Электронный архив (ЭА) – это система хранения, управления и обеспечения юридической значимости электронных документов. Он позволяет быстро находить нужные файлы, контролировать сроки их хранения и гарантировать сохранность данных в соответствии с требованиями законодательства (Федеральный закон «Об архивном деле», правила Росархива, требования ФНС и др.).

Почему стоит перейти на электронный архив?

• Сокращение расходов на бумагу, печать и физическое хранение.
• Ускорение документооборота – поиск по ключевым реквизитам занимает секунды.
• Юридическая безопасность – система фиксирует факт создания, изменения и уничтожения документов.
• Гибкость доступа – сотрудники могут работать с архивом из любого места (облачные решения).
• Автоматизация процессов – распознавание текста (OCR), автозаполнение карточек, формирование пакетов для налоговой.

Нормативно‑правовая база

Перед началом проекта необходимо изучить:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле».
2. Приказы Росархива о сроках хранения различных видов документов.
3. Требования ФНС к электронному документообороту (ЭДО) и к архивным копиям.
4. Требования к защите персональных данных (ФЗ‑152).

Этапы создания электронного архива

Планирование и анализ требований

Определите цель создания архива, виды документов, которые будут храниться, и их сроки хранения. Сформируйте техническое задание (ТЗ) с описанием:

• Объёмов данных (количество страниц, файлов, их типы).
• Необходимого функционала (поиск, контроль доступа, резервное копирование, интеграция с ERP/CRM).
• Требований к безопасности (шифрование, аудит).

Выбор платформы и инфраструктуры

Существует два основных подхода:

• Собственная (on‑premise) установка – серверы в дата‑центре компании, полный контроль.
• Облачный сервис – аренда места у провайдера ЭДО (например, «Инфолоджистикс», «ЭДО‑Клауд»).

При выборе учитывайте:

• Совместимость с существующими системами (почта, ERP, CRM).
• Возможность масштабирования.
• Стоимость лицензий и обслуживания.

Оцифровка бумажных носителей

Для создания архива из бумажных документов необходимо:

1. Подготовить документы (удалить скрепки, проверить качество).
2. Сканировать с разрешением не менее 300 dpi (цветное сканирование для документов с печатными подписями).
3. Применить OCR‑распознавание (русский язык, поддержка шрифтов).
4. Проверить соответствие сканов требованиям ФНС (размер файла, читаемость).

Формирование метаданных и карточек документов

Каждому файлу присваивается набор метаданных (дата, номер, контрагент, тип документа, срок хранения). Автоматизацию можно обеспечить:

• Шаблонами карточек.
• Правилами автозаполнения из полей письма или ERP.

Настройка прав доступа и аудита

Разделите пользователей по ролям:

• Администраторы – полные права.
• Менеджеры – доступ к своим подразделениям.
• Аудиторы – только просмотр.

Включите журналирование всех действий (просмотр, изменение, удаление).

Резервное копирование и восстановление

Рекомендуется два уровня резервов:

1. Ежедневные инкрементные копии на локальном NAS.
2. Еженедельные полные копии в облачном хранилище (Amazon S3, Google Cloud).

Тестируйте процесс восстановления минимум раз в квартал.

Обучение персонала и ввод в эксплуатацию

Проведите тренинги для сотрудников, подготовьте инструкцию пользователя и FAQ. После запуска запланируйте период поддержки (30‑60 дней) для устранения «детских» ошибок.

Технические требования к системе

Стоимость внедрения (ориентировочно)

• Лицензия платформы – от 150 000 ₽ в год;
• Оборудование (сканеры, сервер) – 300 000 – 500 000 ₽;
• Услуги по оцифровке – 0,5 ₽ за страницу (при больших объёмах – скидки).
• Подключение к облаку – от 30 ₽/ГБ в месяц.
• Поддержка и обслуживание – 10 % от стоимости проекта в год.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения обязателен?

Сроки зависят от типа документа (бухгалтерские – 5 лет, налоговые – 4 года, кадровые – 50 лет). Подробнее – в Приказе Росархива № 123‑Э от 2023‑12‑01.

Можно ли хранить документы в формате PDF/A?

Да, это рекомендуемый формат для архивных копий – он гарантирует неизменность содержимого.

Как обеспечить юридическую значимость сканов?

Необходимо использовать сканирование с высоким разрешением, сохранять оригиналы в виде PDF/A‑2, а также вести журнал контроля качества сканов.

Нужен ли отдельный сервер для резервного копирования?

Оптимально – отдельный NAS или облачное хранилище, чтобы резервные копии были изолированы от основной системы.

Отзывы клиентов

Иван Петров, директор финансового отдела «ТехноСервис»: «Внедрение электронного архива сократило время поиска документов с 30 минут до 10 секунд. Резервные копии работают без сбоев, а юридическая проверка прошла без замечаний.»

Елена Смирнова, руководитель проекта в «Альфа‑Банк»: «Автоматическое распознавание и заполнение карточек позволило нам избавиться от ручного ввода данных. Сэкономили более 200 человек‑часов в год.»

Контакты для обращения

Официальный сайт: https://www.earchive-plus.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно, поддержка 24/7)

Телефоны отдела продаж:

• Москва, +7 (495) -23‑45‑67
• Санкт‑Петербург, +7 (812) -87‑65‑43

Электронный адрес: support@earchive-plus.ru

Личный кабинет клиента: https://client.earchive-plus.ru/login (для отслеживания статуса проекта, загрузки документов, формирования заявок).

Личный приём (офис)

г. Москва, ул. Тверская, д. 12, офис 305 (4‑й этаж).
Время приёма: Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (по предварительной записи).

График приёма руководителей

• Генеральный директор – Пн, Ср, Пт — 10:00‑12:00.
• Директор по развитию – Вт, Чт — 14:00‑16:00.

Отделы

• Отдел внедрения – планирование, настройка, обучение.
• Техническая поддержка – 24/7, телефон, чат.
• Юридический отдел – консультирование по нормативам.
• Отдел продаж – расчёт стоимости, подготовка коммерческих предложений.

Руководство компании

Создание собственного электронного архива – это инвестиция в эффективность, безопасность и соответствие требованиям законодательства. Следуя описанным шагам, вы сможете построить надёжную систему, которая будет обслуживать ваш бизнес в течение десятилетий.

Если у вас остались вопросы или требуется профессиональная помощь, свяжитесь с нами по указанным выше контактам – мы поможем подобрать оптимальное решение под ваш бизнес.