Электронный учет архива – это система, позволяющая вести полное, структурированное и автоматизированное учётное обслуживание архивных документов в цифровом виде. Современные решения позволяют не только хранить сканы и метаданные, но и интегрировать архивные процессы с бухгалтерией, управлением документами и системами контроля качества.

Почему переход на электронный учёт архива важен?

1. Сокращение затрат. Уменьшаются расходы на бумагу, печать, хранение и транспортировку физических носителей.
2. Ускорение доступа. Поиск нужного документа занимает секунды благодаря индексации и метаданным.
3. Повышение прозрачности. Автоматизированные журналы операций упрощают работу аудиторов и контролирующих органов.
4. Соответствие законодательству. Система учитывает требования ФЗ «Об архивном деле» и других нормативных актов РФ.
5. Защита информации. Шифрование, разграничение прав доступа и резервное копирование гарантируют сохранность данных.

Ключевые функции электронного учёта архива

• Регистрация и классификация документов (по ФОИ, ДК 003‑2008 и др.).
• Создание и ведение журнала учёта (вход, перемещение, выдача, утилизация).
• Автоматическое формирование отчётов и сведений для органов контроля.
• Поддержка электронных подписей и сертификатов.
• Интеграция с ERP‑системами, системами электронного документооборота (ЭДО) и бухгалтерией.
• Модуль управления бумажным архивом – привязка сканов к оригиналам.
• Контроль сроков хранения и автоматическое формирование заданий на утилизацию.

Этапы внедрения системы электронного учёта архива

Подготовительный этап

• Анализ текущих процессов и объёмов бумажных документов.
• Формирование требований к системе (функциональные, технические, юридические).
• Выбор поставщика и подготовка ТЗ.

Техническая подготовка

• Выбор аппаратной платформы (серверы, СХД, СКУД).
• Планирование сети и резервного копирования.
• Обеспечение соответствия требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных».

Внедрение программного продукта

• Установка и настройка системы (пример – ЭТЛАС от компании «ПО Электротехник»).
• Импорт метаданных и загрузка сканов.
• Настройка ролей и прав доступа.

Обучение персонала

• Проведение семинаров и практических занятий.
• Создание методических рекомендаций и инструкций.

Тестирование и запуск в эксплуатацию

• Проверка корректности учётных записей.
• Проведение аудита соответствия требованиям законодательства.
• Официальный ввод в эксплуатацию.

Популярные решения на российском рынке

Требования к системе электронного учёта архива

• Соответствие требованиям ФЗ «Об архивном деле» (ФЗ‑115) и ФЗ‑152.
• Наличие сертификатов информационной безопасности (ISO/IEC 27001).
• Поддержка форматов PDF/A, TIFF, DOCX, а также метаданных в формате XML.
• Гарантированный уровень доступности (SLA ≥ 99,5 %).
• Возможность масштабирования под рост объёмов данных (от 1 ТБ до 100 ТБ).

Контакты для обращения

Официальный сайт

https://www.etlas-archive.ru

Горячая линия

+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно, 24 × 7)

Номера телефонов отдела поддержки

• Техническая поддержка: +7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы 9:00‑18:00, Пн‑Пт)
• Консультация по внедрению: +7 (495) -23‑45‑69 (рабочие часы 10:00‑17:00, Пн‑Пт)

Электронный адрес

support@etlas-archive.ru

Личный кабинет

Для доступа к личному кабинету перейдите по ссылке https://portal.etlas-archive.ru/login. В кабинете доступны:

• Отчёты о состоянии архива;
• Заявки на обслуживание и техподдержку;
• История изменений и журнал аудита;
• Документы по обучению и методикам.

Личный приём (консультации)

Для записи на личный приём к специалисту по внедрению заполните форму запроса консультации или позвоните по телефону +7 (495) -23‑45‑70.

График приёма

Отделы

• Отдел внедрения – отвечает за проектирование и настройку системы.
• Техническая поддержка – решает вопросы эксплуатации и устранения сбоев.
• Отдел обучения – проводит семинары, вебинары и подготовку персонала.
• Юридический отдел – обеспечивает соответствие законодательству.

Руководство

Генеральный директор: Иванов Сергей Петрович
Директор по развитию: Смирнова Елена Викторовна
Руководитель отдела внедрения: Кузнецов Андрей Николаевич

Отзывы клиентов

ООО «СтройТех» – «Система ЭТЛАС полностью изменила наш подход к архивному учёту. Сократили время поиска документов с 30 минут до 10 секунд. Поддержка работает быстро и профессионально.»

ГБУ «Государственная библиотека» – «Внедрение электронного архива позволило нам соответствовать требованиям ФЗ‑115 без дополнительных расходов на бумагу. Особенно ценим модуль управления бумажным архивом.»

Электронный учёт архива – это инвестиция в эффективность, безопасность и соответствие нормативным требованиям. При правильном выборе решения и профессиональном сопровождении процесс перехода будет быстрым и безболезненным.