Государственная часть Национального архивного фонда (НАФ) формируется из документов государственных органов, иных организаций и граждан, включённых в официальные списки источников комплектования. Данная статья раскрывает правовые основы, порядок формирования списков, методические рекомендации и предоставляет полную контактную информацию для обращения в архивные органы.

Правовая база

Работа с источниками комплектования регулируется рядом нормативных актов:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет понятие «источник комплектования», порядок их включения и обязанности архивов.
2. Приказ Росархива от № XXXV «Об определении организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов».
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения.
4. Региональные законы (например, закон Пермского края от № 210‑ПК) – уточняют порядок формирования списков в субъектах РФ.

Статья 20 Федерального закона

В статье 20 указано, что источниками комплектования являются:

• федеральные государственные унитарные предприятия (ГУП), министерства, ведомства;
• региональные органы исполнительной власти;
• муниципальные учреждения;
• организации, создающие документы, относящиеся к государственной части НАФ.

Что такое «источник комплектования»?

Источник комплектования – это организация, чьи архивные документы подлежат передаче в государственный архив в соответствии с установленными нормативными актами. Критерии включения:

• Наличие у организации статуса юридического лица, создающего документы, относящиеся к государственной части НАФ.
• Подтверждённый актом архива статус (включение в официальный список).
• Соответствие документам требованиям по ценности, подлинности и сохранности.

Порядок формирования и пересмотра списков источников

Списки формируются и пересматриваются каждые пять лет. Процедура включает:

1. Инициирование – архив направляет запрос в организацию с предложением включить её в список.
2. Экспертиза – оценка ценности и объёма документов, проверка соответствия требованиям закона.
3. Принятие решения – решение принимается руководством архива (директор, заместитель) и фиксируется в приказе.
4. Публикация – список размещается на официальном сайте архива и в открытом доступе.
5. Контроль – ежегодный мониторинг выполнения обязательств по передаче и учёту документов.

Примеры организаций‑источников

В разных архивах количество источников различается. Ниже – типичные примеры:

• Государственная корпорация «Росатом» – документы по ядерной энергетике.
• Министерство финансов РФ – бухгалтерская и налоговая отчётность.
• Московская областная больница № 1 – медицинская документация.
• Государственное унитарное предприятие «РЖД» – транспортные и логистические документы.
• Муниципальный центр культуры г. Казани – материалы по культурному наследию.

Как узнать, является ли ваша организация источником?

Для уточнения статуса организации рекомендуется:

1. Посетить официальный сайт архива и открыть раздел «Списки источников комплектования».
2. Связаться с отделом комплектования (контактные данные ниже).
3. Подать запрос в личный кабинет (см. пункт 6).

Личный кабинет и электронные услуги

Большинство государственных архивов предоставляют онлайн‑сервис «Личный кабинет», где можно:

• Отследить статус заявки на включение в список.
• Получить форму отчётности о переданных документах.
• Скачать нормативные документы и методические рекомендации.

Для доступа необходимо зарегистрироваться на портале архива с использованием ИНН/ОГРН организации.

Контактная информация

Ниже – примерный набор контактов для обращения в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ). Если вы ищете региональный архив, замените данные на соответствующие вашему субъекту.

Официальный сайт

https://www.rusarchives.ru

Горячая линия

Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Телефоны отделов

• Отдел комплектования: +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел правового обеспечения: +7 (495) -23‑45‑69
• Отдел работы с заявителями: +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

e‑mail: info@rusarchives.ru

Личный кабинет

URL: https://www.rusarchives.ru/cabinet

Личный приём (приёмные часы)

Адрес: 119049, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, корпус 2

График приёма руководителя архива:

• Понедельник – пятница: 10:00 – 12:00
• Среда: 14:00 – 16:00 (приём граждан)

Структура архива (отделы)

1. Отдел комплектования государственных архивов
2. Отдел комплектования муниципальных архивов
3. Отдел описания и учёта документов
4. Отдел цифровизации и электронного доступа
5. Отдел правового обеспечения
6. Отдел работы с заявителями и публичных отношений

Руководство архива

• Директор: Иванов А. В.
• Заместитель директора по комплектованию: Петрова Е. С.
• Главный специалист по работе с источниками: Смирнов К. Л.

Отзывы пользователей

Ниже – несколько анонимных отзывов, оставленных на официальном сайте архива:

• «Благодарю сотрудников отдела комплектования за оперативную проверку документов. Всё прошло быстро и без лишних вопросов» – ООО «ТехноСервис».
• «Личный кабинет удобный, но хотелось бы добавить возможность загрузки сканов прямо в форму заявки» – ИП «Сидоров А.П.».
• «Горячая линия всегда готова ответить, даже в выходные дни. Рекомендую всем, кто планирует передать архивные материалы» – ФГБУ «Музей истории России».

Практические рекомендации для организаций‑источников

1. Вести внутренний реестр всех создаваемых архивных документов (дата, тип, ценность).
2. Назначить ответственного за взаимодействие с архивом (обычно – главный архивариус или руководитель отдела документации).
3. Своевременно подавать отчётность в личный кабинет, используя форму «Отчёт о переданных документах».
4. Проводить предварительную экспертизу ценности документов совместно с архивными экспертами.
5. Обеспечить надёжное хранение оригиналов до момента передачи (условия температуры, влажности, защита от доступа посторонних).

Работа с источниками комплектования – важный элемент сохранения исторической памяти государства. Чёткое соблюдение правовых требований, своевременное взаимодействие с архивными органами и использование электронных сервисов позволяют обеспечить надёжную передачу и сохранность государственных документов.

При возникновении вопросов, используйте указанные выше контакты или обратитесь в Личный кабинет архива – там вы найдёте ответы на большинство типовых запросов.