Электронный счет‑фактура (ЭСФ) – это документ, подтверждающий факт поставки товаров (работ, услуг) и являющийся основанием для расчётов по НДС. С 1 апреля 2026 г. в России действует обновлённый порядок их формирования, передачи и учёта, который полностью регламентирован Приказом Министерства финансов РФ от  № 14н и последующими изменениями.

Законодательная база

1. Федеральный закон № 54‑ФЗ «О применении контрольно‑кассовой техники» (в части электронных документов).
2. Приказ Минфина РФ от  № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов‑фактур в электронной форме…» (зарегистрирован  № 62737).
3. Постановление Правительства РФ от  № 1137‑З (внесены изменения в формы СФ, книги покупок и продаж).
4. Письмо ФНС России от  № ЕА‑4‑26/11336 «О внесении изменений в приказы ФНС…» – уточняет порядок указания номера и даты СФ при частичной оплате.

Ключевые изменения, вступившие в силу с 1 апреля 2026 г.

• Появилась строка 5б – в ней указывается дата регистрации ЭСФ в системе ФНС.
• В графах 14 и 17 книги продаж добавлены новые ставки НДС: 22 % (строка 5б) и 20 %/18 % (строки 14а, 17а).
• Объединённый документ – универсальный передаточный документ (УПД) – может включать в себя как счёт‑фактуру, так и товарно‑транспортную накладную.
• Обязательная передача ЭСФ только через оператора электронного документооборота (ЭДО) в формате XML, подтверждённом усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Технические требования к ЭСФ

Для корректного формирования и отправки ЭСФ необходимо:

• Использовать программное обеспечение, сертифицированное ФНС (например, Контур.Экстерн, Диадок, Тензор).
• Обеспечить наличие УКЭП у организации – сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.
• Гарантировать передачу документа через оператора ЭДО, который имеет статус «оператора электронного документооборота» согласно приказу ФНС от  № ММВ‑7‑6/253.
• Сохранять копии отправленных и полученных ЭСФ в течение не менее 5 лет (по требованиям статьи 2 Закона «О бухгалтерском учёте»).

Пошаговая инструкция по выставлению ЭСФ

1. Подготовка реквизитов: собрать все обязательные поля (ИНН, КПП, ОКВЭД, дата и номер договора, сумма НДС, строка 5б и др.).
2. Формирование XML‑файла в соответствии с типовым шаблоном, опубликованным ФНС.
3. Подписание документа усиленной квалифицированной электронной подписью.
4. Отправка через оператора ЭДО. Оператор генерирует регистрационный номер и дату регистрации (строка 5б).
5. Получение подтверждения от получателя (автоматическое уведомление о получении, ошибках или запросах уточнений).
6. Регистрация в личном кабинете налогоплательщика на портале ФНС (раздел «Электронные счета‑фактуры»);

Преимущества перехода на ЭСФ

• Сокращение бумажного оборота – экономия до 70 % расходов на печать и транспортировку.
• Ускорение расчётов – статус «Получено» фиксируется в режиме реального времени, что ускоряет процесс начисления НДС.
• Автоматизация сверки – API‑интеграции позволяют автоматически сверять полученные и выставленные документы.
• Повышение контроля – система фиксирует все изменения, исправления и отмены, что упрощает аудит.
• Экологичность – уменьшение количества использованной бумаги и чернил.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать ЭСФ в добровольном порядке?

Да. По статье 2 Закона о НДС стороны могут договориться о взаимном обмене электронными счетами‑фактурами, если обе стороны имеют совместимые технические средства.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение формата ЭСФ?

За отсутствие подписи, неверный формат XML или отсутствие обязательных реквизитов предусмотрены административные штрафы в размере от 5 000 до 30 000 рублей за каждый документ.

Как исправить ошибку в уже отправленном ЭСФ?

Необходимо сформировать корректирующий документ «Электронный акт корректировки» (ЭАК) и отправить его через того же оператора ЭДО. При этом сохраняется ссылка на оригинальный документ.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по формированию, передаче или учёту электронных счетов‑фактур, вы можете воспользоваться следующими каналами связи с Министерством финансов РФ.

Переход на электронные счета‑фактуры – важный шаг в цифровой трансформации российской экономики. С учётом новых форм, требований к подписи и обязательной передачи через операторов ЭДО, бизнес получает возможность ускорить расчёты, сократить бумажные расходы и повысить прозрачность финансовых операций. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в указанные выше контактные центры Министерства финансов, где квалифицированные специалисты помогут решить любые проблемы, связанные с ЭСФ.