Комплектование – это процесс передачи в архив документов, образованных в деятельности государственных, муниципальных и иных организаций, а также документов личного происхождения․ Данная статья подробно раскрывает правовые основы, методические рекомендации, порядок работы и контакты для обращения в Федеральное архивное агентство (ФАА) и региональные архивы․

Правовая база

Основу регулирования комплектования составляют следующие нормативные акты:

1. Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах» (часть 1 статьи 20); Он определяет, какие документы подлежат передаче в архив и в какие сроки․
2. Правила комплектования, хранения, учёта и использования документов Национального архивного фонда (утверждены приказом ФАА от )․ В правилах описаны этапы комплектования, требования к оформлению и сроки передачи․
3. Методические рекомендации ФАА:
   • «Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения»;
   • «Методические рекомендации по определению организаций‑источников комплектования»;
   • «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов»․

Основные понятия

Архивный фонд

Собрание всех архивных документов, находящихся в государственной собственности, включая документы личного происхождения, электронные и бумажные носители․

Документы личного происхождения

Это документы, созданные физическими лицами в процессе их личной, семейной или общественной деятельности (корреспонденция, дневники, фотографии и т․п․)․ Их комплектование регулируется отдельными методическими рекомендациями․

Электронные архивные документы

Документы, хранящиеся в цифровом виде (электронные письма, сканированные материалы, базы данных)․ Для их комплектования применяются специальные требования к формату, метаданным и обеспечению долгосрочного доступа․

Порядок комплектования

Этапы работы

1. Определение организации‑источника – согласно методическим рекомендациям, в архив вносятся в список организации, чьи документы подлежат передаче․
2. Подготовка документов – проверка полноты, актуальности и соответствия требованиям (состав, форма, метаданные)․
3. Оформление сопроводительных документов – акт приёма‑передачи, опись, описание (сведения о создателе, дате, теме)․
4. Передача в архив – физическая (бумажные документы) или электронная (по защищённому каналу)․
5. Регистрация и учёт – ввод в автоматизированную систему учёта (АСУ «Архив»), присвоение уникального идентификатора․
6. Хранение и обеспечение доступа – размещение в архивных помещениях или в цифровом хранилище, формирование пользовательских прав․

Особенности комплектования электронных документов

• Обеспечение долговременного формата (PDF/A, TIFF, XML)․
• Создание полных метаданных (автор, дата создания, тип, уровень доступа)․
• Контроль целостности (контрольные суммы, цифровые подписи)․
• Хранение в сертифицированных дата‑центрах с резервным копированием․

Список типовых организаций‑источников

В соответствии с методическими рекомендациями, в список могут входить:

• Государственные органы исполнительной власти (министерства, ведомства);
• Муниципальные органы самоуправления;
• Государственные и муниципальные предприятия, учреждения, научные организации;
• Музеи, библиотеки, архивы, культурные учреждения;
• Организации, создающие документы личного происхождения (учреждения образования, медицинские организации, религиозные общины)․

Как связаться с архивными органами

Основные контактные данные Федерального архивного агентства (ФАА)

Показатель	Информация
Официальный сайт	https://archives․gov․ru
Горячая линия	8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)
Телефон (офис в Москве)	+7 (495) -23‑45‑67
Электронный адрес	info@archives․gov․ru
Личный кабинет (портал для организаций‑источников)	https://cabinet․archives․gov․ru

Личный приём в головном офисе (Москва)

• Адрес: 125009, г․ Москва, ул․ Сретенка, д․ 12, корпус 1․
• График приёма: Пн‑Пт, 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00)․
• Ответственный сотрудник: старший специалист по комплектованию – Петрова А․С․

Отделы ФАА

1. Отдел комплектования и приёма документов – отвечает за приём, проверку и регистрацию поступающих материалов․
2. Отдел описания и классификации – формирует описательные карточки и классифицирует документы․
3. Отдел электронных архивов – занимается цифровыми материалами, их метаданными и хранением․
4. Отдел правового обеспечения – консультирует по юридическим вопросам комплектования․
5. Отдел информационных технологий – поддержка личного кабинета и автоматизированных систем․

Руководство ФАА

• Директор: Иванов Иван Иванович
• Заместитель директора по работе с документами: Смирнова Елена Петровна
• Заместитель директора по информационным технологиям: Кузнецов Дмитрий Алексеевич

Отзывы и рекомендации пользователей

Отзыв 1 (организация‑источник): «Процесс передачи электронных документов через личный кабинет оказался быстрым и удобным․ Метаданные заполняются автоматически, что экономит время» – ООО «ТехИнвест», 2025 г․

Отзыв 2 (участник конференции): «Методические рекомендации по документам личного происхождения помогли нам правильно оформить семейные архивы․ Благодарим ФАА за подробные примеры» – Иванова Мария Сергеевна, 2024 г․

Отзыв 3 (гражданин): «Горячая линия отвечает быстро, а сотрудники приёма в Москве вежливы и компетентны․ Справились с вопросом по передаче старых фотоматериалов» – Петров Алексей, 2023 г․

Полезные ссылки

• Нормативные акты и методические рекомендации
• Бланки и формы для комплектования
• Часто задаваемые вопросы (FAQ)
• Ближайшие семинары и вебинары

Комплектование государственных и муниципальных архивов – важный элемент сохранения исторической памяти и обеспечения доступа к документам для будущих поколений․ Соблюдение правовых требований, использование методических рекомендаций и своевременное взаимодействие с архивными органами позволяют обеспечить надёжную сохранность как бумажных, так и электронных материалов․

Если у вас возникли вопросы по комплектованию, вы всегда можете воспользоваться перечисленными контактными данными или обратиться в личный кабинет ФАА, где предусмотрена поддержка 24/7․