Городской архив – это специализированное подразделение муниципального образования‚ которое обеспечивает сохранность‚ учет и использование архивных документов‚ образованных в результате деятельности органов местного самоуправления‚ муниципальных организаций‚ а также частных лиц и юридических лиц‚ переданных в муниципальную собственность.

Основные задачи архива

Согласно официальному сайту администрации города (см. Задачи и функции)‚ к ключевым задачам относятся:

1. Организация хранения‚ комплектования‚ учёта и использования архивных документов‚ образовавшихся в результате деятельности муниципальных организаций.
2. Выполнение государственных полномочий по хранению и использованию архивных фондов Российской Федерации‚ находящихся на территории города.
3. Разработка проектов нормативных правовых актов‚ регулирующих архивную деятельность.

Функциональные обязанности архивного подразделения

Функции архива делятся на несколько блоков:

Комплектование и хранение документов

• Приём и формирование постоянных (долговременных) архивных фондов.
• Приём документов личного происхождения‚ фотодокументов и иных материалов от физических и юридических лиц.
• Организация депозитарного хранения по договору.

Учёт и контроль

• Ведение учётных документов архива‚ составление списков источников комплектования.
• Контроль соблюдения нормативных условий и режимов хранения.
• Проверка физического состояния документов‚ их реставрация‚ дезинфекция‚ страховое копирование.

Методическое и организационное руководство

• Разработка и внедрение методических документов‚ программ развития и планов работы архива.
• Оказание методической помощи структурным подразделениям администрации и организациям‑источникам.
• Проведение проверок делопроизводства‚ подготовка инструкций и номенклатур дел.

Информационное обслуживание и доступ к документам

• Обеспечение доступа пользователей к справочно‑поисковым средствам архива.
• Изготовление копий‚ выдача справок‚ подготовка публикаций и материалов для СМИ.
• Организация выставок‚ научных конференций и краеведческих мероприятий.

Научно‑методическая работа

• Научное описание документов‚ создание и поддержка каталогов‚ баз данных.
• Разработка и внедрение автоматизированных архивных технологий.
• Подготовка справочно‑информационных изданий о составе и содержании фондов.

Должностные обязанности заведующего архивом (начальника архивного отдела)

Заведующий архивом – руководитель‚ отвечающий за стратегическое и оперативное управление архивом. Его обязанности включают:

• Руководство работой архива и разработка программ развития.
• Подготовка и согласование нормативных документов‚ регламентирующих деятельность архива.
• Контроль за сохранностью и рациональным размещением документов.
• Организация экспертизы ценности документов и их реставрации.
• Ведение переговоров с потенциальными источниками комплектования.
• Участие в подготовке и заключении договоров о сотрудничестве с другими организациями.
• Организация работы читального зала‚ выставок и публичных мероприятий.
• Участие в мобилизационной подготовке архива и обеспечении его функционирования в чрезвычайных ситуациях.

Квалификационные требования к сотрудникам архива

Для работы в архиве требуются:

• Высшее профессиональное образование по направлениям: Историко‑архивоведение‚ Документоведение и архивоведение‚ История и др.
• Опыт работы в сфере архивного дела:
  • Магистр/специалист – минимум 2 года;
  • Бакалавр – минимум 3 года.
• Знание нормативных правовых актов РФ в области архивного дела‚ методических документов‚ условий и режимов хранения.
• Навыки работы с автоматизированными системами учёта и поиска архивных материалов.
• Знание трудового законодательства‚ правил охраны труда и пожарной безопасности.

Контактная информация для обращения граждан и организаций

Структура архива (отделы)

• Отдел комплектования и приёма документов
• Отдел учёта и хранения фондов
• Методический отдел
• Отдел информационного обслуживания и пользовательской работы
• Отдел научно‑методической работы и автоматизации

Руководство архива

На текущий момент руководителем архива является Иванов Петр Сергеевич‚ заведующий архивом.

• Контактный телефон руководителя: +7 (495) -23‑45‑70
• Электронная почта: ivanov@city.ru

Отзывы граждан

Для оставления отзывов и предложений используйте форму на официальном сайте или отправляйте сообщения на электронную почту feedback@city.ru. Ниже – несколько типовых отзывов:

«Благодарю сотрудников архива за быстрый поиск и выдачу копий документов‚ необходимых для оформления наследства. Профессиональный подход и вежливое обслуживание!»

«Проведённая выставка «Город в годы войны» помогла лучше понять историю нашего района. Спасибо за работу!»

Как обратиться в архив

Для обращения в архив рекомендуется выполнить следующие шаги:

1. Перейдите на официальный сайт и зарегистрируйтесь в личном кабинете.
2. Заполните онлайн‑заявку на приём документов или запрос информации.
3. Выберите удобный день и время в графике личного приёма.
4. При необходимости позвоните по горячей линии для уточнения вопросов.
5. Придите в архив в назначенное время‚ предоставив удостоверение личности и список документов.

Все обращения рассматриваются в соответствии с действующим законодательством РФ и нормативными актами Ямало‑Ненецкого автономного округа.