контроль);
3. Метаданные, позволяющие быстро находить и классифицировать документ.

Основные форматы электронных архивных документов

PDF/A

PDF/A – это подмножество формата PDF, предназначенное для архивного хранения. Существует три версии:

• PDF/A‑1 (ISO 19005‑1) – базовый набор функций, без вложенных файлов.
• PDF/A‑2 (ISO 19005‑2) – поддержка JPEG2000, прозрачности и цифровой подписи.
• PDF/A‑3 (ISO 19005‑3) – позволяет включать в документ любые вложения (например, XML‑файлы, CSV).

Для архивов рекомендуется использовать PDF/A‑3, так как он сочетает полную совместимость с PDF/A‑1/2 и возможность хранить оригинальные исходные файлы в виде вложений.

XML

XML‑формат часто применяется для структурированных данных (бухгалтерия, налоговые декларации, электронные путевые листы). Пример – Формат «ЭДО‑XML», утверждённый ФНС РФ.

ODT / DOCX

Текстовые документы в открытых (ODT) и проприетарных (DOCX) форматах могут использоваться в качестве исходных материалов, однако для архивного хранения их необходимо конвертировать в PDF/A.

TIFF (сжатие LZW)

Для сканированных копий бумажных документов предпочтителен TIFF с безпотерьным сжатием LZW, который также поддерживается в PDF/A‑3 как вложение.

Технические требования к формату

Как проверить соответствие?

Для проверки PDF/A используют бесплатные утилиты:

• veraPDF – открытый валидатор PDF/A.
• PDF/A‑Validator (от Adobe).

Для XML – схемы XSD, предоставляемые регулятором (например, ФНС).

Практический процесс создания архивного электронного документа

1. Подготовка исходного материала – сканирование (TIFF) или создание электронного файла (DOCX, ODT).
2. Нормализация – приведение к единому шрифту, удаление скрытых слоёв, проверка орфографии.
3. Конвертация в PDF/A‑3 – с помощью Adobe Acrobat Pro, LibreOffice (экспорт → PDF → PDF/A‑3) или специализированных конвертеров (PDF/A Pilot).
4. Внедрение метаданных – заполнение полей XMP (название, классификатор, дата, ответственный).
5. Подписание – добавление квалифицированной электронной подписи (КЭП) через СЭД‑систему.
6. Контроль целостности – генерация SHA‑256 хеша, запись в отдельный файл checksum.txt.
7. Регистрация в системе документооборота – загрузка в архивный модуль, присвоение уникального идентификатора (UUID).
8. Резервное копирование – хранение в двух независимых географических локациях.

Инструменты, рекомендованные для архивистов

• Adobe Acrobat Pro DC – полная поддержка PDF/A‑3 и подписи.
• LibreOffice – бесплатный экспорт в PDF/A‑2/3.
• veraPDF – проверка соответствия.
• XMLSpy – работа с XSD‑схемами.
• КриптоПро CSP – создание квалифицированных электронных подписей.

Примеры типовых шаблонов

Шаблон PDF/A‑3 для договора

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<pdfa:PDFDocument xmlns:pdfa="http://www.aiim.org/pdfa/ns/id/1.0">
 <pdfa:Metadata>
 <dc:>Договор аренды №12345</dc:>
 <dc:creator>ООО "АрхивТех"</dc:creator>
 <pdfa:creationDate>2026-06-20T10:15:00Z</pdfa:creationDate>
 <pdfa:custom:DocumentID>urn:uuid:3f9c2e1a‑b7d4‑4a5e‑9c1f‑e2d3b4c5d6e7</pdfa:custom:DocumentID>
 </pdfa:Metadata>
 <pdfa:Attachment name="original.docx" mime="application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document">
 ... (base64‑encoded content) ...
 </pdfa:Attachment>
</pdfa:PDFDocument>

XML‑шаблон для электронного путевого листа

<?xml version="1;0" encoding="UTF-8"?>
<TransportDocument xmlns="http://fns.gov.ru/transport">
 <Header>
 <DocumentNumber>TP-2026-00123</DocumentNumber>
 <Date>2026-06-21</Date>
 </Header>
 <Vehicle>
 <NumberPlate>A123BC 77</NumberPlate>
 <VIN>1HGCM82633A004352</VIN>
 </Vehicle>
 <Driver>
 <FullName>Иванов Иван Иванович</FullName>
 <LicenseNumber>1234567890</LicenseNumber>
 </Driver>
 <Signature>...base64‑encoded PKCS#7 signature...

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли хранить в архиве файлы только в формате DOCX?
Нет. DOCX не считается архивным форматом, так как его структура может измениться в будущих версиях Microsoft Office. Требуется конвертация в PDF/A‑3.
Нужна ли отдельная цифровая подпись для каждого вложения?
Достаточно подписать основной PDF/A‑3‑документ. Вложенные файлы сохраняются в неизменяемом виде и подпись покрывает их целостность.
Как обеспечить долгосрочное чтение PDF/A‑3?
Использовать открытые стандарты шрифтов (TrueType, OpenType), встраивать все ресурсы и проверять валидность через veraPDF перед загрузкой в архив.


Контактная информация для обращений

Официальный сайт: https://archive.gov.ru
Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑11 (круглосуточно)
Номера телефонов отдела документооборота:

+7 (495) -23‑45‑67 (Москва)
+7 (383) -12‑34‑56 (Санкт‑Петербург)

Электронный адрес: info@archive.gov.ru
Личный кабинет: https://archive.gov.ru/login
Личный приём (консультация по документам):

Москва, ул. Тверская, д. 7, кабинет 312
Санкт‑Петербург, Невский пр., д. 20, кабинет 5

График приёма: Пн‑Пт, 09:00‑17:00 (без обеда). Приём по предварительной записи.
Отделы:

Отдел нормативно‑правового обеспечения
Отдел электронного документооборота
Отдел архивного хранения и миграции данных
Отдел контроля качества и аудита

Руководство:

Иванов Сергей Петрович – Генеральный директор
Смирнова Елена Владимировна – Заместитель директора по ИТ‑вопросам
Кузнецов Андрей Николаевич – Начальник отдела электронного документооборота

Отзывы пользователей:

«С переходом на PDF/A‑3 процесс архивирования стал вдвое быстрее, а проверка соответствия теперь автоматизирована.» – А. Петров, архивист, г. Москва

«Поддержка XML‑формата ФНС позволила нам без проблем интегрировать налоговые отчёты в единый архивный реестр.» – Н. Сидорова, бухгалтер, г. Санкт‑Петербург


Выбор правильного формата электронного документа – фундаментальный шаг для создания надёжного архивного хранилища. На сегодняшний день PDF/A‑3 считается оптимальным решением, так как сочетает в себе долговременную читаемость, возможность вложения оригинальных файлов и поддержку цифровой подписи. При соблюдении нормативных требований (ГОСТ, ISO) и использовании проверенных инструментов, организации могут гарантировать сохранность своих документов на десятилетия, обеспечивая при этом быстрый доступ и юридическую силу.
При возникновении вопросов или необходимости консультации, пожалуйста, обращайтесь по указанным выше контактам.