Электронный архив – это централизованная система хранения, обработки и обеспечения долговременной сохранности цифровых документов.
Он заменяет традиционный бумажный архив, позволяя быстро находить нужные материалы, контролировать их жизненный цикл и соблюдать нормативные требования.
Ключевые требования к электронному архиву
- Нормативно‑правовая база
- ГОСТ Р 54989‑2012 / ISO/TR 18492:2005 – обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
- Приказ Росархива № 69 от 31 июля 2023 г. – порядок хранения, форматы, учёт и контроль доступа.
- Типовые функциональные требования к системам хранения электронных документов (СХЭД) в государственных органах.
- Технические условия
- Поддержка открытых и архивных форматов (PDF/A, TIFF, XML, DOCX и др.).
- Надёжные средства резервного копирования и восстановления.
- Механизмы цифровой подписи и контроля целостности (хеш‑суммы, контрольные коды).
- Система управления доступом (роли, уровни прав, журналирование действий).
- Функциональные возможности
- Автоматическое индексирование и поиск по метаданным.
- Управление жизненным циклом документов (создание → хранение → архив → уничтожение).
- Интеграция с системами электронного документооборота (ЭДО) и ERP.
- Отчётность и аналитика по использованию архива.
- Организационные аспекты
- Разработка политики архивного дела и инструкций для сотрудников.
- Назначение ответственного за электронный архив (архивариус, ИТ‑специалист).
- Проведение аудитов и проверок соответствия требованиям.
Этапы создания электронного архива с нуля
- Анализ потребностей организации – какие типы документов, объёмы, сроки хранения.
- Выбор программного обеспечения – сравнение решений (Этлас‑Софт, Docsvision, ОСГ, и др;) с учётом требований ГОСТ и Приказа Росархива.
- Проектирование архитектуры – серверы, хранилища, резервные копии, сеть.
- Настройка метаданных и классификаторов – внедрение справочников, кодов, регистров.
- Миграция существующих документов – сканирование, оцифровка, проверка качества.
- Тестирование и пилотный запуск – проверка индексации, доступа, восстановления.
- Обучение персонала – работа с личным кабинетом, правила доступа, процедуры.
- Эксплуатация и поддержка – мониторинг, обновления, регулярные аудиты.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по внедрению или эксплуатации электронного архива, вы можете связаться с нами любым удобным способом.
| Официальный сайт: | www.etlas-soft.ru |
| Горячая линия: | 8 (800) -55‑33‑33 (круглосуточно) |
| Номера телефонов: | +7 (812) -12‑25‑73, +7 (812) -12‑25‑74 |
| Электронный адрес: | support@etlas-soft.ru |
| Личный кабинет: | cabinet.etlas-soft.ru (регистрация после подтверждения заявки) |
| Личный приём (офис): | г. Санкт‑Петербург, ул. Невский пр., д; 28, офис 5 |
| График приёма: | Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (по предварительной записи) |
| Отделы: |
|
| Руководство: |
|
| Отзывы клиентов: |
|
Почему стоит выбрать профессиональное решение
Безопасность. Система реализует шифрование данных, цифровую подпись и журналирование всех операций, что гарантирует соответствие требованиям ГОСТ и Приказа Росархива.
Экономия. Электронный архив уменьшает затраты на физическое хранение, транспортировку и обслуживание бумажных носителей.
Удобство доступа. Поиск по метаданным, полнотекстовый поиск, возможность работы из любой точки с защищённым соединением.
Гибкость масштабирования. При росте объёмов данных система легко расширяется за счёт добавления новых серверов или облачных ресурсов.
Создание электронного архива – это комплексный процесс, требующий учёта нормативных требований, технических возможностей и организационных процедур.
Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, и используя проверенные решения, такие как Этлас‑Софт, вы сможете обеспечить надёжную, безопасную и экономически выгодную систему хранения документов, полностью соответствующую современным стандартам.
Дата публикации: 23 июня 2026 г.