Отдел комплектования – один из ключевых подразделений любого государственного (муниципального) архива. Его работа обеспечивает формирование, пополнение и поддержание национального архивного фонда (НАФ) документами, отражающими историю государства, общества и отдельных организаций.

Основные задачи отдела комплектования

Согласно нормативным актам и практикам архивных учреждений (см. источники [1], [2], [3]), отдел комплектования решает следующие задачи:

1. Определение источников комплектования. Выявление организаций‑источников (госучреждений, муниципальных, частных), чьи документы подлежат передаче в архив.
2. Упорядочивание и подготовка документов к передаче. Организация работы по оформлению, описанию и маркировке документов, подготовка описей.
3. Экспертиза ценности документов. Оценка исторической, правовой и научной значимости дел, формирование перечней дел постоянного и временного хранения.
4. Контроль за выполнением планов комплектования. Составление и контроль выполнения годовых и перспективных планов утверждения описей.
5. Методическая поддержка ведомственных архивов. Консультирование организаций‑источников, разработка нормативных документов (положений, инструкций).
6. Статистический учёт и отчётность. Ведение статистики по количеству и объёму переданных документов, подготовка отчётов о состоянии НАФ.
7. Организация общественных смотров и проверок. Проведение комплексных проверок состояния документирования, участие в общественных смотрах.
8. Работа с научно‑технической документацией (НТД). Экспертиза и комплектование НТД, взаимодействие с научными учреждениями.
9. Подготовка методических пособий и справочников. Разработка и публикация материалов, помогающих другим архивам и пользователям работать с документами.
10. Участие в работе экспертных и методических комиссий. Представление интересов отдела в комиссии по проверке и утверждению описей.

Этапы работы отдела комплектования

Выявление и согласование источников

Отдел проводит анализ государственных и муниципальных реестров, а также взаимодействует с руководителями организаций‑источников для получения согласования на передачу документов.

Приём и первичная оценка документов

Приёмные комиссии проверяют состояние документов, фиксируют их количество, проводят предварительную экспертизу ценности.

Описание и каталогизация

Создаётся описание дел (с указанием сроков хранения, тематики, объёма). Описание вносится в электронный каталог архива.

Экспертно‑проверочная комиссия (ЭПК)

Подготовленные описания передаются в ЭПК для утверждения. После одобрения документы переводятся в фонд постоянного хранения.

Передача и размещение в архивных хранилищах

Документы физически перемещаются в архивные помещения, маркируються и вносятся в топографический учёт.

Мониторинг и контроль

Отдел ведёт контроль за соблюдением сроков передачи, качеством описей и состоянием документов в архиве.

Взаимодействие с другими отделами архива

• Отдел обеспечения сохранности документов – совместно контролирует физическое состояние поступающих материалов.
• Отдел научно‑справочного аппарата – помогает в описании и каталогизации редких и уникальных документов.
• Отдел использования и публикации – обеспечивает доступ пользователей к комплектованным документам.
• Отдел информационных технологий – интегрирует новые описания в электронный фонд и поддерживает работу сайта архива.

Руководство отдела комплектования

Во главе отдела стоит старший архивист (должность может называться «начальник отдела комплектования»). В его подчинении работают методисты, архивисты‑комплектовщики и специалисты по экспертизе.

Отзывы пользователей

«Отдел комплектования быстро и профессионально подготовил документы нашей организации к передаче в архив. Особенно ценим их методическую поддержку и чёткую коммуникацию.» – Иван Петров, директор муниципального учреждения.

«Благодаря работе отдела, в архив попали редкие научно‑технические отчёты, которые теперь доступны исследователям со всей страны.» – Елена Сидорова, научный сотрудник НАН РК.

---

Контакты для обращений

• Официальный сайт: https://arhiv-aktobe.kz
• Горячая линия: +7 (7132) -5‑00‑55 (круглосуточно)
• Телефон отдела комплектования: +7 (7132) -5‑01‑22 (пн‑пт, 09:00‑17:00)
• Электронный адрес: komplekt@arhiv-aktobe.kz
• Личный кабинет (портал «Э‑Архив»): https://e-arhiv.aktobe.kz/login
• Личный приём (офис): г. Актобе, ул. 30 лет Победы, 12, каб. 305
• График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑12:00, 14:00‑17:00; Сб — выходной; Вс — выходной
• Отделы, с которыми взаимодействует отдел комплектования:
  • Отдел обеспечения сохранности документов
  • Отдел научно‑справочного аппарата
  • Отдел использования и публикации документов
  • Отдел информационных технологий и цифрового развития
• Руководство архива:
  • Главный архивист — Г. Н. Султанов (тел.: +7 (7132) -5‑00‑01)
  • Заместитель главного архивиста — А. В. Карасев (тел.: +7 (7132) -5‑00‑02)
• Отзывы и предложения: Форма обратной связи