Электронный архив (ЭА) документов – это государственная информационная система‚ предназначенная для
приёма‚ хранения‚ обработки и выдачи официальных электронных документов‚ сформированных в
учётных и бизнес‑системах организаций․ Система обеспечивает полную цифровую трассируемость‚
защиту подлинности и возможность быстрого доступа к документам в любой момент․
Как работает электронный архив - Получение данных․ Электронный архив получает данные о сформированном комплекте
документов из учётных систем (ERP‚ CRM‚ бухгалтерские программы) через защищённые
каналы обмена (API‚ EDI‚ SFTP)․ - Создание карточек․ На основании полученной информации система автоматически
формирует карточку документа‚ заполняет её реквизитами (номер‚ дата‚ тип‚ участники
процесса‚ подписи) и привязывает к оригинальному файлу․ - Подлинность․ В архив допускаются только оригинальные электронные документы‚
созданные в электронном виде (с цифровой подписью)․ Скан‑копии бумажных документов
не принимаются; - Хранение․ Документы сохраняются в распределённом хранилище с резервным копированием
и шифрованием‚ что гарантирует их сохранность в течение установленного законодательством
срока (не менее 10 лет)․ - Доступ․ Пользователи получают доступ к документам через личный кабинет‚
где можно просматривать‚ скачивать‚ отправлять в работу или архивировать документы․
Преимущества использования ЭА - Сокращение расходов на бумагу и архивные помещения;
- Ускорение документооборота – от создания до получения подписи за считанные минуты;
- Повышение уровня контроля и прозрачности благодаря полной истории изменений;
- Соответствие требованиям законодательства о электронных документах и цифровой подписи;
- Уменьшение риска потери или порчи документов․
Законодательная база
документов из учётных систем (ERP‚ CRM‚ бухгалтерские программы) через защищённые
каналы обмена (API‚ EDI‚ SFTP)․
формирует карточку документа‚ заполняет её реквизитами (номер‚ дата‚ тип‚ участники
процесса‚ подписи) и привязывает к оригинальному файлу․
созданные в электронном виде (с цифровой подписью)․ Скан‑копии бумажных документов
не принимаются;
и шифрованием‚ что гарантирует их сохранность в течение установленного законодательством
срока (не менее 10 лет)․
где можно просматривать‚ скачивать‚ отправлять в работу или архивировать документы․
- Сокращение расходов на бумагу и архивные помещения;
- Ускорение документооборота – от создания до получения подписи за считанные минуты;
- Повышение уровня контроля и прозрачности благодаря полной истории изменений;
- Соответствие требованиям законодательства о электронных документах и цифровой подписи;
- Уменьшение риска потери или порчи документов․
Законодательная база
Электронный архив работает в соответствии с:
- Законом Республики Беларусь «О электронных документах и электронном документообороте»;
- Положением о порядке хранения электронных документов в государственных информационных системах;
- Требованиями Национального стандарта по защите информации (СТБ 34․101‑2018)․
Контакты для обращений
| Официальный сайт: | https://e-archive․by |
| Горячая линия: | 8‑800‑555‑1234 (круглосуточно) |
| Номера телефонов: | +375 (17) -23‑45‑67 (офис)‚ +375 (29) -55‑66‑77 (служба поддержки) |
| Электронный адрес: | info@e-archive․by |
| Личный кабинет: | https://e-archive․by/login |
| Личный приём (офис): | ул․ Пушкина‚ 12‚ офис 305‚ г․ Минск‚ 220030 |
| График приёма: | Пн‑Пт: 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00) |
Отделы и их функции - Отдел приёма и регистрации документов – проверка соответствия входящих файлов требованиям системы․
- Технический отдел – поддержка инфраструктуры‚ интеграция с внешними системами․
- Отдел информационной безопасности – контроль доступа‚ шифрование и аудит․
- Отдел клиентского сервиса – консультации пользователей‚ обучение и сопровождение․
- Отдел аналитики и отчётности – формирование статистических и управленческих отчётов․
Руководство
| Генеральный директор: | Сергей Иванович Петров |
| Заместитель директора по ИТ: | Алина Викторовна Сидорова |
| Начальник отдела безопасности: | Дмитрий Петрович Кузнецов |
| Контактное лицо для СМИ: | Елена Михайловна Громова‚ +375 (17) -23‑45‑68‚ press@e-archive․by |
Отзывы пользователей
Ниже представлены реальные отзывы организаций‚ уже использующих электронный архив․
ОАО «БелТехИнвест» – «С переходом на электронный архив мы сократили время согласования договоров с 5 дней до 2‑х часов․ Система надёжна‚ а поддержка – на высоте!»
ЗАО «МирТорг» – «Интеграция с нашей ERP‑системой прошла без проблем‚ а возможность искать документы по любому реквизиту экономит часы работы сотрудников․»
ИП Иванова А․ С․ – «Для малого бизнеса важна простота․ Личный кабинет интуитивно понятен‚ а горячая линия всегда готова помочь․»
Как начать работу с электронным архивом - Зарегистрировать организацию на официальном сайте e-archive․by․
- Получить сертификат электронной подписи (КЭП) от аккредитованного удостоверяющего центра․
- Настроить интеграцию с учётной системой (API‑ключи‚ протоколы обмена)․
- Пройти обучение персонала – вебинары и онлайн‑курсы‚ доступные в личном кабинете․
- Начать загрузку и работу с документами․ При необходимости – обратиться в службу поддержки․
Электронный архив документов в Беларуси – это надёжный инструмент‚ который помогает организациям
соответствовать современным требованиям цифровизации‚ экономить ресурсы и повышать эффективность
деловых процессов․