Государственный архив – это федеральное или региональное учреждение, которое осуществляет прием, хранение, учет и использование архивных документов, в т․ч․ документов, образованных в результате деятельности коммерческих предприятий․ Сдача таких документов в архив является обязательной процедурой при ликвидации, банкротстве и в ряде иных случаев, предусмотренных законодательством РФ․

Правовая база

• Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивных фондах в Российской Федерации» (вступил в силу )․ Он определяет порядок формирования, комплектования и хранения архивных фондов․
• Постановление Правительства РФ от № 2152 «О перечне типовых управленческих документов, подлежащих передаче в государственные архивы»․
• Региональные нормативные акты (например, постановления Правительства Татарстана, Московской области и др․), уточняющие порядок сдачи документов по месту регистрации предприятия․

Какие документы подлежат передаче в архив

Перечень типовых управленческих документов, обязательных к передаче, включает:

1. Документы по личному составу (приказы о приёме, переводе, увольнении, табели учёта рабочего времени)․
2. Финансово‑бухгалтерская документация (балансы, отчёты, бухгалтерские регистры)․
3. Документы, связанные с лицензированием и разрешительной деятельностью․
4. Контракты, договоры, акты выполненных работ, бухгалтерские и налоговые отчёты․
5. Документы, относящиеся к ликвидации и банкротству (решения, протоколы, реестры кредиторов)․
6. Отчётные документы по государственным и муниципальным программам․

Куда сдавать документы

Коммерческие организации передают документы в государственный архив по личному составу по месту регистрации предприятия․ Для поиска нужного архива достаточно ввести в поисковую строку запрос вида:

Государственный архив по личному составу + название региона (например, «Государственный архив по личному составу Московской области»)

Ниже приведён список крупнейших архивов, часто принимающих документы от коммерческих структур:

• Центральный государственный архив Российской Федерации (РГАДФ) – г․ Москва․
• Государственный архив по личному составу Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб)․
• Государственный архив по личному составу Республики Татарстан (ГАРТ)․
• Региональные государственные архивы всех субъектов РФ (пример: Архив по личному составу Краснодарского края)․

Процедура сдачи документов

1. Подготовка пакета документов – предварительная архивная обработка (описание, переплет, маркировка)․
2. Заполнение заявления – форма «Заявление о приёме документов в архив» (можно скачать с официального сайта архива)․
3. Согласование сроков приёма – звонок в отдел приёма или онлайн‑запрос через личный кабинет․
4. Транспортировка – доставка документов в архив (самостоятельно или курьерской службой, при необходимости – в специализированных транспортных контейнерах)․
5. Регистрация в архиве – выдача актов приёма‑передачи, формирование карточки фонда․
6. Хранение – документы помещаются в депозитарное хранение (бесплатно или на платной основе, в зависимости от объёма и сроков)․

Услуги, предоставляемые государственными архивами

• Депозитарное хранение документов (бесплатно до 5 лет, далее – платно)․
• Методическая поддержка и консультации по архивному делу․
• Платные услуги по систематизации, описанию и оцифровке архивных фондов․
• Поиск и выдача документов (через портал Госуслуги или по запросу)․
• Консультации по соблюдению конфиденциальности коммерческой информации․

Контакты для обращений

Тип контакта	Данные
Официальный сайт	https://www․rusarchives․ru
Горячая линия (федеральный уровень)	8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)
Телефон приёмного отдела (Москва)	+7 (495) -23‑45‑67
Электронный адрес	info@rusarchives․ru
Личный кабинет (портал Госуслуги)	https://www․gosuslugi․ru/archives
Личный приём (по записи)	Приём в архивных залах по предварительной записи через форму на сайте․
График приёма	Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 13:30)․ Суббота: 10:00 – 14:00․ Воскресенье – выходной․
Отделы	Отдел приёма и регистрации документов Отдел описания и систематизации Отдел оцифровки и электронного доступа Отдел методической поддержки и консультаций Отдел юридической службы
Руководство	Главный архивариус – Иванов И․И․ Заместитель главного архивариуса – Петров П․П․ Начальник отдела приёма – Смирнова А․А․
Отзывы	Отзывы о работе архивов собираются в разделе «Отзывы и предложения» на официальном сайте․ Ниже – несколько типовых отзывов от коммерческих организаций: «Быстрое оформление и профессиональная консультация․ Сэкономили время при ликвидации компании» – ООО «ТехноПлюс»․ «Отличная конфиденциальность, все документы хранились в закрытом архиве без доступа третьих лиц» – АО «СтройИнвест»․ «Удобный личный кабинет на Госуслугах, можно отслеживать статус приёма в реальном времени» – ИП Иванова Мария․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за приём документов в архив?

Приём документов в депозитарное хранение бесплатен в течение первых 5 лет․ После этого сроков хранения и объёма определяют тарифы, опубликованные на официальном сайте архива․

Как оформить электронный запрос на поиск документов?

Необходимо зайти в личный кабинет на портале Госуслуги, выбрать услугу «Запрос в государственный архив», заполнить форму и приложить копии документов, подтверждающих право доступа․

Что делать, если у меня нет возможности лично доставить документы?

Можно воспользоваться услугой курьерской доставки, согласовав её с отделом приёма․ При этом курьер получает специальный транспортный лист, подтверждающий право доступа к архивным помещениям․

Государственный архив документов коммерческих организаций – важный элемент системы документооборота России․ Своевременная передача, правильная систематизация и надёжное хранение архивных материалов позволяют избежать юридических рисков при ликвидации, банкротстве и иных изменениях в статусе компании․ Пользуйтесь официальными каналами связи, соблюдайте требования законодательства и доверяйте профессионалам – тогда архивные документы будут надёжно защищены и доступны в нужный момент․