Электронный архив – это система, позволяющая хранить, управлять и обеспечивать доступ к цифровым копиям документов в соответствии с нормативными требованиями и бизнес‑процессами организации. Ниже представлена пошаговая инструкция, практические рекомендации и готовый набор контактов, которые помогут вам реализовать проект без привлечения сторонних подрядчиков.

Что такое электронный архив?

Электронный архив (ЭА) – это совокупность программных и аппаратных средств, процедур и правил, обеспечивающих:

• Долгосрочное хранение электронных документов;
• Контроль их целостности и подлинности;
• Управление доступом и правами пользователей;
• Автоматизацию процессов классификации, индексации и поиска.

Зачем нужен электронный архив?

Основные преимущества перехода от бумажного к электронному архиву:

1. Экономия места и средств – отсутствие необходимости в больших архивных помещениях.
2. Ускоренный доступ к информации – поиск по метаданным и полному тексту за секунды.
3. Повышение безопасности – резервные копии, шифрование и контроль версий.
4. Соответствие законодательству – хранение документов в соответствии с ФЗ «Об архивном деле», ГОСТ 7.0.97‑2016 и другими нормативами.
5. Упрощение аудита и контроля – журналирование всех действий пользователей.

Основные требования и нормативы

Перед началом проекта необходимо изучить нормативную базу:

• ФЗ № 125 «Об архивном деле» (п. 4‑9);
• ГОСТ 7.0.97‑2016 «Электронный архив. Общие требования»;
• Требования к электронным подписям (ФЗ № 63);
• Стандарты ISO/IEC 27001 (информационная безопасность) и ISO 15489 (управление документами).

Этапы создания электронного архива

4.1 Планирование и аудит текущего документооборота

Соберите информацию о типах документов, их объёмах, сроках хранения и текущих процессах. Оцените:

• Количество бумажных и электронных файлов;
• Классификацию (дело, подразделение, тип);
• Требования к срокам хранения и конфиденциальности.

4.2 Выбор программного обеспечения

Существует два основных направления:

• Коммерческие решения – Этлас, DocsVision, КОРУС, 1С:Документооборот. Предлагают готовую интеграцию, поддержку и сертификацию.
• Open‑source – Alfresco Community, Nuxeo, OpenKM, Mayan EDMS. Позволяют гибко настраивать систему и экономить на лицензиях.

При выборе учитывайте совместимость с уже используемыми системами (ERP, CRM), масштабируемость и наличие локализации.

4.3 Организация инфраструктуры

Для надёжного хранения необходима:

1. Сервер(ы) с RAID‑массивом (RAID 6 или 10) – защита от потери дисков;
2. Система резервного копирования (облачный сервис + локальная копия);
3. Сетевое оборудование с поддержкой VLAN и QoS для разделения трафика архивных данных;
4. Средства контроля доступа (Active Directory, LDAP).

4.4 Миграция документов

Этапы сканирования и импорта:

• Подготовка бумажных документов (удаление скрепок, сортировка);
• Сканирование в формате PDF/A‑2 (долгосрочный архивный формат);
• Оптическое распознавание текста (OCR) для последующего полнотекстового поиска;
• Импорт электронных файлов с сохранением оригинальных метаданных (дата создания, автор).

4.5 Настройка метаданных и классификации

Создайте словарь метаданных, соответствующий вашей отрасли (например, «Номер договора», «Дата подписания», «Контрагент»). Используйте классификаторы:

1. Кодировка дел (по ГОСТ 7.0.97‑2016);
2. Теги и категории;
3. Автоматическое присвоение метаданных по шаблонам.

4.6 Обеспечение безопасности и доступа

Ключевые меры:

• Шифрование данных в покое (AES‑256) и в канале (TLS 1.3);
• Электронная подпись документов (КЭП);
• Ролевой доступ (RBAC) – разграничение прав «Чтение», «Редактирование», «Удаление»;
• Аудит‑лог всех действий (журналирование).

4.7 Тестирование и ввод в эксплуатацию

Проведите:

1. Функциональное тестирование (поиск, загрузка, восстановление);
2. Нагрузочное тестирование (одновременный доступ 100+ пользователей);
3. Тест восстановления из резервных копий;
4. Обучение персонала (пользователи и администраторы).

После успешного теста оформите акт ввода в эксплуатацию и подпишите протокол соответствия нормативным требованиям.

Рекомендованные решения

Практические советы

• Начинайте с пилотного проекта – выберите один отдел и протестируйте процесс.
• Не забывайте о политике жизненного цикла – автоматическое перемещение «активных» документов в «архивный» слой.
• Регулярно проводите аудит целостности (контрольные суммы SHA‑256).
• Обеспечьте доступность документации о процессах и инструкциях для конечных пользователей.
• Внедряйте обучающие вебинары и «шпаргалки» по работе с системой.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой формат файлов считается архивным?

PDF/A‑2 и PDF/A‑3 – международные стандарты для долговременного хранения.

Нужна ли электронная подпись для всех документов?

Только для тех, которые требуют юридической силы (договоры, акты, решения).

Можно ли хранить в архиве мультимедийные файлы?

Да, но рекомендуется использовать форматы без потери качества (TIFF, WAV) и указывать отдельные политики хранения.

Сколько времени занимает миграция 1 ТБ документов?

Зависит от скорости сканеров и сети, в среднем 3‑4 недели при 5‑часовом рабочем дне.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по созданию электронного архива, вы можете связаться с нашей поддержкой. Мы предоставляем полный спектр услуг – от консультаций до технической реализации.

• Официальный сайт: https://www.e-archive-pro.ru
• Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Отдел продаж – +7 (495) -23‑45‑67
  • Техническая поддержка – +7 (495) -23‑45‑68
  • Юридический отдел – +7 (495) -23‑45‑69
• Электронный адрес: info@e-archive-pro.ru
• Личный кабинет клиента: https://client.e-archive-pro.ru
• Личный приём (консультация в офисе): г. Москва, ул. Тверская, д. 12, офис 405
• График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00)
• Отделы:
  1. Отдел продаж и маркетинга
  2. Технический отдел (инсталляция и настройка)
  3. Отдел разработки (модульные доработки)
  4. Отдел поддержки (техподдержка 24/7)
  5. Юридический отдел (сопровождение договоров)
• Руководство:
  • Генеральный директор – Иван Петрович Соколов
  • Технический директор – Елена Владимировна Кузнецова
  • Директор по развитию – Алексей Сергеевич Морозов
• Отзывы клиентов:
  

  «Сотрудничество с E‑Archive Pro позволило нам полностью избавиться от бумажных архивов за 6 месяцев. Система проста в использовании, а поддержка – на высоте!» – ООО «ТехПром», 2025 г.

  «Благодаря интеграции с 1С и автоматическому OCR мы сократили время поиска документов с 30 минут до 5 секунд.» – АО «Магнитогорский меткомбинат», 2024 г.

Мы готовы помочь вам построить надёжный и удобный электронный архив, который будет соответствовать всем требованиям законодательства и бизнес‑задачам.