Электронный архив (ЭА) – это система управления цифровыми документами, которая обеспечивает их
сохранность, доступность и соответствие требованиям законодательства; При планировании внедрения
ЭА особое внимание уделяется техническому заданию (ТЗ), которое фиксирует все требования к
разработке, интеграции и эксплуатации системы.

Почему нужен электронный архив?

• Снижение расходов на хранение бумажных документов;
• Уменьшение риска потери и порчи информации;
• Соответствие требованиям ФЗ‑63 «Об архивном деле» и ФЗ‑152 «О персональных данных»;
• Ускорение бизнес‑процессов за счёт быстрого поиска и автоматизации работы с документами;
• Возможность аудита и контроля доступа в режиме онлайн.

Нормативно‑правовая база

При разработке ТЗ необходимо учитывать:

1. Федеральный закон №63‑2007 «Об архивном деле»;
2. Федеральный закон №152‑2003 «О персональных данных»;
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронный документ. Требования к формату и структуре»;
4. Приказы Минцифры РФ о применении электронных подписей и криптографической защиты.

Основные компоненты электронного архива

• Система управления контентом (ECM) – хранение и индексация документов;
• Модуль электронных подписей – обеспечение юридической силы документов;
• Средства миграции – импорт исторических бумажных и электронных материалов;
• Интеграционные шлюзы – связь с ERP, CRM, бухгалтерскими системами;
• Система контроля доступа – роли, группы, аудит действий пользователей.

Этапы внедрения электронного архива

1. Подготовительный анализ и аудит текущих процессов;
2. Разработка ТЗ и согласование с заказчиком;
3. Выбор платформы (например, IBM Notes/Domino, Microsoft SharePoint, Alfresco);
4. Проектирование архитектуры и инфраструктуры;
5. Разработка и настройка модулей;
6. Миграция данных и тестирование;
7. Обучение персонала и запуск в эксплуатацию;
8. Поддержка и развитие системы.

Техническое задание: структура и содержание

Общие сведения

• Наименование проекта;
• Заказчик и исполнитель;
• Цели и задачи проекта;
• Сроки и бюджет.

Функциональные требования

Нефункциональные требования

• Производительность: не менее 2000 запросов/ч при одновременной работе 100 пользователей;
• Надёжность: 99,9 % времени безотказной работы;
• Безопасность: шифрование данных в покое (AES‑256) и в канале (TLS 1.3);
• Масштабируемость: возможность увеличения объёма хранилища до 10 ТБ без простоя;
• Совместимость: интеграция с Microsoft 365, 1С:Бухгалтерия, SAP.

Требования к инфраструктуре

Для реализации проекта рекомендуется использовать гибридную модель:

• Серверы приложений – виртуальные машины в корпоративном дата‑центре;
• Хранилище – SAN/NAS с резервным копированием в облаке (Amazon S3, Azure Blob);
• Сеть – выделенный VLAN, QoS для трафика архивных операций.

План миграции данных

1. Анализ существующего документооборота;
2. Классификация и очистка данных;
3. Создание шаблонов метаданных;
4. Пакетная загрузка с валидацией;
5. Тестовое импортирование и проверка целостности.

Тестирование и приемка

Тестирование делится на несколько уровней:

• Модульное – проверка отдельных функций;
• Интеграционное – взаимодействие с ERP, CRM;
• Нагрузочное – проверка производительности;
• Приёмочное – согласование с заказчиком, подпись акта.

Поддержка и развитие

После ввода в эксплуатацию необходимо обеспечить:

• Техническую поддержку 24 × 7;
• Регулярные обновления безопасности;
• Обучение новых пользователей;
• План развития (добавление новых модулей, интеграций).

Примерный шаблон ТЗ (сокращённый)

 1.1. Наименование проекта
 1.2. Заказчик
 1.3. Цели и задачи
Текущий анализ
 2.1. Объём и типы документов
 2.2. Проблемы текущего СЭД

Функциональные требования
 3.1. Регистрация документов
 3.2. Поиск и фильтрация
 3.3. Электронная подпись
 ...


Нефункциональные требования
 4.1. Производительность
 4.2. Надёжность
 ...

Архитектура решения
 5.1. Аппаратная часть
 5.2. Программная платформа
 ...

План миграции
 6.1. Подготовка данных
 6.2. Тестовая загрузка
 ...

План тестирования
 7.1. Модульные тесты
 7.2. Интеграционные тесты
 ...

Сроки и бюджет
 8.1. График работ
 8.2. Оценка затрат

Приложения
 9.1. Список используемых стандартов
 9.2. Формы согласования

Риски проекта и способы их минимизации

• Недостаточная подготовка данных – провести предварительный аудит и очистку.
• Сопротивление персонала – организовать обучение и демонстрацию преимуществ.
• Нарушение безопасности – внедрить многоуровневую аутентификацию и шифрование.
• Превышение бюджета – использовать гибкую методологию (Agile) и фиксировать изменения в ТЗ.

Техническое задание – фундаментальный документ, без которого невозможно
успешно реализовать проект внедрения электронного архива. Оно фиксирует
требования, определяет границы проекта, помогает управлять рисками и
обеспечивает соответствие нормативным требованиям. При грамотном
подходе электронный архив становится стратегическим активом компании,
повышающим эффективность бизнес‑процессов и защищающим информацию от
потери и несанкционированного доступа.

Контактная информация для обращения

Официальный сайт: https://www.example-archive.ru

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• Отдел внедрения – +7 (495) -23‑45‑67
• Техническая поддержка – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел продаж – +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес: info@example-archive.ru

Личный кабинет пользователя: https://portal.example-archive.ru

Личный приём

Для обсуждения проекта можно записатся на личный приём в офисе компании.

• Адрес: г. Москва, ул. Тверская, д. 12, офис 305
• Телефон записи: +7 (495) -23‑45‑70
• Электронная форма записи: Записаться онлайн

График приёма

Отделы компании

• Отдел внедрения и интеграции
• Отдел разработки программного обеспечения
• Отдел технической поддержки
• Отдел продаж и маркетинга
• Юридический отдел

Руководство

• Генеральный директор – Иванов Иван Иванович
• Технический директор – Петров Петр Петрович
• Директор по развитию – Сидорова Мария Сергеевна

Отзывы клиентов

Ниже представлены несколько отзывов от наших заказчиков:

ООО «Бизнес‑Тех»: «Внедрение электронного архива позволило сократить затраты на хранение
документов на 30 % и ускорить процесс согласования договоров в 5 раз». – Алексей Кузнецов,
руководитель отдела документооборота.

ЗАО «ФинЭксперт»: «ТЗ, подготовленное совместно с поставщиком, полностью соответствовало нашим
требованиям, а процесс миграции прошёл без простоев». – Елена Смирнова, ИТ‑директор.

Если у вас возникли вопросы или вы хотите обсудить детали проекта – свяжитесь с нами любым удобным способом.