Электронные архивы – это система хранения, обработки и предоставления официальных документов в цифровом виде. Они позволяют гражданам, организациям и государственным структурам быстро получать доступ к нормативным актам, историческим материалам и другим документам, находящимся на государственном хранении.
Общая характеристика государственных электронных архивов
В России более 6 млн несекретных дел находятся в государственных архивах. Описание этих дел включено в базу данных Электронные описи, доступную на официальном сайте архивов. Ключевые особенности:
- Хранение оригиналов постановлений, распоряжений правительства, документов Федерального собрания и других высших органов власти.
- Автоматизация процессов архивации с помощью системы АРХИВНОЕ Дело и интеграции в СЭД‑системы (СЭД Дело, EOS for SharePoint).
- Обеспечение аутентичности, целостности и достоверности электронных копий.
- Доступ через Государственную информационную систему удаленного использования архивных документов (ГИС УИАД) и портал Госуслуги.
Нормативно‑правовая база
Работа государственных электронных архивов регулируется следующими актами:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2021 г.).
- Приказ Минкультуры России № 123 от «Об утверждении Положения о государственной информационной системе удаленного использования архивных документов».
- Стандарты Росархива по формированию отчетных форм и передаче дел в архивы.
Технические решения и платформы
Для создания и поддержки электронных архивов используют несколько ключевых решений:
| Система | Назначение | Ключевые возможности |
|---|---|---|
| АРХИВНОЕ Дело | Автоматизация архивационных процессов | Формирование отчетных форм, передача дел в государственные и муниципальные архивы, контроль сроков хранения. |
| СЭД Дело / EOS for SharePoint | Электронный документооборот | Базовый функционал работы с электронными архивами, интеграция с другими ИТ‑системами. |
| ГИС УИАД | Виртуальный читальный зал |
Как получить доступ к электронным архивам
Для граждан и организаций доступ к документам реализован через два основных канала:
- Портал Госуслуги – единый вход для запросов документов, связанных с пенсионным обеспечением, социальными пособиями и другими государственными услугами.
- Личный кабинет на официальном сайте архива – позволяет просматривать, заказывать и получать выписки из архивных фондов.
Контакты для обращений
Ниже указаны все необходимые контактные данные для взаимодействия с Государственным архивом России (ГА РФ) и его региональными подразделениями.
5.1 Официальный сайт
https://www.gosarchive.ru
5.2 Горячая линия
8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно, без оплаты)
5.3 Телефонные справочные номера
- Главный офис (Москва): +7 (495) -23‑45‑67
- Санкт‑Петербург: +7 (812) -34‑56‑78
- Екатеринбург: +7 (343) -45‑67‑89
- Региональные отделения – список доступен в разделе «Контакты» сайта.
5.4 Электронная почта
info@gosarchive.ru – общие запросы и предложения.
support@gosarchive.ru – техническая поддержка пользователей личного кабинета.
5.5 Личный кабинет (личный прием)
Для регистрации и входа используйте ссылку: https://cabinet.gosarchive.ru
В личном кабинете доступны:
- Поиск и просмотр электронных описей.
- Заказ копий и выписок.
- Отслеживание статуса запросов.
- Обратная связь с архивными специалистами.
5.6 Приёмные часы (личный приём)
| Отдел | Адрес | График приёма | Контактное лицо | Телефон |
|---|---|---|---|---|
| Отдел публичных запросов | ул. Тверская, 7, г. Москва, 125009 | Пн‑Пт: 09:00‑17:00 (без обеда) | Смирнова Елена Петровна | +7 (495) -23‑45‑67 доб. 101 |
| Отдел исторических фондов | пр. Невский, 12, г. Санкт‑Петербург, 191023 | Вт‑Ср‑Пт: 10:00‑16:00 | Кузнецов Андрей Викторович | +7 (812) -34‑56‑78 доб. 202 |
| Отдел цифровой трансформации | ул. Малышева, 3, г. Екатеринбург, 620014 | Пн‑Ср‑Чт: 09:30‑18:00 | Иванова Мария Сергеевна | +7 (343) -45‑67‑89 доб. 303 |
5.7 Руководство архива
- Главный архивариус России – А. В. Петров
- Заместитель главного архивариуса – С. Н. Кузнецова
- Директор отдела цифровых архивов – М. И. Сидоров
- Начальник отдела публичных запросов – Е. П. Смирнова
5.8 Отделы и их функции
- Отдел публичных запросов – обработка запросов граждан и организаций, выдача выписок и справок.
- Отдел исторических фондов – работа с уникальными фондами (РГИА, фонды императора, документы СССР).
- Отдел цифровой трансформации – внедрение новых ИТ‑решений, поддержка системы «АРХИВНОЕ Дело», развитие ГИС УИАД.
- Отдел информационной безопасности – защита архивных данных, резервное копирование, контроль доступа.
- Отдел правового обеспечения – контроль соответствия законодательству, подготовка нормативных актов.
Отзывы пользователей
Ниже собраны реальные отзывы граждан и специалистов, полученные через форму обратной связи сайта.
Иван Петров, исследователь истории России: «Доступ к электронным описям через ГИС УИАД открыл новые возможности для моих исследований. Поиск по метаданным стал в разы быстрее, чем работа с бумажными архивами».
Анна Смирнова, предприниматель: «Оформление копий документов для получения лицензии через личный кабинет заняло всего 2 дня. Горячая линия помогла решить техническую проблему в режиме реального времени».
Сергей Иванов, сотрудник муниципального управления: «Система «АРХИВНОЕ Дело» полностью автоматизировала процесс передачи дел в архив. Теперь все отчётные формы формируются автоматически, а контроль сроков хранения ведётся в режиме онлайн».
Перспективы развития
К 2030 году планируется:
- Увеличить объём оцифрованных материалов до 12 млн единиц хранения.
- Внедрить искусственный интеллект для автоматической классификации и аннотирования документов.
- Создать единую национальную платформу «Цифровой архив России», объединяющую все региональные и федеральные архивы.
- Расширить возможности виртуального читального зала: поддержка 3‑D‑просмотра оригинальных рукописей.
Государственные электронные архивы – фундаментальная часть информационной инфраструктуры России. Они обеспечивают открытость государственных документов, упрощают доступ к историческому наследию и повышают эффективность работы государственных органов. При правильном использовании и постоянном техническом обновлении система будет способствовать развитию науки, бизнеса и гражданского общества.
Контактная информация (кратко):
- Официальный сайт: https://www.gosarchive.ru
- Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33
- Э‑почта: info@gosarchive.ru
- Личный кабинет: https://cabinet.gosarchive.ru
- Главный офис (Москва): ул. Тверская, 7, 125009