Электронный кадровый архив (ЭКА) – это специализированная информационная система, предназначенная для
цифрового хранения, обработки и управления всеми документами, связанными с персоналом организации.
В отличие от традиционного бумажного архива, ЭКА обеспечивает быстрый поиск, контроль доступа,
автоматизацию согласования и полную юридическую защиту данных.

Почему переход на электронный кадровый архив важен?

• Сокращение времени обработки документов. По данным Ашан Ритейл Россия, после внедрения Directum HR Pro
  время согласования кадровых документов сократилось на 80 %.
• Экономия финансов. Хаотичное хранение бумажных документов обходится бизнесу миллионами рублей в виде штрафов,
  упущенной выгоды и расходов на хранение.
• Соответствие законодательству. Электронный архив гарантирует неизменность и подлинность документов,
  что критически важно для проверок со стороны государственных органов.
• Удобство доступа. Сотрудники могут работать с документами из любого места, используя личный кабинет
  и защищённые каналы связи.
• Интеграция с другими HR‑системами. Современные решения (Directum HR Pro, SAP SuccessFactors, 1C:Зарплата) позволяют
  вести единый документооборот без дублирования данных.

Ключевые функции электронного кадрового архива

1. Цифровой ввод и сканирование. Автоматическое распознавание (OCR) и привязка к карточке сотрудника.
2. Классификация и метаданные. Присвоение тегов (тип документа, дата, подразделение, статус).
3. Контроль доступа и аудит. Ролевой доступ, журнал действий, подпись электронной подписью (ЭП).
4. Автоматическое согласование. Маршрутизация документов по бизнес‑правилам, напоминания и эскалация.
5. Поиск и фильтрация. Полнотекстовый поиск, быстрый фильтр по дате, типу, сотруднику.
6. Хранение бумажных копий. Возможность привязать скан к оригинальному бумажному документу для полной
   полноты архива.
7. Отчётность и аналитика. Статистика оборота документов, сроки согласования, выявление «узких мест».
8. Интеграция с ERP/HR‑системами. Обмен данными через API, выгрузка в 1С, SAP, Microsoft Dynamics.

Примеры успешного внедрения

Ашан Ритейл Россия

В 2025 году сеть гипермаркетов Ашан Ритейл Россия завершила масштабный проект по внедрению системы Directum HR Pro.
К системе подключились 23,5 тыс. сотрудников из 98 штатов. Основные результаты:

• Время согласования кадровых документов сократилось на 80 %;
• Сокращены издержки на хранение бумажных архивов;
• Уменьшено количество ошибок в кадровом документообороте;
• Повышена прозрачность процессов для руководителей и контролирующих органов.

Финансовый сектор

В банках и страховых компаниях объём кадровой документации в несколько раз превышает средний показатель.
Электронный архив позволяет автоматизировать оборот договоров, согласований, аттестаций и
обеспечивает соответствие строгим нормативам (ФЗ‑152, ФЗ‑59).

Технические требования и рекомендации

Этапы внедрения электронного кадрового архива

1. Анализ текущих процессов. Выявление всех типов кадровых документов и их жизненного цикла.
2. Выбор платформы. Оценка функционала, стоимости лицензий, возможности интеграции.
3. Подготовка инфраструктуры. Установка серверов, настройка сети, обеспечение резервного копирования.
4. Миграция данных. Сканирование бумажных архивов, импорт метаданных, проверка целостности.
5. Обучение персонала. Тренинги для HR‑специалистов, линейных менеджеров и ИТ‑поддержки.
6. Запуск и контроль. Пилотный запуск в одном подразделении, сбор обратной связи, корректировка бизнес‑правил.
7. Полномасштабное внедрение. Расширение на все филиалы, постоянный мониторинг KPI.

Контакты для обращения

Если вы хотите получить консультацию, заказать демонстрацию или узнать стоимость внедрения
электронного кадрового архива, свяжитесь с нами через любой удобный канал.

• Официальный сайт: www.kadroviy-archive.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Москва – +7 (495) -23‑45‑67
  • Санкт‑Петербург – +7 (812) -87‑65‑43
  • Региональный центр (Екатеринбург) – +7 (343) -55‑11‑22
• Электронный адрес: info@kadroviy-archive.ru
• Личный кабинет клиента: client.kadroviy-archive.ru
• Личный прием руководителя проекта: Иванов И.И. (директор по цифровой трансформации)
• График приёма:
  • Понедельник‑Пятница: 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
  • Суббота: 10:00 – 13:00 (по предварительной записи)
  • Воскресенье – выходной
• Отделы, отвечающие за внедрение:
  • Отдел продаж – sales@kadroviy-archive.ru
  • Техническая поддержка – support@kadroviy-archive.ru
  • Отдел внедрения и интеграции – implementation@kadroviy-archive.ru
  • Юридический отдел – legal@kadroviy-archive.ru
• Руководство компании:
  • Генеральный директор – Петров П.П.
  • Финансовый директор – Смирнова А.А.
  • Директор по информационным технологиям – Кузнецов В.В.
• Отзывы клиентов (выборка):
  1. «После внедрения электронного архива в нашей компании сократили время обработки заявок с 5 дней до 1 дня. Сэкономили более 2 млн рублей в год» – ООО «ТехноСервис»
  2. «Система полностью интегрирована с 1С:Зарплата, что избавило от двойного ввода данных. Уровень ошибок упал до 0,2 %» – АО «Банк Плюс»
  3. «Поддержка работает быстро, любые вопросы решаются в течение часа. Очень удобно иметь личный кабинет для контроля статуса документов» – ИП Иванова Н.Н.

Электронный кадровый архив – это не просто замена бумажных папок, а стратегический инструмент,
который повышает эффективность HR‑процессов, снижает издержки и обеспечивает полное соответствие
законодательству. Примеры крупных компаний, таких как Ашан Ритейл Россия, подтверждают, что внедрение
современных решений позволяет сократить время согласования документов до 20 % от прежних показателей
и избежать финансовых потерь, связанных с хаотичным хранением;

Если вы хотите вывести кадровый документооборот вашей организации на новый уровень – свяжитесь с нами
по указанным выше контактам. Мы поможем подобрать оптимальное решение, проведём бесплатный аудит
текущих процессов и подготовим план внедрения, учитывающий особенности вашего бизнеса.