Электронный архив (ЭА) – это специализированная система, позволяющая хранить, управлять и обеспечивать юридическую значимость
документов в электронном виде на протяжении всего срока их обязательного хранения. Современные ЭА объединяют функции
облачного хранилища, системы электронного документооборота (ЭДО) и средств криптографической защиты (ЭП, КЭП).
Почему нужен электронный архив юридически значимых документов? - Сохранение юридической силы. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с ГОСТ Р 34.10‑2001,
имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы. - Снижение затрат. Убирается необходимость в аренде и обслуживании физических архивных помещений,
металлических стеллажей и шкафов. - Ускорение бизнес‑процессов. Быстрый поиск, автоматическое формирование отчетов и интеграция с ERP‑системами
(например, 1С:Документооборот). - Соответствие законодательству. Архивные правила, требования Росархива и ФЗ‑63 «Об электронном документообороте»,
а также новые нормативные акты, допускающие хранение электронных документов. - Безопасность и целостность. Резервное копирование, контроль версий, цифровые подписи и аудит доступа.
Ключевые функции современного ЭА - Хранение скан‑копий и оригинальных электронных файлов. Поддержка любых форматов (PDF/A, DOCX, TIFF, XML и др.).
- Подписание и верификация документов. Интеграция с ЭП/КЭП, возможность подписать документ в том же окне просмотра.
- Управление жизненным циклом. Приём, выдача, уничтожение, автоматическое перемещение в «долгосрочное хранение».
- Метаданные и классификация. Автоматическое заполнение полей (дата, контрагент, тип документа) и привязка к бизнес‑процессам.
- Контроль доступа и аудит. Ролевые модели, журнал действий, электронный след подписи.
- Резервное копирование и восстановление. Дублирование на несколько географически разнесённых дата‑центров.
- Интеграция с внешними системами. 1С, SAP, CRM, госуслуги (Диадок, ЭТЛАС), мессенджер «Мах» и др.
Технические и организационные требования Технические требования - Серверы с поддержкой RAID‑5/6, SSD‑накопителей для ускоренного доступа.
- Сертифицированные криптопровайдеры (КриптоПро, СКБ Контур).
- Поддержка формата PDF/A‑2/3 для долгосрочного хранения.
- Регулярные резервные копии (ежедневные инкрементные, еженедельные полные) и их проверка.
- Система мониторинга целостности (контроль хеш‑сумм, цифровой подписи).
Организационные требования - Назначение ответственного за архив (архивный администратор).
- Разработка регламента доступа, сроков хранения и процедур уничтожения.
- Обучение персонала работе с системой и правилам электронного документооборота.
- Согласование с отделом юридического обеспечения и службой информационной безопасности.
Пошаговый план внедрения ЭА - Анализ текущего документооборота; Выявление типов документов, сроков хранения и точек интеграции.
- Выбор платформы. Оценка готовых решений (1С:Документооборот, Диадок, ЭТЛАС, LDM «Цифровой архив») и их соответствие требованиям.
- Проектирование архитектуры. Определение серверного парка, облачных сервисов, схем резервного копирования.
- Настройка метаданных и классификаторов. Создание шаблонов для договоров, актов, кадровых документов и пр.
- Миграция документов. Оцифровка бумажных архивов, импорт электронных файлов, проверка целостности.
- Тестирование и аудит. Проверка подписей, восстановления из резервных копий, нагрузочное тестирование.
- Запуск в эксплуатацию и обучение. Пилотный запуск, сбор обратной связи, масштабирование.
- Поддержка и развитие. Регулярные обновления, адаптация к изменениям законодательства.
Преимущества для разных подразделений
имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы.
металлических стеллажей и шкафов.
(например, 1С:Документооборот).
а также новые нормативные акты, допускающие хранение электронных документов.
- Хранение скан‑копий и оригинальных электронных файлов. Поддержка любых форматов (PDF/A, DOCX, TIFF, XML и др.).
- Подписание и верификация документов. Интеграция с ЭП/КЭП, возможность подписать документ в том же окне просмотра.
- Управление жизненным циклом. Приём, выдача, уничтожение, автоматическое перемещение в «долгосрочное хранение».
- Метаданные и классификация. Автоматическое заполнение полей (дата, контрагент, тип документа) и привязка к бизнес‑процессам.
- Контроль доступа и аудит. Ролевые модели, журнал действий, электронный след подписи.
- Резервное копирование и восстановление. Дублирование на несколько географически разнесённых дата‑центров.
- Интеграция с внешними системами. 1С, SAP, CRM, госуслуги (Диадок, ЭТЛАС), мессенджер «Мах» и др.
Технические и организационные требования Технические требования - Серверы с поддержкой RAID‑5/6, SSD‑накопителей для ускоренного доступа.
- Сертифицированные криптопровайдеры (КриптоПро, СКБ Контур).
- Поддержка формата PDF/A‑2/3 для долгосрочного хранения.
- Регулярные резервные копии (ежедневные инкрементные, еженедельные полные) и их проверка.
- Система мониторинга целостности (контроль хеш‑сумм, цифровой подписи).
Организационные требования - Назначение ответственного за архив (архивный администратор).
- Разработка регламента доступа, сроков хранения и процедур уничтожения.
- Обучение персонала работе с системой и правилам электронного документооборота.
- Согласование с отделом юридического обеспечения и службой информационной безопасности.
Пошаговый план внедрения ЭА - Анализ текущего документооборота; Выявление типов документов, сроков хранения и точек интеграции.
- Выбор платформы. Оценка готовых решений (1С:Документооборот, Диадок, ЭТЛАС, LDM «Цифровой архив») и их соответствие требованиям.
- Проектирование архитектуры. Определение серверного парка, облачных сервисов, схем резервного копирования.
- Настройка метаданных и классификаторов. Создание шаблонов для договоров, актов, кадровых документов и пр.
- Миграция документов. Оцифровка бумажных архивов, импорт электронных файлов, проверка целостности.
- Тестирование и аудит. Проверка подписей, восстановления из резервных копий, нагрузочное тестирование.
- Запуск в эксплуатацию и обучение. Пилотный запуск, сбор обратной связи, масштабирование.
- Поддержка и развитие. Регулярные обновления, адаптация к изменениям законодательства.
Преимущества для разных подразделений
- Серверы с поддержкой RAID‑5/6, SSD‑накопителей для ускоренного доступа.
- Сертифицированные криптопровайдеры (КриптоПро, СКБ Контур).
- Поддержка формата PDF/A‑2/3 для долгосрочного хранения.
- Регулярные резервные копии (ежедневные инкрементные, еженедельные полные) и их проверка.
- Система мониторинга целостности (контроль хеш‑сумм, цифровой подписи).
Организационные требования - Назначение ответственного за архив (архивный администратор).
- Разработка регламента доступа, сроков хранения и процедур уничтожения.
- Обучение персонала работе с системой и правилам электронного документооборота.
- Согласование с отделом юридического обеспечения и службой информационной безопасности.
Пошаговый план внедрения ЭА - Анализ текущего документооборота; Выявление типов документов, сроков хранения и точек интеграции.
- Выбор платформы. Оценка готовых решений (1С:Документооборот, Диадок, ЭТЛАС, LDM «Цифровой архив») и их соответствие требованиям.
- Проектирование архитектуры. Определение серверного парка, облачных сервисов, схем резервного копирования.
- Настройка метаданных и классификаторов. Создание шаблонов для договоров, актов, кадровых документов и пр.
- Миграция документов. Оцифровка бумажных архивов, импорт электронных файлов, проверка целостности.
- Тестирование и аудит. Проверка подписей, восстановления из резервных копий, нагрузочное тестирование.
- Запуск в эксплуатацию и обучение. Пилотный запуск, сбор обратной связи, масштабирование.
- Поддержка и развитие. Регулярные обновления, адаптация к изменениям законодательства.
Преимущества для разных подразделений
- Анализ текущего документооборота; Выявление типов документов, сроков хранения и точек интеграции.
- Выбор платформы. Оценка готовых решений (1С:Документооборот, Диадок, ЭТЛАС, LDM «Цифровой архив») и их соответствие требованиям.
- Проектирование архитектуры. Определение серверного парка, облачных сервисов, схем резервного копирования.
- Настройка метаданных и классификаторов. Создание шаблонов для договоров, актов, кадровых документов и пр.
- Миграция документов. Оцифровка бумажных архивов, импорт электронных файлов, проверка целостности.
- Тестирование и аудит. Проверка подписей, восстановления из резервных копий, нагрузочное тестирование.
- Запуск в эксплуатацию и обучение. Пилотный запуск, сбор обратной связи, масштабирование.
- Поддержка и развитие. Регулярные обновления, адаптация к изменениям законодательства.
Преимущества для разных подразделений
| Подразделение | Выгода от ЭА |
|---|---|
| Юридический отдел | Быстрый доступ к подписанным договорам, автоматический контроль сроков хранения, доказательная база в суде; |
| Бухгалтерия | Хранение счетов, актов выполненных работ, упрощённый аудит и подготовка налоговой отчётности. |
| HR | Архив кадровых документов (трудовые договоры, справки) с гарантией конфиденциальности и соблюдением ТК РФ. |
| ИТ‑отдел | Централизованное управление хранением, мониторинг целостности, интеграция с корпоративными системами. |
Отзывы клиентов Иван Петров, финансовый директор ООО «ТехноСервис»: «После внедрения электронного архива мы сократили расходы на хранение документов более чем на 60 %. Подписанные в системе договоры принимаются контрагентами без вопросов, а процесс аудита стал в 3‑4 раза быстрее.»
Марина Сидорова, руководитель юридического отдела АО «Глобал‑Трейд»: «ЭА позволяет нам мгновенно находить нужный документ, проверять подпись и демонстрировать её в суде. Это значительно повышает нашу правовую безопасность.»
Контакты для обращения Официальный сайт
https://www.e-archive.ru
Горячая линия
+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов - Отдел продаж: +7 (495) -23‑45‑68
- Техническая поддержка: +7 (495) -23‑45‑69 (09:00–21:00)
- Юридический отдел: +7 (495) -23‑45‑70 (10:00–18:00)
Электронный адрес
info@e-archive.ru
Личный кабинет
Для доступа к личному кабинету перейдите по ссылке https://portal.e-archive.ru/login и используйте ваш логин/пароль.
Личный приём (консультация)
Записаться на личный приём можно по телефону +7 (495) -23‑45‑71 или через форму «Записаться на консультацию».
График приёма - Понедельник – Пятница: 09:00–18:00
- Суббота: 10:00–14:00 (по предварительной записи)
- Воскресенье: выходной
Отделы - Отдел продаж и внедрения
- Техническая поддержка и обслуживание
- Юридический отдел
- Отдел разработки и интеграции
- Отдел обучения и сопровождения
Руководство
Генеральный директор: Алексей Иванов
Технический директор: Елена Кузнецова
Директор по развитию: Сергей Михайлов
Иван Петров, финансовый директор ООО «ТехноСервис»: «После внедрения электронного архива мы сократили расходы на хранение документов более чем на 60 %. Подписанные в системе договоры принимаются контрагентами без вопросов, а процесс аудита стал в 3‑4 раза быстрее.»
Марина Сидорова, руководитель юридического отдела АО «Глобал‑Трейд»: «ЭА позволяет нам мгновенно находить нужный документ, проверять подпись и демонстрировать её в суде. Это значительно повышает нашу правовую безопасность.»
Официальный сайт
https://www.e-archive.ru
Горячая линия
+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов - Отдел продаж: +7 (495) -23‑45‑68
- Техническая поддержка: +7 (495) -23‑45‑69 (09:00–21:00)
- Юридический отдел: +7 (495) -23‑45‑70 (10:00–18:00)
Электронный адрес
info@e-archive.ru
Личный кабинет
Для доступа к личному кабинету перейдите по ссылке https://portal.e-archive.ru/login и используйте ваш логин/пароль.
Личный приём (консультация)
Записаться на личный приём можно по телефону +7 (495) -23‑45‑71 или через форму «Записаться на консультацию».
График приёма - Понедельник – Пятница: 09:00–18:00
- Суббота: 10:00–14:00 (по предварительной записи)
- Воскресенье: выходной
Отделы - Отдел продаж и внедрения
- Техническая поддержка и обслуживание
- Юридический отдел
- Отдел разработки и интеграции
- Отдел обучения и сопровождения
Руководство
- Отдел продаж и внедрения
- Техническая поддержка и обслуживание
- Юридический отдел
- Отдел разработки и интеграции
- Отдел обучения и сопровождения
Руководство
Генеральный директор: Алексей Иванов
Технический директор: Елена Кузнецова
Директор по развитию: Сергей Михайлов
Электронный архив юридически значимых документов – это не просто удобный способ хранения, а стратегический инструмент,
обеспечивающий соответствие требованиям законодательства, снижение издержек и повышение эффективности бизнес‑процессов.
При правильном выборе платформы, соблюдении технических и организационных норм и грамотном внедрении компания получает
надёжный «цифровой фундамент» для своей деятельности.
Помните: без надёжного архива юридически значимых документов невозможно гарантировать их юридическую силу и
защиту от потери или подделки. Инвестируйте в электронный архив уже сегодня – и ваш бизнес будет готов к вызовам будущего.