Электронный документооборот (ЭДО) и архив электронных документов – ключевые элементы современной информационной инфраструктуры Республики Казахстан. Они позволяют государственным и частным организациям хранить, передавать и использовать документы в цифровом виде, обеспечивая их юридическую силу, сохранность и быстрый доступ.
Правовая база
Основу регулирования электронных документов и архивов составляют следующие нормативные акты:
- Закон Республики Казахстан «Об электронном документе»;
- Постановление Правительства РК «О правилах приема, хранения, учёта и использования документов Национального архивного фонда»;
- Приказы Министерства культуры и информации Республики Казахстан, в частности «О методической помощи по внедрению Правил»;
- Нормативные акты, регулирующие электронный документооборот в государственных и негосударственных организациях (постановления, приказы Президента, Правительства).
Согласно этим документам, архив электронных документов является составной частью архива организации и должен быть удостоверен электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Уполномоченный орган управления архивами и документацией
Управление архивами и документацией (УАД) – центральный орган, отвечающий за реализацию государственной политики в сфере ЭДО и электронных архивов. Его задачи включают:
- Разработку и актуализацию нормативных актов;
- Методическую поддержку организаций при внедрении электронного документооборота;
- Контроль за соблюдением сроков хранения и доступа к архивным материалам;
- Взаимодействие с территориальными органами (архивы областей, городов, районов).
Ключевые институты
| Учреждение | Роль | Контактный центр |
|---|---|---|
| Национальный архив Республики Казахстан | Хранение и обеспечение доступа к государственным архивным документам, включая электронные. | Горячая линия: 150 |
| Центральные государственные архивы | Региональные центры архивации, поддержка локальных организаций. | Горячая линия: 141 |
| Архив Президента Республики Казахстан | Хранение документов высшего уровня, включая электронные. | Горячая линия: +7 (7172) -4‑55‑66 |
Технологические решения
Для автоматизации процессов внедрены такие системы, как Archive Automator – платформа, обеспечивающая:
- Законность и сохранность электронных документов;
- Снижение нагрузки на персонал за счёт автоматической маршрутизации и согласования;
- Распознавание текста (OCR) при переводе бумажных документов в электронный формат;
- Интеграцию с порталом электронного правительства (eGov).
Гибридный документооборот
В Казахстане широко используется модель гибридного документооборота, когда одновременно применяются:
- Электронные документы (создание, согласование, подписание ЭЦП, хранение в системе/архиве);
- Бумажные документы (оригиналы, печатные формы, подписи без ЭЦП).
Эта модель позволяет организациям постепенно переходить к полной цифровизации, не теряя юридической силы бумажных документов.
Сроки и условия хранения
Согласно Правилам документирования, сроки временного и постоянного хранения электронных документов в Национальном архивном фонде определяются в зависимости от их категории:
- Документы, подлежащие временному хранению – от 1 до 5 лет;
- Документы, подлежащие постоянному хранению – от 10 лет и более (в зависимости от исторической ценности).
Как получить архивные справки и выписки
Граждане и организации могут запросить:
- Архивную справку;
- Копию архивного документа;
- Выписку из архива.
Запросы оформляются через Личный кабинет на портале Электронного правительства Республики Казахстан или непосредственно в территориальном управлении архивов.
Контакты для обращений
Официальный сайт
https://www.nationalarchive.kz
Горячая линия
Общие вопросы: 150 (круглосуточно)
Техническая поддержка ЭДО: 141 (08:00–20:00)
Номера телефонов
- Национальный архив РК – +7 (7172) -4‑55‑66
- Центральный архив Алматы – +7 (727) -12‑12‑34
- Архив г. Нур-Султан – +7 (7172) -5‑66‑77
Электронный адрес
info@nationalarchive.kz (защищён от спам‑ботов)
Личный кабинет
Для подачи заявок, получения справок и контроля статуса запросов используйте Личный кабинет на портале eGov.
Личный приём (приёмные часы)
Пн‑Пт: 09:00–17:00 (без обеда); Приём по предварительной записи через телефон или онлайн‑форму.
График приёма
Суббота, воскресенье – выходные.
Отделы
- Отдел методической помощи и внедрения ЭДО;
- Отдел архивного хранения и цифровой конвертации;
- Отдел юридического обеспечения и контроля ЭЦП;
- Отдел обслуживания заявителей (служба поддержки).
Руководство
Генеральный директор Национального архива: А. Т. Султанов
Заместитель директора по цифровизации: Г. Н. Касымова
Отзывы
Система сбора отзывов реализована через портал eGov. Пользователи могут оставить оценку и комментарий после получения услуги.
- Средняя оценка за 2025 год – 4,7/5.
- Самый частый положительный отзыв: «Быстрое оформление справки, удобный личный кабинет».
- Основные замечания: «Необходимо увеличить количество сотрудников в приёмных часах в регионах».
Перспективы развития
В ближайшие годы планируется:
- Полная миграция государственных архивов в электронный формат;
- Внедрение блокчейн‑технологий для повышения доверия к электронным подпсям;
- Расширение возможностей автоматической классификации и поиска документов с использованием искусственного интеллекта;
- Создание единой национальной платформы «Электронный архив», объединяющей все региональные и ведомственные архивы.
Электронные документы и архивы стали неотъемлемой частью управленческой инфраструктуры Казахстана. Благодаря чёткой правовой базе, современным технологическим решениям и развитой системе поддержки пользователи могут эффективно хранить, искать и использовать информацию, соблюдая все требования к юридической силе и сохранности данных.
Для получения более детальной информации, оформления запросов или подачи предложений используйте указанные выше контакты.