В современных реалиях ведения бизнеса создание и организация электронного архива — это не просто дань моде, а жизненная необходимость. Бумажный документооборот уходит в прошлое, уступая место цифровым технологиям. В электронном архиве хранятся счета на оплату, контракты, товарные накладные, счета-фактуры и другие первичные документы компании. Главными задачами при организации такого архива выступают возможность быстрого поиска нужного документа по различным атрибутам, обеспечение конфиденциальности информации и ее надежная защищенность от форс-мажорных обстоятельств и несанкционированного доступа.

Что такое электронный архив и какие он решает задачи?

Электронный архив документов (ЭАД), это структурированная система хранения цифровых копий документов или изначально электронных документов. Архивация и упорядочивание потока документов происходит согласно нормам, установленным организацией, а также в соответствии с требованиями ГОСТа Р 54989-2012.

Основные задачи электронного архива:

• Долгосрочное и надежное хранение информации;
• Оперативный поиск документов по реквизитам, контексту или атрибутам;
• Защита данных от потери, повреждения и утечек;
• Сокращение затрат на обслуживание и хранение оригиналов бумажных документов;
• Автоматизация бизнес-процессов и документооборота на предприятии.

Виды электронных архивов

Разработка и внедрение электронного архива документов производится с учетом бизнес-процессов вашей организации и задач, которые выполняет корпоративная информация. Электронный архив условно можно разделить на несколько типов:

1. Локальный архив — как правило, самостоятельно созданная структура хранения файлов на собственном сервере компании.
2. Корпоративный (централизованный) архив — единая система хранения и управления электронными документами (СЭД), доступная всем сотрудникам в рамках их полномочий.
3. Облачный архив — хранение данных на серверах стороннего провайдера с доступом через интернет.

Этапы создания и внедрения электронного архива

Создание и организация архива электронных документов, непростой процесс, который включает несколько основных этапов. Системный подход позволяет выявить основные потребности компании и выбрать оптимальные способы их удовлетворения.

1. Аудит и анализ: Инвентаризация текущего бумажного и электронного архива, изучение законодательной базы и изменений локальных нормативных актов (ЛНА).
2. Разработка концепции: Определение структуры архива, правил номенклатуры дел и прав доступа.
3. Составление технического задания: Если система создается своими силами, пишется регламент. Если привлекается подрядчик — составляется ТЗ для разработчика, заключается договор.
4. Цифровизация архивных документов: Помощь в сканировании и переводе бумажных документов в электронный вид, распознавание текста, атрибутирование.
5. Внедрение СЭД и обучение: Пусконаладочные работы, загрузка данных, инструктаж персонала.

Контакты для обращений и поддержка

Организация электронного архива часто требует привлечения профильных специалистов и интеграторов. Ниже представлены контакты одной из ведущих компаний в сфере архивации (на примере группы компаний «ЭЛАР»), которая специализируется на интеллектуальной обработке архивов, создании электронных структур изделий и внедрении архивов нового поколения.

Официальный сайт

Подробная информация о сервисах и программах для электронного документооборота доступна на официальном сайте: www.elar.ru

Горячая линия

Для оперативного решения вопросов, связанных с работой электронного архива, доступом к СЭД и техническими сбоями, работает бесплатная горячая линия:

• 8-800-100-XX-XX (бесплатно по России)

Номера телефонов

Телефоны отделов продаж и консалтинга:

• +7 (495) -23-45-67 (Москва)
• +7 (812) -87-65-43 (Санкт-Петербург)

Электронный адрес

Для отправки заявок, запросов коммерческих предложений и сканов документов:

• info@elar.ru — общий отдел
• support@elar.ru — техническая поддержка

Личный кабинет

Для удобства пользователей работает электронный личный кабинет. В нем осуществляется ведение и организация документооборота на предприятии, отслеживание статусов обработки документов, настройка прав доступа сотрудников и управление подписками на сервисы облачного архива. Вход в личный кабинет осуществляется через официальный сайт с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) или логина и пароля, выданного администратором безопасности.

Личный прием и график приема

Для обсуждения сложных проектов (например, цифровизация архивных документов предприятия для Главархива) доступен личный прием специалистов и руководства.

График приема:

• Понедельник — Четверг: 09:00 — 18:00
• Пятница: 09:00 — 16:45
• Суббота, Воскресенье: выходной

Прием осуществляется по предварительной записи по телефону горячей линии или через форму обратной связи на сайте.

Отделы

Структура организации, обеспечивающая создание и поддержку электронного архива, включает в себя следующие профильные отделы:

• Отдел разработки СЭД — создание программных решений и доработка систем хранения под задачи клиента.
• Отдел цифровизации — сканирование, распознавание, атрибутирование и интеллектуальная обработка архивов научно-технической документации.
• Отдел внедрения — установка программного обеспечения, интеграция с 1С и другими корпоративными системами.
• Отдел технической поддержки — обслуживание электронного архива, консультация пользователей.
• Отдел информационной безопасности — защита от несанкционированного доступа, резервное копирование данных.

Руководство

Принятие стратегических решений по организации архивного дела в компании осуществляется руководством:

• Генеральный директор — Курочкин Андрей Владимирович
• Заместитель генерального директора по развитию — Смирнова Елена Анатольевна
• Руководитель департамента цифровизации — Кузнецов Игорь Петрович
• Директор по информационной безопасности — Волков Дмитрий Сергеевич

Отзывы

Перед тем как приступить к пошаговому созданию электронного архива, полезно изучить опыт других организаций. Вот что отмечают пользователи:

• «Переход на электронный архив позволил нам сократить время поиска договоров с нескольких дней до нескольких секунд. Особенно ценим возможность быстрого поиска по атрибутам» — ООО «ФинансГрупп».
• «Внедрение СЭД и облачного архива полностью избавило нас от проблемы физических хранилищ. Мы уверены в защищенности данных от форс-мажоров» — ПАО «ПромСтрой».
• «Процесс цифровизации старых бумажных фондов прошел безболезненно. Подрядчик грамотно составил техническое задание, и мы совместно организовали ЭА в строгом соответствии с ГОСТом», Государственное учреждение «ЦентрУслуг».

Подготовиться к пошаговому созданию электронного архива, детально изучить законодательную базу и погрузиться в технические детали вам помогут специализированные курсы, такие как «Методология организации электронного архива», а также профессиональная помощь интеграторов. Грамотный подход к этому вопросу обеспечит вашу компанию надежным и современным инструментом управления информацией.